Unternehmen unter voll Dampf: Kampf um Zeit, Geld und Personal

Ich bin heute auf dem Hays Report 2022 gestossen mit dem Titel Organisationen unter Druck. Hierzu wurden knapp 1.000 Mitarbeitende zu aktuellen Auswirkungen im Business befragt. In dem Report geht es generell um viele Aspekte allerdings hat mich eine Frage aus der Summary der Studie dazu bewogen den Report zu lesen. Diese ist:

Wie gehen Organisationen mit den knappen Ressourcen um und welche Lösungen finden sie?

Da der Mangel an Zeit, Geld und Fachkräften mich schon lange begleitet, hat mich die Antwort interessiert. Ich wollte wissen was aktuelle Probleme sind und wie die Lösungen dafür sind. Ich gliedere dazu den Artikel in den Umgang mit knapper Zeit, Geld und Fachkräften. Dazu beschreibe ich zuerst das Problem aus der Studie, dann die Lösung aus der Studie und sage am Ende meine eigene Erfahrung. Es werden sich also immer jeweils drei Absätze finden.

Lesetipp: Studie zu Post-Corona von Asana

studie hays — Zusammenfassung der Erkenntnisse

Umgang mit Geldmangel

Die Studie sagt: Die Entwicklung der finanziellen Möglichkeiten in den Unternehmen zeigt – so die empirischen Ergebnisse – dass die Ausgaben stärker gestiegen und die Einnahmen gefallen sind. Darüber hinaus haben sich die Einnahme- und Ausgabenströme verändert.

Als Lösung sagt die Studie: Danach befragt, wie Organisationen mit der Herausforderung knapper finanzieller Ressourcen umgehen, setzen die Entscheiderinnen und Entscheider vor allem auf Einsparungen, indem sie Prozesse effizienter gestalten oder Aufgaben automatisieren. Ihre Einnahmen zu steigern, bewerten nur 29 Prozent der Befragten als adäquates Mittel.

Meine Erfahrung ist, dass dies generell stimmt. Aktuell werden durch virtuelle Arbeit die Kosten deutlich höher. Am meisten denke ich durch Software und teures Personal. Dies ist bedingt durch den Fachkräftemangel. Ich merke auch wirklich, dass in vielen Unternehmen in der IT der Umsatz steigt aber der Gewinn sinkt. Oft liegt die Marge, welche vorher bei 30% mittlerweile eher bei 15%. Virtuelle Arbeit ist effizient aber kostet auch viel Geld.

Umgang mit Zeitmangel

Die Studie sagt: Wie lässt sich der allgegenwärtigen Zeitknappheit in den Unternehmen adäquat begegnen? Eine gestiegene Veränderungsgeschwindigkeit, mehr Projekte und zu wenig Personal – so lässt sich die Entwicklung im Hinblick auf die Zeit als limitierenden Faktor zusammenfassen. Fast die Hälfte der Befragten (46 %) beobachtet, dass die Veränderungsgeschwindigkeit in ihrem Arbeitsumfeld zunimmt, 39 Prozent erkennen eine Zunahme der Zahl an Projekten, 36 Prozent geben an, zu wenig Personal für die anstehenden Aufgaben zur Verfügung zu haben

Die Lösung ist laut der Studie: Hierzu vertreten die Befragten sehr unterschiedliche Auffassungen. Die Mehrheit (55 %) sieht Prozessoptimierungen als zentrale Lösung an. Mit einigem Abstand folgt die Rekrutierung von zusätzlichem Personal (30 %).

Meine Erfahrung ist, dass das aktuell Unternehmen schon seit einige Jahren viel Geld verlieren durch große Meetings und geringe Effizienz. Alles muss erst 5 mal genehmigt werden. Oft braucht es für 15 Minuten IT-Arbeit knapp 2h Abstimmung. Dies ist nicht effizient und die Zeit kann für andere Kundenprojekte genutzt werden. Auch werden oft Projekte nur halb fertig und können damit nicht abgerechnet oder keinen Umsatz erzielen. Es gilt also an 2 Stellen anzusetzen: Prozesse wirklich analysieren (dafür braucht es einen echten Experten*in intern) und wirklich tief optimieren – nicht nur an der Oberfläche. Denn die Aufgabe ist es, die Softwaretools sinnvoll anzupassen und miteinander zu verknüpfen. Schauen Sie nach händischer Arbeit wie z.B. einen Zoom Link in einen Termin zu kopieren kann automatisiert werden. Oft haben Unternehmen 3-5 Mitarbeitende, welche einfach nur den ganzen Tag Copy Paste machen – von Tool zu Tool (Kostenfaktor: 150.000 – 250.000 Euro pro Jahr).

Exkurs: 12 Manager*innen für eine wertschöpfende Person

Erlauben Sie mir einen kurzen Exkurs. Sie kennen alle sicher das Bild auf welchem eine Person steht und ein Loch gräbt und um ihn herum 12 Manager. Dies zeigt scherzhaft, dass eine Person die Arbeit macht und 12 Leute diese organisieren. Während Corona wurden viele Stellen geschafften um sich intern neu zu organisieren. Damit wächst auch der Verwaltungsaufwand. Es stellt sich nun die Frage wie die Relation ist wischen wertschöpfenden Tätigkeiten, für die der Kunde bereit ist, Geld zu bezahlen und administrativen Management- und Supportprozessen.

