Die agile Ausschreibung leitet sich von agilen Methoden ab, die im IT-Bereich längst etabliert sind und sich auch in anderen Branchen immer mehr durchsetzen. Dies betrifft inzwischen nicht nur die Teamarbeit an einem Projekt, sondern auch die Kooperation mit Dienstleistern. Wer nun einen Auftrag zu vergeben hat und dafür einen Ausschreibungsprozess starten will oder muss (laut gesetzlichen Vorgaben), sollte hierfür ebenfalls auf Agilität setzen: Diese ist nämlich auch bei Ausschreibungen möglichen.
Was ist eine Ausschreibung?
Für ein Projekt, das einen externen Dienstleister benötigt (oft im Software- oder IT-Bereich) holt ein Unternehmen Angebote mehrerer anderer Firmen ein. Dies ist eine Ausschreibung. Bei öffentlichen Projekten etwa für Infrastrukturvorhaben sind solche Ausschreibungen vorgeschrieben. Im rein privaten Sektor führen sie die Unternehmen durch, um Leistungen und Preise vergleichen zu können. Zur Beschreibung der geforderten Leistungen erstellen sie oft zusätzlich Lastenhefte (beispielsweise nach dem sogenannten Wasserfallmodell). Klassische Ausschreibungen können daran scheitern, dass sich der Leistungsumfang während des Projekts ändert. Es ergeben sich Nachträge und Änderungen – fachsprachlich als „Change-Requests“ bezeichnet –, die das Budget sprengen. Die Lösung für dieses Problem ist eine agile Ausschreibung. Sie ist durch aus einfach umsetzbar, jedenfalls einfacher, als es sich viele Firmen vorstellen. Damit wird auch das Ziel einer jeden Ausschreibung erreicht, nämlich Transparenz und Wirtschaftlichkeit zu erreichen.
Wo liegen die Herausforderungen bei traditionellen Ausschreibungen?
In den letzten Jahren sind die Erwartungen von Kunden ständig gestiegen. Neue digitale Services zwingen ebenso wie die intelligente Nutzung von neuen Technologien die Unternehmen dazu, immer schneller zu reagieren. Ansonsten bestehen sie nicht im Wettbewerb. Die sich ständig ändernden Anforderungen an komplexe Lösungen machen es immer schwerer, die nötigen Fähigkeiten eines Geschäftspartners zu identifizieren. Hinzu kommen neue Anforderungen an die Compliance und neue gesetzliche Regelungen, die einen großen Veränderungsdruck ausüben, wobei eine immer schnellere Umsetzung gewünscht wird. Das bringt das klassische Ausschreibungsverfahren an seine Grenzen. Die Antwort auf diese Herausforderungen ist die agile Ausschreibung.
Was ist eine agile Ausschreibung?
Bei einer traditionellen Ausschreibung definiert man die Anforderungen gleich zu Beginn, was den Nachteil hat, dass Änderungen und Unsicherheiten während des Prozesses nicht planbar sind. Schlimmstenfalls hält das sogar potenzielle Partner von einer Bewerbung ab. Die agile Ausschreibung geht daher anders vor: Sie unterteilt das Projekt von vornherein in Iterationen, also in aufeinander folgende, gleiche oder ähnliche Handlungen, die eine Annäherung an die Lösung ermöglichen. Das reduziert die Komplexität. Nach jeder Iteration erstellt der Anbieter ein neues Ausschreibungsinkrement, also eine elementare Operation, die sich erweitern lässt. Diese Flexibilität führt zu mehr Tempo durch die agile Ausschreibung.
Agile Ausschreibung: Vorteile
- Engagement der Mitarbeiter: Da von vornherein mehrere Partner eingebunden werden, welche die Mitarbeiter zeitig kennenlernen, können alle Beteiligten ihren Cultural Fit testen. Das erhöht deutlich das Engagement von Mitarbeitern. Sie wissen, mit wem sie es bei den nächsten Schritten zu tun haben werden.
- Beschleunigung der Implementierung: Das gemeinsame Erarbeiten von Lösungen (sogenannte agile Co-Creation-Sessions) während der einzelnen Iterationen beschleunigt die Implementierung von Lösungen. Künftige Partner fordern schon frühzeitig Definitionen für die kommenden Anforderungen an.
- Kosteneinsparungen: Die Agilität senkt die Kosten bei der Lieferantenauswahl, weil sich die Verwaltungsintensität reduziert. Das funktioniert aber nur, wenn die interaktiven Sessions gut vorbereitet werden.
- Vertrauen in den Prozess: Da agile Prozesse keine Brüche erleiden, wenn sich Anforderungen grundsätzlich ändern, gewinnen alle Beteiligten grundsätzlich mehr Vertrauen.
Agile Ausschreibung – so geht es!
