Meetings sind wichtiger Bestandteil von Management. Klarheit über den Status und die Abstimmung weiterer Aktivitäten erfordern persönlichen Austausch. Das Image dieser Zusammentreffen hat in der Vergangenheit gelitten. Woran liegt das? Führungsstile entwickeln sich weg von direktiven Vorgaben hin zu mehr Selbstorganisation und größerer Agilität. Die Herausforderung ist, alte Managementinstrumente mitwachsen zu lassen und Neue zu integrieren. Die gezielte Reflektion der Kultur von Meetings ist ein wichtiger Schritt auf diesem Weg.

Schwächen identifizieren und Stärken nutzen

Es gibt viele Möglichkeiten ein Treffen zu gestalten. Wir werden uns sechs verschiedene Muster ansehen. Alle Arten der Durchführung haben Stärken und Schwächen. Vergleichen Sie mit Ihren eigenen Erfahrungen und reflektieren Sie, was gut funktioniert hat und wo Änderungen Sinn machen. Wenn Sie diesen Prozess einige Male für verschiedene Meetings durch gehen, werden Sie überrascht sein, wie schnell positive Veränderungen möglich sind.

Muster 1: Das zögernde Treffen

Sie haben sich gut vorbereitet und rechtzeitig zum Termin eingeladen. Von einigen der Teilnehmer haben Sie weder Zusage noch Absage erhalten. Jetzt ist es soweit und nur zwei von sieben Personen sind erschienen, zwei weitere kommen mit zehn Minuten Verspätung. Wie fühlen Sie sich? Ihnen kommen Zweifel, ob Sie als Führungskraft überhaupt ernst genommen werden?

Das Kennzeichen von Führung ist selbst voranzugehen und andere mitzunehmen. Das erfordert ein Mindestmaß an Dominanz. Setzen Sie sich durch, lassen Sie nicht locker, bis Sie die Zusage der Teilnehmer haben. Fragen Sie nach, wenn jemand nicht erscheint. Behalten Sie Ihre Stärken bei. Bleiben Sie weiter gut vorbereitet, halten Sie ihr Taskboard aktuell usw.

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Das zögernde Meeting 

Muster 2: Informeller Austausch

Das Zusammenkunft findet in angenehmer Atmosphäre statt und Sie sind mitten drin. Der Austausch ist lebhaft und die Zeit vergeht wie im Flug. Am Ende fehlen greifbare Ergebnisse und nächste Schritte bleiben unklar.

Das ist ein Zeichen für mangelhafte Struktur. Für einen zielgerichteten Austausch gibt es gute Hilfsmittel. Status und die Aufgaben lassen sich hervorragend mit einem Taskbord visualisieren. Bewegliche Elemente, wie Karten, ermöglichen schnelle Anpassungen und erhöhen die Agilität. So lässt sich auch in lockerer Runde ergebnisorientiert arbeiten.

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Informeller Austausch

Muster 3: Das Zentrum

Sie haben die Fäden in der Hand und alle Teammitglieder halten Sie auf dem Stand der Dinge. Das fühlt sich gut an, bringt Sie aber an den Rand Ihrer Belastbarkeit. Sie sind zwar fachlich gut, aber ohne Sie geht es kaum voran.

Machen Sie sich bewusst, ein Team ist viel mehr als die Summe der Einzelnen. Seien Sie mutig und trauen Ihren Leuten etwas zu. Definieren Sie Aufgaben und Ziele, aber halten sich aus der Umsetzung heraus. Das erfordert für beide Seiten etwas Übung. Die Ergebnisse werden für sich sprechen und das ganze Team auf eine neue Ebene von Agilität heben.

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Das Zentrum 

Muster 4: Der Lonesome Rider

Eigentlich halten Sie die meisten Meetings für überflüssig. Reicht es nicht gut informiert zu sein und alles in einem Statusreport zusammenzufassen? So lässt sich auf den ersten Blick viel Zeit sparen.

Ein gutes Management setzt auf Teams. Das Zusammenwirken von unterschiedlichen Fähigkeiten und Charakteren führt schnell zu guten Ergebnissen. Denken Sie über eine neue Kultur von Leitung und Koordination nach. Auf diese Weise kommen auch Ihre Stärken optimal zum Einsatz.