Es gilt nun zu überprüfen ob alle internen Stabsstellen noch Sinn machen. Die wenigsten Unternehmen nehmen sich die Zeit, um regelmäßig zu überprüfen ob interne Teams noch Value-orientiert arbeiten oder alle Vorschriften noch Sinn machen. Gerade nach Corona sollten wir analysieren ob wir alle internen Stellen noch brauchen und ob unsere internen Dienstleister die Teams der Wertschöpfung unterstützen oder eher ihr eigenes Püppchen kochen.

Umfang mit Fachkräftemangel

Die Studie sagt: Die Befragten berichten übereinstimmend vom Mangel an Arbeits-, Fach- und Nachwuchskräften auf den für sie relevanten Arbeitsmärkten. Dabei wird der Fachkräftemangel deutlich höher bewertet (44 %) als der allgemeine Arbeitskräftemangel (35 %) und die Knappheit an Nachwuchskräften (32 %). Insgesamt fehlen den Unternehmen also offenbar vor allem gut ausgebildete und erfahrene Beschäftigte.

Erlauben Sie mir einen kurzen Exkurs in eine andere Studie – Es kommt dazu, dass die Wechselbereitschaft 2022 laut dem Gallup Index noch so hoch war wie heute. Es sind 14% mehr als noch 2019 – damit möchte jeder 4. Arbeitnehmende innerhalb von 3 Jahren wechseln. Theoretisch müssen Sie also in 3 Jahren 25% der Belegschaft austauschen und neu einstellen damit Ihr Unternehmen nicht schrumpft.

Zurück zur Studie von Hays. Als Lösung schlägt die Studie von Hays vor: Die gezielte Weiterentwicklung (Upskilling) der vorhandenen Belegschaft verbucht lediglich 21 Prozent der Nennungen, eine Umschulung von Mitarbeitenden (Reskilling) findet sich mit nur elf Prozent auf dem letzten Platz. Dies steht im Widerspruch zur aktuellen Studienlage, wonach sich Berufsbilder und Tätigkeitsprofile massiv verändern werden und es daher unerlässlich ist, Qualifikationen und Kompetenzen anzupassen. Führungskräfte im HR-Bereich favorisieren bei dieser Fragestellung ein verstärktes Personalmarketing. Generell nutze die Unternehmen folgende Recruitingkanäle:

70 Prozent nutzen Jobportale im Internet,
57 Prozent setzen aufdie Unternehmenswebsite,
54 Prozent nutzen „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“,
44 Prozent nutzen Social-Media-Plattformen
34 Prozent der Unternehmen rekrutieren über externe Dienstleistungsunternehmen und
31 Prozent über Printmedien.

Meine Erfahrung ist, dass Unternehmen zwar Fachkräfte suchen aber eigentlich einfach nur die gleichen Stellenanzeigen und gleichen Kanäle nutzen. Ich sehe wirklich zu wenig One-Klick Bewerbungen und coole Recruiting Seiten mit Videos und echten Employee-Botschaften. Dann nutzen Unternehmen kaum Social Media – warum schreiben mich in Xing nur Rekruiter an und nicht ein der CEO eines Unternehmen selbst und wenn seine Assistenz den Account verwaltet. Das würde so viel Geld sparen. Auch nutzt kaum ein Unternehmen Instagram inkl. Instagram Ads sowie Marketing über Fachartikel. Auch über meinen Blog fanden in der Vergangenheit oft Unternehmen Fachkräfte durch Sponsoring. Es gibt viele neue Möglichkeiten. Warum sind Jobportale und die Website noch das Hauptmedium wenn Social Media und coole Recruiting Seiten eigentlich eine Möglichkeit sind aus dem Massenmarkt in die Nische zu Kommen und Fachkräfte besser zu erreichen.

Fazit

Es ist aktuell nicht einfach und der Post-Corona Markt frisst Zeit, Geld und Fachkräfte. Es wird einfach alles teuer und IT kostet Geld. Dies lässt den Gewinn von Unternehmen schrumpfen. Dazu hat man auch immer weniger Zeit und es gilt hier Prozesse zu optimieren. Zu Zeiten von COVID wurde schnell – schnell auf digital umgestellt – was auch gut war – nun gilt es dies sinnvoll zu optimieren und nicht einfach nur alle ins Office zurück zu bestellen. Dann gilt es Fachkräfte über neue Kanäle wie Social Media zu suchen und die Recruiting Seite mit One-Click Bewerbung sowie Botschaften auszustatten.

Der Artikel zeigte eine Studie von Hays und meine eigene Meinung aus dem IT-Bereich. Ich hoffe, dass er spannende Impulse geben konnte.

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

Rechtschreibung: Ich führe diesem Blog neben dem Job und schreibe viele Artikel in Bahn/Flugzeug oder nach Feierabend. Ich möchte meine Gedanken und Ansätze als Empfehlungen gerne teilen. Es befinden sich oftmals Tippfehler in den Artikeln und ich bitte um Entschuldigung, dass ich nicht alle korrigieren kann. Aber Sie können mir helfen: Sollten Sie Fehler finden, schreiben Sie mich gerne an! Lesen Sie mehr dazu.

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