Wie die Digitalisierung Manager zu IT-Admins macht

Führung wird vor allem im Homeoffice immer digitaler. Auch ich leite seit 9 Monaten eine Abteilung mit drei Teams und wir setzen schon vor COVID-19 auf Homeoffice. Ich sah meine Aufgabe in der digitalen Welt als Führungskraft dabei, dass ich ein Umfeld gestalte indem jeder gerne arbeiten möchte und transparenz herrscht. Auch ich muss als Manager immer wieder in der Lage sein trotz Distanz die Arbeit zu überwachen und der Geschäftsführung berichten. Ich glaube, dass in der digitalen Welt jede Führungskraft diese wichtige Aufgabe selbst aktiv mitgestalten sollte und die Kenntnis der Einrichtung und Nutzung von Tools wie Jira sehr wichtig ist. Man wird auch ein wenig IT-Admin und ich finde das sogar gut!

Prozesse definieren

Als erstes sollten Sie als Manager klare Prozesse in Form von Workflows definieren. Wichtig: Denken Sie dazu digital, also wie kann der Prozess im digitalen Kontext aussehen. Dazu ist viel abstraktes denken und ein wenig Erfahrung nötig. Beispielsweise ist der Prozess für eine Kundenanfrage:

Neue Anfrage
Support hat geantwortet
Warte auf Kunden
Kunde hat geantwortet
Nun geht es ein paar Runden in die Kommunikation
Optional: Anfrage wird eskaliert
Anfrage wird geschlossen

Sie merken, dass diese Workflows in Form von Prozessen eine wichtige Manageraufgabe ist. Sie sollten diese nicht aus der Hand geben. Es ist Ihre Abteilung und Sie sollten diese Prozesse auch verwalten und konzipieren. Ich habe aktuell drei Teams und habe pro Team einen Prozess definiert. Auch im Consulting und Projekten gibt es klare Workflows, welche ich jederzeit einsehen kann.

Prozesse in Software abbilden

Nun gilt es die Workflows in Tools abzubilden und dort auch die entsprechenden KPI Übersichten abzubilden. Beispielsweise wollen Sie wissen wieviel Anfragen jeder Mitarbeiter bearbeitet oder welche Cases im Status eskaliert sind und vieles mehr.

Ich richte mithilfe meiner Mitarbeiter die Tools größtenteils selbst ein. Es sind meine Prozesse und ich möchte sichergehen, dass diese korrekt in ein Tool eingepflegt sind. Ich habe beispielsweise für den Support Jira Service Desk eingeführt und mich fast eine Woche lang einarbeiten müssen, bis ich in der Lage war alles vollständig zu konfigurieren. Es war mir wichtig, dass ich die Fähigkeiten habe jederzeit meine Prozesse im Tool zu verändern und diese damit auch wie ein Manager verwalten zu können.

Wichtig für Sie ist es, dass Sie entsprechende Management Views für sich bauen. Ich sehe beispielsweise wieviele neue Consulting Aufgaben wir haben, wer welche Aufgaben bearbeitet und auch wieviel. Auch habe ich Ansichten wieviel Aufgaben wir pro Woche schaffen und wieviele neu reinkommen. So kann ich Engpässe erkennen. Auch kann ich in einer Ansicht sehen, welche Cases an mich eskaliert worden sind. Ja: auch ich habe eine Aufgabenliste und überprüfe mich selbst.

All diese Ansichten erfordern ein gewisses IT-Know-How und ich glaube, dass jeder Führungskraft in der Lage sein sollte solche Ansichten sich selbst zu bauen.

Schulungen und Klickanleitungen

Nun gilt es die Mitarbeiter in den jeweiligen Tools zu schulen und auch Klickanleitungen für neue Mitarbeiter bereitzustellen. Software wie Jira kann auf vielen Arten genutzt werden aber es gilt, dass die Software so genutzt wird, dass meine Prozesse und Views funktionieren. Auch dies halte ich für meine Aufgabe und ich glaube, dass es ein gutes Zeichen an die Belegschaft gibt. Es sind meine Prozesse und Tools: deswegen schule ich diese auch gerne.

Es ist eine wichtige Aufgabe einer Führungskraft Prozesse zu gestalten, umzusetzen und Mitarbeitern zu helfen danach zu arbeiten.

Überwachen der Prozesse

Nun gilt es durch sinnvolle Ansichten und auch Review zu überwachen ob Prozesse eingehalten werden. Auch gilt es die Prozesse immer wieder zu verbessern. Dazu nehme ich jederzeit gerne Feedback an. Vor allem die Ansichten, welche ich mir gebaut habe, zeigen mir, dass wir effizient arbeiten und ich kann trotz virtueller Arbeit meine Abteilung noch besser steuern als früher vor Ort.

Fazit

Ich glaube, dass eine Führungskraft aktiv den digitalen Wandel gestalten sollte und auch wieder zumindest in Punkto Arbeitsplatz-IT in das operative Geschäft eintauchen sollte. Natürlich können Ihnen externe Freelancer beim Einrichten helfen aber am Ende sind es doch Ihre Prozesse und Ihre Abteilung. Ich würde dieses Thema ungern aus der Hand geben.

Ich widme viel Zeit darin meinen Mitarbeitern ein gutes Umfeld zu bieten um zu Arbeiten und ich selbst noch die notwendigen Reportings ziehen kann um fundierte Entscheidungen zu treffen. Ich sehe auch meine Rolle als Teilzeit-Admin für die Abteilung nicht als Degradierung sondern als eine wichtige Aufgabe. Ich gestalte meine Abteilung digital aktiv mit und lerne jeden Tag dazu.

Tipp: Ich habe zu diesem Thema das Buch virtuelle Teams und Homeoffice geschrieben.

Bildquelle: https://pixabay.com/de/illustrations/hand-meer-wasser-wellen-wolken-792920/

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