Die passende Projektmanagement Methode wählen - hybrides Projektmanagement inkl. Methodenfinder

In diesem Artikel geht es um Projektmanagement von klassisch über agile bis hybrid. Ich habe dazu 4 idealtypische Projektmanagementabläufe entwickelt, welche als Impuls für Praxis dienen können. Mithilfe eines Fragebogens welcher auch in diesen Artikel enthalten ist, helfe ich Ihnen aus diesem vier Typen die richtige Methode für Ihr Projekt auszuwählen.

Die Wahl der richtigen Projektmanagement Methode ist wichtig um ein Projekt zielführend zu bearbeiten. Hierzu gibt es zahlreiche Methoden und Frameworks in dieser Welt. Diese sind gegliedert nach klassischen und agilen Frameworks. Klassische Frameworks sind z.B. ITIL und Prince2b bzw. allgemeines Projektmanagement, welches nach von diversen Organisationen jährlich aktualisiert wird. Obwohl die Frameworks mittlerweile agile Elemente aufgenommen haben, gelten diese im Sprachgebrauch noch als klassisches Projektmanagement. Diese sind:

Project Management Institute (PMI®). PMI ist ein gemeinnütziger Verein, der sich der Förderung des Projektmanagements verschrieben hat. Der Verein wurde 1969 in Pennsylvania, USA gegründet und ist Herausgeber des „A Guide to The Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK® Guide).

International Project Management Association (IPMA). IPMA hat ihre Geschäftsstelle in den Niederlanden und ist die älteste Projektmanagement-Organisation, mit nationalen Gesellschaften in vielen Ländern.

Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM). Die GPM mit ihrer Hauptgeschäftsstelle in Nürnberg ist der Fachverband für Projektmanagement in Deutschland und der deutsche Vertreter in der IPMA. Die GPM organisiert Veranstaltungen, gibt Publikationen heraus, veranstaltet Seminare etc.

Weiterhin gibt es agile Projektmanagement Methoden, welche immer mehr Einzug in das aktuelle Projektmanagement finden. Agil steht für schnell und wandelbar und beinhaltet oft auch Lean Methoden (Six Sigma). Trotz des Unterschieds werden diese in der Praxis gerne zusammengeworfen. Diese Methoden sind:

Lean – Kanban: Ursprünglich stammt Kanban allerdings aus dem Bereich der Automobilindustrie, lässt sich aber problemlos auch auf andere Branchen übertragen. Der Begriff übersetzt sich mit der Bedeutung „visuelle Karte/Tafel“ („kan“ steht für „Visualisieren“ und „ban“ für Karte oder Tafel). Er stammt aus dem Japanischen und wurde von Toyota entwickelt. Es geht immer um Flow. Alles muss fließen – Es soll also für einen gleichmäßigen Fluss (Flow) der Arbeit gesorgt werden.
Agile – Scrum: Scrum beschreibt eine Möglichkeit zur besseren Verwaltung von Projekten. Mithilfe von Scrum lassen sich Entwicklungen innerhalb eines Projekts besser vorantreiben. Die Selbstorganisation der cross-functional Teams insgesamt sowie ihrer einzelnen Mitglieder wird in Zuge dessen gefördert. Das bedeutet, dass zwar Ziel und Richtung eines Ziels vorgegeben werden, die Gestaltung des Weges dorthin aber bei den verantwortlichen Teams selbst liegt. In diesem Zusammenhang fordert Scrum flache Hierarchien gepaart mit viel Transparenz und einem hohen Maß an Kommunikation. Dies macht diese agile Methode wiederum sehr anpassungsfähig.

hybride projektmanagement methode — Hybrides Projektmanagement ist wie ein bunter Blumenstrauss aus Methoden

