Post-Corona Unternehmen - Prozesschaos und Doppelarbeit

Vor zwei Jahren hat Corona und der Lockdown die Welt verändert. Was war anders? Plötzlich musste alles schnell gehen und Veränderungen im Unternehmen bezüglich IT-Ausstattung wurden trotz Zweifel aus der Not des Lockdowns angegangen. Remote Arbeit war nun möglich und Toolentscheidungen wurden nicht mehr auf die lange Bank geschoben.

Lesetipp: Was Corona an B2B Kunden verändert

Die Arbeit fand nun vollkommen Remote statt und wie man sich denken kann, sind die Prozesse sicher nicht vollständig in der Kürze der Zeit vollkommen effizient abgebildet worden. Doch was ist die Konsequenz? Wie sieht es aus? Hierzu habe ich eine spannende Studie von Asana gefunden. Aus dieser möchte ich verschiedene Aspekte vorstellen.

Lesetipp: Weitere Studie über Post-Corona von Hays

Studie von Asana

Um uns ein besseres Bild des heutigen Arbeitsumfeldes zu verschaffen, hat eine Studie von Asana (Quelle unten) über 1.800 Fachkräfte in Deutschland zu Auswirkungen von Corona befragt. Ziel war, was in ihren Unternehmen gut funktioniert – und was nicht. Ich fasse von der umfangreichen Studie drei Aspekte zusammen und kommentiere diese mit meiner eigenen Meinung. Die drei Aspekte sind:

Art und Wertschöpfung der Arbeit: Wertschöpfende Arbeit nimmt ab und Overhead nimmt zu.
Grund 1: Effizienz der Arbeit: Grund sind schlechte Prozesse und unzureichende Technologie.
Grund 2: Ablenkung während der Arbeit: Notifikationen und Erschöpfung

Der Aufbau ist dazu immer gleich: Ich zitiere jedes Mal erst die Ergebnisse der Studie und sage anschließend meine eigene Erfahrung dazu. Am Ende des Artikels gibt es dann Empfehlungen zur Lösung der Aspekte.

Asana Studie Agile Unternehmen — Asana Studie Zusammenfassung von Agile Unternehmen – Aktuell verbringen wir viel Zeit mit Arbeit um Arbeit. Durch Optimierungen von Prozessen und Reduzierung von Erschöpfung können wir dies reduzieren. Wie das geht und woher das kommt, erkläre ich in diesem Artikel.

Art und Wertschöpfung der Arbeit: Wertschöpfende Arbeit nimmt ab und Overhead nimmt zu

Die Studie von Asana unterscheidet zwischen drei Arten der Arbeit:

Arbeit rund um die Arbeit: Tätigkeiten wie die Kommunikation über die Arbeit, die Suche nach Informationen, das Hin- und Herwechseln zwischen Apps, der Umgang mit wechselnden Prioritäten und das Einholen von Status-Updates (Studienauszug).
Qualifizierte Arbeit: Arbeit, für welche eine Fachkraft ausgebildet ist.
Strategische Arbeit: Wie erreichen wir Ziele und was können wir optimieren?

Die Studie stellt fest, dass durch Homeoffice der Anteil an Arbeit rund um die Arbeit gestiegen ist und der strategische Anteil deutlich gesunken ist. Dafür stieg der Anteil an qualifizierter Arbeit sicher durch die Ruhe im Homeoffice. Die Ergebnisse sind:

53 % Arbeit rund um die Arbeit
40 % qualifizierte Arbeit
7 % strategische Arbeit

Meine Erfahrung ist: Es ist sicher nicht gut für Unternehmen, wenn dauerhaft über die Hälfte der Arbeitszeit mit „OverHead“ Arbeit vollbracht wird und wir uns nur in 7% der Zeit überlegen, wie wir etwas verbessern können. Generell ist gerade diese Optimierung sehr wichtig. Stellen wir uns mal vor:

Arbeitszeit: 40h -> 21h Overhead, 16h Wissensarbeit und 3h
Gehalt 60.000 brutto -> 31.800 Euro für Overhead pro Jahr pro Mitarbeitenden
Sie stellen also theoretisch immer nur 1/2 FTE ein geben dieser aber gerne Arbeit für 1 FTE

Doch woran kann das liegen? Das zeigen die nächsten 2 Aspekte. Schon vorneweg es sind Technologie, Prozesse und Müdigkeit.