Um einen Ausschreibungsprozess agil zu gestalten, bedarf es grundlegend eine inkrementellen Ansatzes. Das bedeutet ganz einfach: Es sind zwar eine große Linie zu entwerfen und ein Endziel zu formulieren, doch wie bei allen agilen Prozessen wird von einem Schritt zum nächsten geplant. Dabei können der übernächste und der ihm folgende Schritt schon relativ klar formuliert werden, doch viel weiter in Zukunft schaut man grundsätzlich nicht. Es funktioniert nicht, alle Eventualitäten schon im Vorfeld abdecken zu wollen. Die Projektleitung formuliert stattdessen eine Vision und für diese sukzessive die Anforderungen. Die Ausschreibung kann dabei wie beim agilen IT-Projektmanagement in Sprints aufgeteilt werden. In jedem dieser Sprint vertieft das Projektteam den Fokus. Damit wächst das Verständnis potenzieller Anbieter in Bezug auf die Anforderungen. Es entsteht ein Rahmen für die Umsetzung. Die agile Vorgehensweise reduziert das Risiko für die ausführende Firma ebenso wie für die Anbieter der benötigten Leistungen. Beide Seiten vergeuden keine Ressourcen. Bewährt haben sich dabei sieben Prinzipien:
#1 Fokus auf Ergebnisse, nicht auf Detailanforderungen
Das Unternehmen legt gemeinsam mit den Anbietern (Stakeholdern) ein Zielbild für auszulagernde Leistungen fest. Die erfolgt initial über die genannte Vision. Daraus leiten die Beteiligten High-Level-Anforderungen mit User Stories oder Epics ab. Für diesen Schritt lassen sich auch Musterdokumente erstellen.
#2 Gliederung der Ausschreibung in Sprints
Die Untergliederung in Sprints ist ein Standardverfahren des IT-Projektmanagements. Sie eignet sich auch für agile Ausschreibungsverfahren, die Zeit benötigen. Wahrscheinlich ergeben sich während der Abwicklung neue Entwicklungen, gleichzeitig produziert das Team neue Ideen. Die Gliederung in Sprints schafft die Möglichkeit, Lösungen sukzessive zu entwickeln.
#3 Produkteigner, Agile Master und Experten benennen
Wie jeder agile Prozess benötigt auch die agile Ausschreibung eine Rollenfestlegung. Die Rollen Produkteigner, Agile Master und Experten eignen sich für den Ausschreibungsprozess am besten. Der Produkteigner formuliert Ziele und Anforderungen, der Agile Master setzt die Werte um, die Experten arbeiten an Details.
#4 Anbieter mit Workshops zeitig in den Prozess einbinden
Das ausschreibende Unternehmen sollte die Anbieter schon sehr zeitig am agilen Ausschreibungsprozess beteiligen. In der Regel haben beide Seiten eine unterschiedliche Sicht und stellen sich dementsprechend auch verschiedene Lösungsansätze vor. Die zeitige Einbindung der Anbieter führt zu einer gemeinsamen Betrachtung, die Potenzial für Optimierungen birgt. Workshops eignen sich hierfür sehr gut.
#5 Innovationen fördern
Auf der Anbieterseite und bei den eigenen Mitarbeitern sollte das ausschreibende Unternehmen innovative Ideen stets fördern. Das gelingt durch das Leben agiler Werte wie Vertrauen und Partnerschaft. Diese schaffen die Basis für eine hohe Innovationsbereitschaft. Alle Beteiligten sollten auf Augenhöhe miteinander kommunizieren.
#6 Feedbackschleifen einrichten
Regelmäßige Feedbacks während des Ausschreibungsprozesses vermeiden Fehlerketten. Zum Feedback gehören nicht nur rein fachliche Bewertungen, sondern auch eine Beurteilung der Kooperation zwischen den beteiligten Projektteams. Das Wesen eines agilen Prozesses besteht darin, alle Entwicklungen und Ergebnisse permanent zu hinterfragen. Dies funktioniert nur über zeitnahe Feedbacks durch den Agile Master.
#7 Vertragliche Regelung der Zusammenarbeit
Das Wesen agiler Ausschreibungsprozesse besteht darin, dass das Ergebnis von vornherein nicht feststeht. Die Projektteams entwickeln die Lösung sukzessive. Daher eignet sich eine schon am Anfang abgeschlossene umfassende vertragliche Regelung nicht. Der agile Werkvertrag ist hingegen eine gute Lösung. Dieser regelt die Sprints, die initialen Anforderungen und den Personaleinsatz. Der Produkteigner priorisiert dann während der agilen Umsetzung dynamisch die Anforderungen im Backlog.
Fazit
Zwei Drittel der großen und mittleren Unternehmen arbeiten in verschiedenen Bereichen bereits agil. Doch nicht überall ist Agilität bereits der Standard. Vorreiter sind Projektteams von IT-Firmen, während traditionelle Branchen oft noch an konventionellen Methoden festhalten. Ein Umdenken ist aber nötig. Vor allem bei der Beauftragung von IT-Service-Providern, die in ihren eigenen Firmen längst agil arbeiten, sollten ausschreibende Unternehmen künftig auf die agile Ausschreibung setzen. Die Vorzüge konnten wir hinreichend darstellen.
