Corona zwingt uns ins Homeoffice und der Kampf beginnt: VPN, Citrix und drei mal Login! Nun kommt eine Fehlermeldung! Was soll das? Anruf beim IT-Support : Kein Erfolg!

Diese überspitzte Situation ist leider oft kein Einzelfall! Unternehmen verfügen über eine schlechte IT-Infrastruktur und diese ermöglicht es Mitarbeiter nicht sinnvoll zu arbeiten. Die Konsequenz ist oft, dass sich Teams eigene, private Infrastruktur anschaffen. Dies nennt sich Schatten-IT und erlebt seit Corona einen erneuten Boom!

Schatten-IT

Der Begriff Schatten-IT beschreibt IT- Systeme, die in den Fachabteilungen oder einzelnen Mitarbeitern eines Unternehmens neben der offiziellen IT-Infrastruktur und ohne das Wissen des IT-Bereichs genutzt werden. 

Laut einer Befragung von Censuswide im Auftrag von McAfee wurden 500 IT-Leiter und über 250 Angestellte in Unternehmen in Deutschland befragt. Über die Hälfte der befragten Manager gibt an, dass Schatten-IT im Unternehmen existiert. Auch knapp 40% der Angestellten geben zu, eigene Cloud-Services zu nutzen.

Die Ursachen sind aus meiner Erfahrung vor allem der lange Bereitstellungsprozess der IT-Abteilungen, Kosteneinsparungen und Entscheidungen für das falsche Softwaretool und schlechte Konfiguration der Tools.

Beispiele von Schatten-IT, welche ich oft erlebe sind:

  • Eigener Server für Video Konferenz
  • Eigene Zeiterfassung
  • Office365
  • Eigener Jira Server
  • Eigene Filesharing Plattform

Gefahr von Schatten-IT

Die gewonnene Agilität durch eigene Mitarbeiter-IT birgt jedoch auch Schatten. Es existiert ein gefährliches Sicherheitsgefühl in Unternehmen. Auch Datenverlust durch das fehlen von Backup Lösungen und auch der Vermischung privater und beruflicher Nutzung ist gefährlich. Besonders Compliance Verstösse und die Gefahr sich Malware einzufangen sind auch ungeschützten IT-Systemen hoch. Meist werden diese mit Halbwissen betrieben.

Probleme in der IT-Security

Schatten-IT birgt die meisten Probleme also in der IT-Security. Oftmals werden Virenscanner und IT-Sicherheitsmechanismen vergessen. Dies beruht auf dem Halbwissen der Mitarbeiter. Dabei ist die Idee hinter Schatten-IT keine böse Absicht sondern die Unzufriedenheit mit der eigenen Unternehmens-IT.

Strategien gegen Schatten-IT

Schatten-IT bezieht sich auf alle Geräte, Anwendungen oder IT-Initiativen, die außerhalb der Kontrolle des eigenen Unternehmens befinden. Um diese Schatten-It einzudämmen ist es wichtig im ersten Schritt die Mitarbeiter zu befragen. So können Sie zumindest eine erste Liste erhalten, was Mitarbeiter genau an Schatten-IT verwenden.

Entwickeln Sie anschließend Richtlinien und lassen Sie die Schatten-IT betreiben aber unter Aufsicht der eigenen IT-Admins, welche die Software in die Unternehmens-Cloud umziehen und sinnvoll betreiben. Führen Sie außerdem ein, dass über Softwareeinkäufe immer das Unternehmen informiert werden muss.

Führen Sie außerdem eine Awareness Schulung durch. Viele Mitarbeiter wissen gar nicht, dass Sie Schatten-IT verwenden. Viele Mitarbeiter verwenden beispielsweise Whatsapp um mit Kollegen zu reden aber sind sich gar nicht bewusst, dass Sie dadurch Firmendaten über fremde Server teilen.

Fazit

Schatten-IT birgt Risiken des Datenschutzes und kann im Unternehmen die IT dezentral und nicht mehr steuerbar machen. Es ist die Konsequenz wenn Unternehmen eine wenig sinnvolle IT-Architektur aufbauen und Teams Remote arbeiten lassen. Besonders seit Cloud kostet Software oft nicht mehr als 10 Euro im Monat für Private Nutzer und kann somit von nahezu jedem Angestellten schnell für den Beruf angemietet werden. Die Verlockung ist groß und Unternehmen können einfach dagegen angehen: Kaufen Sie ordentliche Software und richten Sie diese ein! Mitarbeiter können Probleme von morgen nicht mit Software von gestern lösen!

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/macbook-notebook-home-office-336704/

Studie: https://www.pressebox.de/inaktiv/mcafee-gmbh/McAfee-Umfrage-Unternehmen-unterschaetzen-die-Gefahren-der-Schatten-IT/boxid/983523

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Autor

Ich blogge über den Einfluss der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt. Hierzu gebe ich Inhalte aus der Wissenschaft praxisnah wieder und zeige hilfreiche Tipps aus meinen Berufsalltag. Ich bin selbst Führungskraft in einem KMU und Ich habe berufsgeleitend an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management meine Doktorarbeit geschrieben.

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