Grund 1: Effizienz der Arbeit: Grund sind schlechte Prozesse und unzureichende Technologie.

Die Frage nach dem Rückgang der wertschöpfenden Arbeit ist die Studie ebenfalls nachgegangen. Hierzu wurden die Fachkräfte zuerst nach dem aktuellen Stand befragt und es wurden Blocker untersucht. Die Ergebnisse sind pro Jahr:

117 Stunden werden mit Doppelarbeit verbracht
104 Stunden werden in unnötigen Meetings verbracht
209 Stunden könnten durch verbesserte Prozesse eingespart werden

Die Fachkräfte geben an, dass Fristen von Aufgaben oftmals verpasst werden durch unklare Prozesse, Meetings mit zu großen Teilnehmerkreis und Overflow an Informationen. Die Formel zur Lösung ist laut der Studie:

WENIGER MEETINGS UND KLARE PROZESSE = WENIGER VERPASSTE FRISTEN

Meine Erfahrung ist: Diese Zahlen sind sehr hoch und kommt sicher daher, dass wir während Corona schnell Meetingformate und Prozesse eingeführt haben. Wir haben auch über Videokonferenzen schnell Meetings mit hoher Teilnehmerzahl und sicherlich möchte nicht jede/r vor so viele Leuten reden und es ist oft schwer sich so abzustimmen. 1/3 der Studienteilnehmer gab übrigens an, dass diese in großen Meetings sich gar nicht beteiligen. Auch Prozesse sind sicherlich durch die Schnelligkeit der Einführung nicht vollständig optimiert. Stellen Sie sich vor:

Die Stunden zur Optimierung (430 Stunden) sind ca. 10 Wochen eines Mitarbeitende. Jemand arbeitet durchschnittlich 200 Tage im Jahr (Urlaub, Krank, ….). Sie könnten also 50 Tage an Arbeit optimieren. Das sind 25% der Arbeitszeit.

Exkurs: Wirtschaftliche Betrachtung – die perfekte Arbeitszeitseinteilung

Ich möchte eine kurze wirtschaftliche Betrachtung der Ergebnisse machen. Ich würde ich sagen, dass ca. 53% der Arbeiten sogenannter OverHead (Arbeit rund um Arbeit ist) zu viel ist. Nach diesem Ergebnissen gibt es also ein maximales Potential von 25% zur Optimierung. Die optimale Auslastung von Arbeit wäre also:

28% Arbeit rund um die Arbeit (2,25h pro Tag)
13% strategische Arbeit (1h pro Tag)
59% qualifizierte Arbeit (4,75h pro Tag)

Hierzu habe ich 25% von der Arbeit rund um die Arbeit abgezogen. Damit sind es noch 28%. Danach denke ich, dass 1h strategische Arbeit genug ist und kam auf diese optimale Verteilung. Ich denke, dass 1/3 eben immer Arbeit um Arbeit bleibt. Ohne Abstimmung geht es trotzdem nicht ganz. Dies sehen Sie übrigens auch oben bei meinem Bild.

Grund 2: Ablenkung während der Arbeit: Notifcations und Erschöpfung

Weiterhin hat die Studie untersucht wie unterbrechungsfrei unsere Arbeit ist und wie erholt wir diese angehen. Laut der Studie verwenden wir zahlreiche Apps und oft funktioniert es nicht so gut oder erzeugt viele Nachrichten und Notifications, welche uns überfordern.

