Kanban wird mittlerweile häufig in der IT für Agiles Software Management genutzt. Die Methode verhilft Teams zu einer transparenten Kommunikation und Informationsverwaltung. Zudem sind die zugehörigen Teams in ihrer Arbeit autonom organisiert, wodurch Kanban ein Agiles Projektmanagement häufig effizienter macht. Insbesondere aus diesen Gründen hat es sich längst zu einer beliebten Methode im Change Management entwickelt. 

Ursprung

Ursprünglich stammt Kanban allerdings aus dem Bereich der Automobilindustrie, lässt sich aber problemlos auch auf andere Branchen übertragen. Der Begriff übersetzt sich mit der Bedeutung “visuelle Karte/Tafel” (“kan” steht für “Visualisieren” und “ban” für Karte oder Tafel). Er stammt aus dem Japanischen und wurde von Toyota entwickelt. Dort hat man bereits vor längerer Zeit die Kraft der Veranschaulichung von Aufgaben zu einer effektivere Arbeitsweise erkannt. Dabei zeigen nämlich Karten mit Projektschritten zu jederzeit den Bedarf an noch zu ereldigenden Aufgaben an. Dadurch können die Teams selbst, aber auch abteilungsübergreifend, besser kommunizieren. So lassen sich beispielsweise problemlos Informationen mit Nachbarbereichen wie Entwicklung oder Produktion ausgtauschen. 

Funktionsweise

Kanban ist aber noch viel mehr als die reine Nutzung von Karten um den aktuellen Bedarf zu visualisieren. Es ermöglicht zusätzlich einen stetigen Worfklow der sich explizit nach dem jeweiligen Bedarf richtet. Als Basis einer abteilungsübergreifenden Kooperation mit erhöhter Transparenz und Kommunikation, sowie der Planung von Aufgaben und der Optimierung von Prozessen lässt sich ein Projekt in mehrere Bausteine aus verschiedenen Aufgaben zerlegen. Dies schließt letztlich wieder den Kreis, indem man die Aufgaben mithilfe eines Kanbanboards für alle Teammitglieder visualisiert. 

Kanbanboard

Das Kanbanboard dient dabei sozusagen als Sammelstelle aller Aufgaben, Prozessschritte und Teilelemente. Vereinfacht lässt es sich dabei in die drei Kategorien “TO DO”, “IN PROGRESS” und “DONE” gliedern.

Darüber kann man das Kanbanboard aber durch das Hinzufügen weiterer Kategorien auch komplexer gestalten. Dabei können beispielsweise auch Aufgaben mit aufgenommen werden deren Bearbeitungsdauer ungewiss ist. Häufig werden aber auch Kategorien wie zusätzliche, ungeplante Entwicklungsschritte oder die Durchführung von Tests integriert. 

Nach der Gestaltung des Kanbanboards lassen sich anschließend die Karten mit den einzelnen Aufgaben je nach Bearbeitungsstatus auf der Tafel vorwärts bewegen. Die einzelnen Mitglieder des Projektteams sind dabei frei in der Auswahl der Karten, die sie erledigen wollen. Gleichzeitig können sie aber auch gemeinsam an der Bearbeitung von Teilschritten arbeiten. Damit erfordert Kanban für ein erfolgreiches Gelingen ein hohes Maß an Eigeninitiative und -Verantwortung sowie eine autonome Organisation im Team. 

Fazit zu Kanban

Kanban ist für viele Unternehmen eine gute Methode um für mehr Transparenz in der Arbeitsweise von Teams sowie einem besseren Workflis zu sorgen. Doch die offene Methode ist nciht für jedes Team geeignet. Denn trotz ihrer leichten Umsetzung, kann sie nur dann funktionieren, wenn ein Bedarf an einem abteilungsübergreifenden Miteinander besteht und sich die einzelnen Arbeitsschritte eines Projekts auch wirklich in Teilaufgaben gliedern lassen. Zudem fordert Kanban ein gutes Zeit management, damit Deadlines auch tatsächlich eingehalten werden können. Wenn dies allerdings gegeben ist, dann lässt sich Kanban in vielen Bereichen und Situationen anwenden und besitzt ein großes Verbesserungspotenzial für Agiles Projektmanagement. 

Bildquelle: Geschäft Foto erstellt von freepik – de.freepik.com

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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