Wie eine Software unser Teamleiter wurde - Einsatz von Queues und Boards bei virtuellen Teams

Zur Förderung von Selbstorganisation und Transparenz gibt es mittlerweile zahlreiche Softwaretools, welche auf schon häufig benutzt werden. Vor allem bei virtuellen Teams ist die Kommunikation und Zusammenarbeit über Software ein essentieller Erfolgsfaktor. Besonders in komplexen Umfelder bei launischen Kunden ist Selbstorganisation der wohl wichtigste Erfolgsfaktor und auch Fachkräfte fordern mehr und mehr Anteilnahme an Entscheidungen im Unternehmen.

Vor kurzem (2019) hat Xing über 17.000 seiner Mitglieder zum Thema Gehalt befragt und ein primäres Ergebnis ist, dass jeder zehnte XING Nutzer für eine sinnstiftendere Arbeit mit höhere Selbstorganisation den Job wechseln würde. Laut der Studie legt insbesondere die Generation Y Wert auf Sinn im Job als auf den „reinen Gehaltscheck am Ende des Monats“.

Führungskräfte sind für die Sicherstellung der Leistungserbringung und Motivation von verteilen Teams zuständig. Wie die Motivation sichergestellt wird habe ich in einem anderen Artikel dargestellt. Heute möchte ich darauf eingehen, was die richtige Benutzung von Tools mit einer Organisation bzw. mit einem Team, was ich 2018 – 2019 geleitet habe, gemacht hat.

Lesetipp: Steuerung im Homeoffice

Boards in Jira und Queues in Ticketsystemen

Eine erste Möglichkeit zur Verwaltung, Verteilung und Visualisierung von Aufgaben sind Boards und Ticketsysteme. Der große Vorteil ist die Zeitersparnis durch Meetings und Fortschrittsberichte, die wir nun abschaffen konnten. Das Tool dient als Informationsknoten. Es verteilt das also das Wissen darüber, wer zu welcher Zeit was tut.

Abbildung eines Kanban Board zur Bewältigung von Aufgaben im agilen Kontext

Etwas strukturierter geht es im klassischen Kontext zu. Dort kann mithilfe eines Ticketsystem eine Abbildung noch feiner vorgenommen werden. Sie merken, dass jede neue Aufgabe erst einen Systemnutzer zugewiesen wird. Meine Aufgabe war es dann das Ticket zu spezifizieren und den Inhalt zu prüfen. Im Ticketsystem sehen Sie außerdem genau wer an was arbeitet und wie alt jedes Ticket ist.

Abbildung eines Ticketsystems zur Bewältigung von Aufgaben im klassischen Kontext

Egal ob Sie Boards oder Ticketsysteme nehmen. Es ist das gleiche nur in anderer Darstellung bzw. auf agile/klassische Methoden optimiert. Wichtig ist in beiden Darstellungen das Tool durch regelmässige Meetings mit dem Team zu besprechen.

Das Meeting vor dem Board oder der Queue

Das wichtigste ist das wöchentliche oder tägliche Meeting um gemeinsam das Tool zu organisieren und zu sortieren. Als Team haben wir uns per Screensharing getroffen und sind gemeinsam Item für Item (Task, Aufgabe, Ticket im Tool) durchgegangen.

Wichtig: Ein Tool „vermüllt“ schnell. Es gilt jedes Item zu pflegen und alle relevanten Felder auszufüllen. Sonst haben Sie schnell 1000 Items und keiner findet sich mehr zurecht. Die Aufgabe einer Führungskraft ist Queues klein (max. 30 Items) und sauber (Felder ausgefüllt) zu halten bzw. in Scrum die Sprintbacklogs sinnvoll zu planen.

Wir haben die Wichtigkeit und den Inhalt jedes Items geklärt. Anschließend haben wir die Items grob verteilt. Unter der Zeit war meine Aufgabe neue Items in der Queue zu spezifizieren und relevante Felder wie Status, Schlagwörter auszufüllen und Inhalt zu prüfen.

Wichtig: Das Zentrum der Aufmerksamkeit und Aufgabenverteilung sind nicht mehr Sie als Teamleiter sondern das Softwaretool, welches Sie den Team präsentieren und es regelmässig überprüfen und pflegen.

Fazit: Vom Manager zum Softwarebenutzer

Die Nutzung von Technologie zur Teamsteuerung schafft mehr Transparenz und flache Hierarchien. Als Teamleiter fühlt es sich im ersten Schritt wie eine Degradierung an: Man wird vom Teamleiter zum Verwalter/Nutzer eines Tools. Ich glaube, dass sich deswegen viele Teamleiter dagegen wehren, da Führung gerne als prestige und Sonderfunktion gesehen wird.

Die Nutzung der Software ist harte Arbeit und ich hatte viel Aufwand. Als Vorteile hatte ich eine deutliche höhere Effizienz als auch eine so hohe Transparenz, dass ich jederzeit einen Status und klaren Stand an das Management kommunizieren konnte. Ich habe es nie bereut meine Aufgabe als Teamleiter sehr ernst zu nehmen und mithilfe neuer Methoden mich selbst durch ein Tool abzuschaffen.

Mittlerweile habe ich eine Abteilungsleitung und habe ebenfalls meine mittlere Führungsebene durch solche Tools unterstützt und eine sehr flache und transparente Aufgabenverteilung zwischen 4 Teams organisiert.

Mein Fazit nach mittlerweile 3 Jahren ist, dass dadurch der Einfluss eines Mangers sogar wächst, da nur man selbst das Board, also den zentralen Informationsknoten verwaltet und auch Rechte (wer darf eine Aufgabe auf Fertig setzen) und Prozesse (welche Phasen durchlaufen) Aufgaben festlegen kann. Auch hat man immer einen Status für das Management und wirkt souverän. Vor allem beim Blockern kann man schnell und sicher reagieren. Nach 3 Jahren kann ich sagen: es fühlt sich anfangs komisch an aber bringt eigentlich nur Vorteile.

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Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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