Die Studie sagt: Fachkräfte fühlen sich digital überfordert. Vor allem durch unklare Prozesse, welche zu hin und her zwischen Mitarbeitenden führen und der „Arbeit um die Arbeit“. Diese zeigt sich durch folgende Gefühlslagen:

Gefühl: weniger Effizienz von 19%
Angabe: mehr Überstunden von 15%
Gefühl: weniger Aufmerksamkeit von 13%

Meine Erfahrung ist: Wir müssen uns noch stärker damit auseinandersetzen, dass wir Tools sinnvoll auf Mitarbeitende anpassen und uns auch selbst gegen Technostress schützen. Vor allem durch dauerhaftes Homeoffice sind wir recht isoliert und Technologie ausgesetzt. Hier macht es Sinn auf hybride Modelle zwischen Home und Office zu setzen.

Fazit und Empfehlungen

Das Thema, wie die Arbeitswelt nach Corona aussieht, ist ein großes und komplexes Thema. Hierzu habe ich auch mein neues Buch zur hybriden Arbeitswelt geschrieben. Besonders während Corona sind Unternehmen komplexer geworden und sind mit hoher Geschwindigkeit in die Digitalisierung gegangen. Doch in Unternehmen steigen die Zahlen an Mitarbeitenden aber die Produktivität wird irgendwie weniger. Hier sagt es die Studie von Asana sehr deutlich: „Das deutet darauf hin, dass durch Wachstum und zunehmende Verantwortung auch Aufgaben zunehmen, die viele Ressourcen benötigen, aber wenig Wirkung zeigen.“ Es liegt vermutlich daran, dass viel OverHead vorhanden ist und Fachkräfte nicht vollständig wertschöpfend arbeiten können. Es ist also aktuell viel Optimierungen an Prozessen notwendig.

Zur Lösung schlage ich folgende Punkte vor:

Messen Sie die Arbeitszeit und identifizieren Sie die Blocker. Dies geht durch Befragung von Mitarbeitenden oder die Analyse von Langläufer-Projekten.
Konfigurieren Sie Technologie sinnvoll und evaluieren Sie die Effektivität der Software mit Mitarbeitenden.
Nutzen Sie Integrationen von Tools in Tools um den Kontextwechsel zu verhindern (Daten von Tool 1 in Tool 2 kopieren und dort weiterarbeiten).
Erlauben Sie definierte Ruhezeiten mit „nicht stören Modus“.
Nutzen Sie hybride Konzepte damit konzentrierte Arbeit zuhause gemacht wird und alle 3-5 Tage mind. ein kreativer Tag im Büro gemacht wird.

Quelle: https://asana.com/de/resources/anatomy-of-work

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

Rechtschreibung: Ich führe diesem Blog neben dem Job und schreibe viele Artikel in Bahn/Flugzeug oder nach Feierabend. Ich möchte meine Gedanken und Ansätze als Empfehlungen gerne teilen. Es befinden sich oftmals Tippfehler in den Artikeln und ich bitte um Entschuldigung, dass ich nicht alle korrigieren kann. Aber Sie können mir helfen: Sollten Sie Fehler finden, schreiben Sie mich gerne an! Lesen Sie mehr dazu.

Helfen Sie meinem Blog, vernetzen Sie sich oder arbeiten Sie mit mir

Sie haben eigene, interessante Gedanken rund um die Themenwelt des Blogs und möchten diese in einem Gastartikel auf meinem Blog teilen? – Aber gerne! Sie können dadurch Kunden und Fachkräfte ansprechen.

Ich suche aktuell außerdem Werbepartner für Bannerwerbung für meinen Blog. Sollte es für Sie spannend sein Fachkräfte oder Kunden auf Ihre Seite zu leiten, dann bekommen Sie mehr Informationen hier.

Tipp: Ich vergebe auch über den Blog eine gratis Zertifizierung zum Digital & Agile Practioner!

Vernetzen Sie sich in jedem Fall auf Xing oder LinkedIn oder kontaktieren Sie mich direkt für einen Austausch, wenn Sie gleich mit mir ins Gespräch kommen wollen. Werfen Sie auch einen Blick in meine Buchvorschläge zur Digitalisierung, vielleicht wollen Sie mir auch ein Buch empfehlen?

Ich arbeite gerne mit Unternehmen zusammen. Sie können mich ebenfalls gerne bezüglich folgender Punkte anfragen: