Der digitale Wandel fordert von vielen Unternehmen eine Restrukturierung der IT. Viele KMU sowie auch große Unternehmen haben allerdings seit Jahren schon eine IT bzw. viele Bücher und auch meine Artikel geben die abstrakten Modelle wieder. Ich habe allerdings einen Ansatz gefunden, welcher nicht direkt in den Büchern ist und nenne diesen mal den prozessorientierten Ansatz. Ich nenne ihn deswegen so, weil er einen Prozess 1:1 durch eine Toolkette nachbildet. Lesen Sie gerne auch mehr zu den abstrakten Modellen.

Hintergrund des Ansatz

Der Begriff der Prozessdigitalisierung ist in aller Munde und jeder Schritt soll in der digitalen Transformation durch ein Tool unterstützt oder am besten direkt automatisiert werden. Aus diesem Grund denke ich, dass es Sinn macht sich einen Prozess gezielt zu nehmen und jedem Schritt ein Tool zuzuordnen. Ich möchte dies an einem typischen Projekt, welches bei einem KMU eingeht, zeigen.

Lesetipp: Was ist eine IT-Organisation

IT-Organisation Beispiel

In diesem Abschnitt wird ein Beispiel für eine IT-Organisation eines typischen KMU wiedergegeben. In diesem Fall sogar ein Eingang eines Kundenprojekts. In der folgenden Abbildung habe ich dazu den Prozess in einzelne Schritte zerlegt und jedem ein Tool zugeordnet sowie ein konkretes Beispiel gegeben.

prozessdigitalisierung
Beispiel zur IT-Organisation eines typischen Projekts- Prozessdigitalisierung

So ist vor einem Projekt oft die Leadgenerierung oder Presales notwendig. Hierzu kann ein CRM Tool wie MS Dynamics helfen. Dann geht es weiter mit dem Auftragseingang, welcher mit einem ERP Tool unterstützt werden kann. Weiter geht es mit der Erstellung eines Angebots für den Kunden, welches durch Vorlagen aus beispielsweise Sharepoint unterstützt werden kann. Mir ist klar, dass sich diese zwei Schritte je nach Definition auch tauschen können. Das Angebot kann auch vor Auftragseingang erstellt werden. In diesem Fall gehe ich davon aus, dass Presales eine Art Vorangebot schreibt und der eigentliche Angebotsprozess erst angestoßen wird, sobald der Kunde sagt: Ja ich will kaufen.

Anschließend wird das Projekt mithilfe von Templates aus MS Office gestartet und die Durchführung durch u.a. Jira oder Trello unterstützt. Für die Abrechnung kann SAP genutzt werden. So kann jeder Schritt durch ein Tool konkret unterstützt werden und Aufgabe eines CIO ist es, diese Toolkette zu konzipieren und miteinander zu verbinden, damit diese synchronisiert wird. Beispielsweise könnten durch Makros direkt die Daten des Sharepoint in die MS Officevorlagen eingepasst werden.

Lesetipp: IT-Organisation 2020

Fazit: Aufbau einer IT-Organisation

Dieses Beispiel zeigt eine typische Prozessdigitalisierung und die Unterstützung jedes Schritts durch ein Tool. Ich finde diesen Ansatz oft in KMU und kümmere mich auch im Job darum, dass diese Tools verknüpft und umgesetzt werden. Ich komme mit diesem Ansatz wirklich weiter. Natürlich gibt es noch viele mehr und man kann das sicherlich agiler machen aber es ist ein guter Ansatz. Für mehr Informationen kann man meinen Artikel zu agilen Dienstleistern lesen.

Lesetipp: Agile IT-Dienstleister

Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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