Hybrides Projektmanagement zwischen klassisch, lean und agile

Es gibt nie das eine ideale Framework. Die Wahrheit liegt immer in der goldenden Mitte. Die richtigen Methoden zur richtigen Zeit für den richtigen Zweck. Aus diesem Grund wurde hybrides Projektmanagement entwickelt. Hybrides Projektmanagement ist wichtig in der modernen Welt. Dies zeigt schon eine Studie zur Verbreitung von Agilität über 900 deutschen Unternehmen. Es zeigt, dass nur knapp 1/3 aller Projekte entweder voll klassisch oder voll agil durchgeführt werden. Der Rest wird in einem hybriden Projektmanagement durchgeführt. So wird dieses entweder Phasenweise gelebt z.B. klassische Planung und agile Durchführung mit Scrum oder Kanban oder eine weitere Möglichkeit ist es die jeweiligen Werkzeuge der Methodenframeworks zu vermischen. So werden z.B. klassische Projektpläne mit Userstories vermischt.

hybrides PM Studie — Studie zu Verwendung von Methoden in Projekten (Quelle: Komus)

Die passende Projektmanagement Methode wählen – Methodenfinder

Wie gesagt ist die Wahl der richtigen Projektmanagement Methode essentiell wichtig. Um die Methode sinnvoll zu bestimmen, wird eine Einordnung über die Stacey Matrix empfohlen. Hier werden die jeweiligen Grade Umfeld und Anforderungen bestimmt. Die jeweiligen Dimensionen sind:

Einfache Systeme enthalten wenige Elemente, sind stabil und vorhersagbar. Sie haben also ein eindeutiges Verhalten. Hier werden vor allem die klassischen Methoden empfohlen.

Komplizierte Systeme sind nachvollziehbar. Ihr Verhalten ist vorhersehbar und es ist oft nur eine Frage der verfügbaren Informationen um es zu verstehen. Das System besteht aus vielen logischen Teilen. Dies kann z.B. ein umfangreicher Algorithmus sein. Hier werden vor allem die klassischen Methoden empfohlen.
Komplexe Systeme sind ergebnisoffen. Ihr Verhalten ist nicht vorhersagbar und Unerwartetes bestimmt die Entwicklung. Das System besteht aus vielen Elementen, dessen Verhalten nicht planbar ist. Das System ist also voller Widersprüche und hat immer mehrere Möglichkeiten sich zu verhalten. Hier sind vor allem agile Methoden empfohlen.
Chaotische Systeme sind dagegen geprägt durch viele Elemente, extreme Dynamik, viele Beziehungen und eine fehlende „Ursache-Wirkung“ Beziehung. Es lassen sich also keine Muster bilden. Hier sind eher kreative Methoden empfohlen bzw. generell eher davon abgeraten solche Projekte zu beginnen und diese eher tiefer zu strukturieren um diese komplex oder kompliziert zu machen.

complexittests — Einfach, kompliziert, komplex und chaotisch – Stacey Diagramm (Quelle: Appelo)

Lesetipp: Komplexität im Management

Methodenfinder als kleines Quiz

Zur Auswahl der Methode nutze ich zwei Dimensionen. Zum ersten sind das die Anforderungen des Projekts und zum anderen das Umfeld des Projekts. Sie können anhand der folgenden Fragen zuerst Dimension 1 und danach Dimension 2 festlegen. Anschließend suchen Sie ihr Ergebnis im Framework und finden die 4 Ausprägungen jeweils erklärt im nächsten Abschnitt.

Tipp: Download des Methodenfinder als Gratis PDF

Anforderungen des Projekts

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit: Ja (1 Punkt), Nein (-1 Punkt) und sowohl als auch (0 Punkte). Versuchen Sie 0 Punkte möglichst nicht oder maximal einmal zu vergeben.

Sind die Anforderungen des Projekts größtenteils (mehr als 70%) in einem klaren Dokument vordefiniert?
Sind die Anforderungen durch den Auftraggeber*in validiert und evaluiert worden und sollen damit nicht im Projekt geprüft werden?
Zeit und Kosten des Projekts werden anhand des Projektziels geschätzt und nicht umgekehrt!

Zählen Sie alle Punkte zusammen. Dies bildet die Score des Umfelds von +3 bis -3 (Klare Anforderungen bis unklare Anforderungen).

Umfeld des Projekts

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit: Ja (1 Punkt), Nein (-1 Punkt) und sowohl als auch (0 Punkte). Versuchen Sie 0 Punkte möglichst nicht oder maximal einmal zu vergeben.

Es gibt nur wenige Abhängigkeiten zu anderen Dienstleistern oder machten Stakeholdern im Projekt!
Es gibt keine hohe Wahrscheinlichkeit für eine Änderungen der Anforderungen durch bestimmte Ereignisse am Markt z.B. neue Technologien, Kundenwartungen,…!
Die Kunden*innen bzw. Auftraggeber*innen des Projekts sind in Ihren Erwartungen stabil!

Zählen Sie alle Punkte zusammen. Dies bildet die Score des Umfelds von +3 bis -3 (Stabiles Umfeld bis instabiles Umfeld).

Auswertung

Nun müssen Sie anhand der Score Ihr Projekt auf dem Feld einordnen. Es gibt jeweils +3 bis -3. Sollten Sie die Score 0 haben, schauen Sie bitte ob Sie eventuell eine Beurteilung schärfen können, sodass es eine Tendenz zu -1 oder +1 gibt. Suchen Sie dann anschließend unten im Text das Kapitel, welches ihr Projektmanagement Vorgehen erklärt. Da es jeweils von 1-3 geht, merken Sie anhand der Score auch, in wieweit die Methode zu Ihnen passt.

Wichtig: Oft gibt der Kunde auch eine gewisse Methodik (klassisch oder agil) in der Planung oder Umsetzung vor. Dann sollten Sie sich entweder daran halten oder Dokumente doppelt pflegen also z.B. agil Vorgehen und die Sprints Backlogs als Projektpläne aufbereitet den Kunden vorstellen. Geben Sie im Falle der Vorgabe eines Kunden einfach der jeweiligen Methodik volle Punktzahl (3 oder -3).

Framework auswahl projektmanagement methodik Kopie — Framework zur Auswahl der Projektmanagement Methode

Im folgenden möchte ich noch die Vorteile der vier Vorgehensweisen erläutern.

Agile Planung und Agile Umsetzung: Hilft besonders wenn Anforderungen nicht klar definiert sind und sich im Projektverlauf durch ein instabiles Umfeld nochmals ändern könnte oder unvorhergesehenes passiert.
Agile Planung und klassischer Umsetzung: Hilft besonders wenn Anforderungen nicht klar definiert sind aber sich im Projektverlauf durch ein instabiles Umfeld schnell festigen und sich damit kaum noch ändern. Also nach Definition nahezu einfach abgearbeitet werden können.
Klassische Planung und agile Umsetzung: Hilft besonders wenn Anforderungen klar definiert sind aber sich im Projektverlauf durch ein instabiles Umfeld schnell verändern können.
Klassische Planung und klassische Umsetzung: Hilft besonders wenn Anforderungen klar definiert sind und sich im Projektverlauf durch ein stabiles Umfeld möglichst wenig verändern.

Tipp: Download des Methodenfinder als Gratis PDF

Richtige Projektmanagement Methoden wählen Framework – Erklärung

Nun stellt sich die Frage wie die richtige Projektmanagement-Methode oder ein hybrides Projektmanagement aussehen kann. Generell kann hybrid jede Art der Kombination sein – doch was ist eine Best-Practice? Ich habe anhand meiner Erfahrung und der Untersuchung der Projektmanagement Frameworks vier idealtypische Projektmanagement Methoden konzipiert. Es zeigt jeweils Methoden und Werkzeuge, welche in der jeweiligen Phase des Projektmanagement sinnvoll sind. Die Phasen sind:

Initiierungsphase: Die Tätigkeiten, die durchgeführt werden, um ein neues Projekt bzw. eine neue Phase eines bestehenden Projekts zu definieren, indem die Freigabe eingeholt wird, dieses Projekt bzw. diese Projektphase zu beginnen
Planungsphase: Die Tätigkeiten, die erforderlich sind, um den Inhalt und Umfang des Projekts zu bestimmen, die Ziele genauer zu formulieren und die Vorgehensweise festzulegen, um die Ziele des Projekts zu erreichen.
Ausführungsphase: Die Tätigkeiten, die durchgeführt werden, um die im Projektmanagementplan definierte Arbeit abzuschließen und die Projektziele zu erreichen.
Überwachungs- und Steuerungsphase: Die Tätigkeiten, die zur Verfolgung, Prüfung und Regulierung des Fortschritts und der Leistung des Projekts erforderlich sind und mit denen ggf. notwendige Änderungen des Plans erkannt und entsprechende Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.
Abschlussphase: Die Tätigkeiten, die durchgeführt werden, um das Projekt, die Phase oder den Vertrag formell abzuschließen oder zu beenden.

Wichtig: Alle Frameworks sind stark an die Literatur und meine Praxisuntersuchung angeknüpft. So sind diese auch für Projektmanagement Audits geeinigt und entsprechen aktuellen Industrie Standards in vielen Branchen.

Agiles Planung und Agile Umsetzung – agiles Projektmanagement

Der erste Fall ist agiles Projektmanagement. Mein Vorgehen ist angelehnt an Projektmanagement Standards und den Scrum Framework. Nach Definition von Rollen wie Scrum Master, Product Owner etc. wird im Vertrag ein agiler Festpreis empfohlen -> Scope offen, Budget und Ressourcen fest. Nach Festlegung der Vision wird der Inhalt des Vertrags als Backlog definiert und eine Release Planung vorgenommen. Also meilensteinartige Themen festgelegt und wie diese geliefert werden sollen. Anschließend werden User Stories mit klarer Definition of Done definiert und die ersten Sprints geplant, welche in agile Boards abgebildet werden.

In der Umsetzung werden Sprints gewählt, welche 1-3 Wochen dauern und Probleme werden in einer Impediment Liste festgehalten. Weiterhin ist es wichtig auch ausreichend den Projektstand als auch Softwarekomponenten zu dokumentieren. Das Ende das Projekts ist typisch Scrum mit einem Release bzw. Review durch den Kunden als auch eine abschließende Retrospektive sowie den finalen Rollout auf den Systemen des Kunden. Die Überwachung erfolgt durch Daily, Feedback mit dem Kunden durch regelmäßige Reviews nach den Sprints als auch Burndown Charts (bekannt aus Scrum).

agile agile projektmanagement methode Kopie — Agile Projektmanagement Methode

Klassisches Planung und klassische Umsetzung – klassisches Projektmanagement

Das Projekt startet ganz typisch mit Analyse des Vertrags und der Definition eines Projektziels sowie Festlegung von Anforderungen für das Projekt. Schon hier erfolgt eine recht strukturierte Planung der Inhalte des Projekts. Anschließend werden Rollen vergeben und Stakeholder analysiert und einbezogen (z.B. Steering Boards,…). Anhand der Anforderungen werden Abnahmekriterien festgelegt und Ressourcen dem Projekt zugeteilt bzw. in der Organisation angefordert. Nun werden die klassischen Dokumente wie Projektplan, Strukturplan, Lastenheft, Pflichtenheft und Meilensteine erstellt und mit dem Kunden abgestimmt.

Danach kann das Projekt in die Umsetzungsphase gehen. Nun werden die jeweiligen Arbeitspakete aus dem Projektplan abgearbeitet und in Workshops fortlaufend evaluiert . Die jeweiligen Pakete aus dem Projektplan werden vom Projektmanagement überwacht und auch eine Dokumentation wird angefertigt. Im Projekt gibt es zur Überwachung Meilensteinüberwachung, Statusreports und Regelmeetings zum Status des Projekts. Es gilt hier die Statusberichte mit dem Kunden in Regelmeetings zu besprechen. Am Ende erfolgt Abnahme durch ein Protokoll anhand des Vertragswerks sowie Retrospektive als auch Rollout.

klassisch klassisch methodik Kopie — Klassische Projektmanagement Methode –

Agile Planung und Klassische Umsetzung – HYBRIDES PROJEKTMANAGEMENt

In diesem Fall beginnt das Projekt typisch mit agilen Projektmanagement. Nach Definition von Rollen wie Scrum Master, Product Owner etc. wird im Vertrag ein agiler Festpreis empfohlen -> Scope offen, Budget und Ressourcen fest. Nach Festlegung der Vision wird der Inhalt des Vertrags als Backlog definiert und eine Release Planung vorgenommen. Anschließend werden User Stories mit klarer Definition of Done definiert und die ersten Aktivitäten geplant, welche in in diesem Fall nicht in agilen sondern in Kanban Boards abgebildet werden. Damit sind auch keine Sprints geplant. Grund ist, dass die Umsetzung klassisch erfolgen wird.

Nun werden die jeweiligen Arbeitspakete aus dem Kanban Board jeweils abgearbeitet und in Workshops wieder neu geplant. Die jeweiligen Pakete aus dem Kanban Board werden vom Projektmanagement überwacht und auch eine Dokumentation wird angefertigt. Im Projekt gibt es zur Überwachung Daily, Statusreports und Regelmeetings zum Status des Kanban Boards. Es gilt hier die Statusberichte mit dem Kunden in Regelmeetings zu besprechen, da die Durchführung klassisch ist und nicht an agile Methoden angelehnt ist. Am Ende erfolgt Abnahme durch ein Protokoll anhand des Vertragswerks sowie Retrospektive als auch Rollout. Es ist wichtig die Abnahme proaktiv mit zu treiben, da durch den agilen Festpreis der Scope also das Ende des Projekts schwammig ist. Es gilt deswegen besonders hier am Ende festzulegen, welche Punkte sind noch offen und wann das Projekt abgeschlossen werden kann. Dies ist mit dem Kunden zu verhandelt und ist genau festzuhalten.

agil klassisch hybrid projektmanagement 1 Kopie — Agile Planung und klassische Umsetzung in Projekten

Klassische Planung und Agile Umsetzung – HYBRIDES PROJEKTMANAGEMENt

Das Projekt startet ganz typisch mit Analyse des Vertrags und der Definition eines Projektziels sowie Festlegung von Anforderungen für das Projekt. Schon hier erfolgt eine recht starre Planung der Inhalte des Projekts. Anschließend werden Rollen vergeben und Stakeholder analysiert und einbezogen (z.B. Steering Boards,…). Anhand der Anforderungen werden Abnahmekriterien festgelegt und Ressourcen dem Projekt zugeteilt bzw. in der Organisation angefordert. Nun werden die klassischen Dokumente wie Projektplan, Strukturplan, Lastenheft, Pflichtenheft und Meilensteine erstellt und mit dem Kunden abgestimmt.

In der Umsetzung gilt es zuerst die Dokumente aus dem Projektmanagement im Kontext agiler Methoden zu übersetzen. So wird aus dem Projektplan eine Release Planung und aus dem Lasten/Pflichtenheft ein Backlog mit User Stories. Weiterhin ist es wichtig auch ausreichend zu dokumentieren. Die Umsetzung kann durch Sprints oder auch durch Kanban Boards erfolgen, wobei Kanban Boards oft einfach sind aufgrund der klassischen Vorplanung. Das Ende das Projekts ist typisch dem Vorgehen der agilen Methoden mit einem Release bzw. Review durch den Kunden als auch eine abschließende Retrospektive sowie den finalen Rollout auf den Systemen des Kunden. Die Überwachung erfolgt durch Daily als auch klassischen Statusberichten, welche in Regelmeetings mit dem Kunden besprochen werden. Ich empfehle hier klassisch zu bleiben.

klassisch agil hybrid Kopie — Klassische Planung und agile Umsetzung in Projekten

Fazit

Hybrides Projektmanagement ist in aller Munde und eine Kombination aus agilen und klassischen Methoden. Ich habe in diesem Artikel dazu auch eine Studie zum hybriden Projektmanagement erläutert. Doch es ist nicht leicht die richtigen Methode zu finden. Hierzu habe ich anhand der bekannten Stacey Matrix einen Fragebogen erstellt. Mithilfe dieses Fragebogens lässt sich eine optimale Projektmanagementmethode auswählen. Hierzu habe ich vier Idealtypen entwickelt, welche im Projektmanagement verwendet werden können. Diese habe ich erklärt und hoffe, dass dieser als Impulse für die Praxis genommen werden können und auch den Projektmanagement Alltag bei Ihnen entspricht.

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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