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Der lonesome Rider 

Muster 5: Der Reporter

Es reicht Ihnen im Großen und Ganzen über den Status informiert zu sein. Dazu lassen Sie sich von einem der Teammitglieder auf dem Laufenden halten.

Fragen Sie sich, wie sehr Sie sich selbst mit dem Team und den Aufgaben identifizieren. Die Führung des Teams schließt Vorbildfunktion und echtes Interesse an den Menschen ein. Lassen Sie sich auf die inhaltliche Umsetzung mit den konkreten Hürden des Alltags ein. Das ermöglicht praxisnahe Lösungen.

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Der Reporter 

Muster 6: Das langweilige Meeting

Irgendetwas stimmt bei dem Treffen nicht. Kaum ein Teilnehmer beteiligt sich aktiv. Nebenbei werden E-Mails beantwortet oder sonst etwas in den Laptop getippt. Es wird eher die Zeit abgesessen, als an Ergebnissen gearbeitet.

Die Stärken eines Teams kommen am besten zum Tragen, wenn alle beteiligt sind. Lassen Sie Teammitglieder einzelne Teile gestalten. Wählen Sie Ablauf und Inhalt so, dass für alle ein Mehrwert entsteht.

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Das langweilige Meeting 

Auf die richtige Mischung kommt es an

Ein gelungenes Meeting ist durch Kommunikation innerhalb des Teams geprägt. Am Ende sind Status und die kommenden Aufgaben klar. Idealerweise lässt sich das umsetzen, wenn alle gleichberechtigt vor dem Taskboard stehen, von Fortschritten genauso wie von Schwierigkeiten berichten und das weitere Vorgehen besprechen. Beobachten Sie die Abläufe und entwickeln das Team mit jedem Meeting weiter.

Fünf Tipps für effektive Meetings

1. Kommunikation macht den Unterschied

Es geht nicht um Selbstdarstellung des Leiters. Er fordert die Teammitglieder zum Informationsaustausch auf. Es geht nicht nur um Ergebnisse, sondern auch die damit verbundenen Learnings. Bei offenen Punkten hakt er nach.

2. Taskboard als zentrales Instrument

Visualisierung hilft enorm um Status, Ziele und Schritte dahin zu erfassen. Ein Taskboard führt das im wahrsten Sinne vor Augen. Durch den dynamischen Aufbau können Entwicklungen und neue Aspekte direkt sichtbar gemacht werden.

3. Fragen vorbereiten

Zielgerichtete Fragen ermöglicht strukturiertes Arbeiten. Was habe ich schon umgesetzt? An was arbeite ich momentan? Welche Hindernisse gibt es? Wo brauche ich Unterstützung? Es ist sinnvoll für die Beantwortung Zeitlimits zu setzten. So entsteht ein konzentrierter Überblick über den Gesamtstatus

4. Das Team ist Akteur

Das Team hat an den Aufgaben gearbeitet und soll die entsprechenden Aktionen auch am Taskboard durchführen. Das erzeugt mehr Identifikation und Zufriedenheit, den einzelne Punkte abgeschlossen sind. Es ist sinnvoll die einzelnen Aufgaben mit Namenskürzeln zu versehen. Damit sind Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet.

5. Übersicht durch Klarheit

Gerade wenn viele Aufgaben parallel bearbeitet werden, ist es wichtig für Übersichtlichkeit zu sorgen. Abgeschlossenen Aufgaben entsprechend kennzeichnen und möglichst bald vom Board nehmen. Nicht zu viele und nicht zu wenige Aufgaben gleichzeitig vergeben. Das verhindert das Gefühl von Überforderung genauso wie Unterforderung.

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Autor

Ich blogge über den Einfluss der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt. Hierzu gebe ich Inhalte aus der Wissenschaft praxisnah wieder und zeige hilfreiche Tipps aus meinen Berufsalltag. Ich bin selbst Führungskraft in einem KMU und Ich habe berufsgeleitend an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management meine Doktorarbeit geschrieben.

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