Digitaler Arbeitplatz Roundtable - agile-unternehmen.de

Die Digitalisierung kommt mit großen Schritten und überzieht sowohl das private als auch das berufliche Umfeld mit einer neuen Kultur. Jeden Tag rollen deutsche und internationale Unternehmen neue Tools aus, die ein gänzlich neues Arbeitsumfeld innerhalb digitalisierter Strukturen schaffen sollen.

Technologie unterstützt uns heute bei jedem Schritt den wir tun – ausklammern können wir uns von dieser Entwicklung kaum noch. Privat vielleicht, wenn wir auf die neueste SmartWatch oder den neusten Fitness-Tracker verzichten – doch im beruflichen Kontext diktiert meist das Unternehmen, welches Werkzeug benutzt wird, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Aber wie wirkt sich dieser digitale Wandel konkret auf den Arbeitsplatz und den Arbeitnehmer aus? Schließlich befinden wir uns in klassischen Berufen im Schnitt 8 Stunden pro Tag, 5 Tage pro Woche, 20 Tage pro Monat und 8 Monate pro Jahr an diesem Arbeitsplatz. In diesem Sonder-Roundtable zum “digitalen Arbeitsplatz” haben sich Führungskräfte und Projektleiter aus KMU und Konzernen zusammengesetzt um in Tübingen gemeinsam über die konkreten Auswirkungen des digitalen Wandels auf unseren Arbeitsplatz zu diskutieren.

Teilnehmer dieses Roundtables:

Unternehmen	Position	Art	Anzahl MA
Logistikdienstleister	Teamleiter PMO	Konzern	30.000
Finance	Teamleiter PMO	Konzern	188.000
IT-Dienstleister	Consultant PMO	Mittelstand	100
Handelsunternehmen	Projektleiter	Mittelstand	500
Handelsunternehmen	Projektleiter	Mittelstand	500
Logistikdienstleister	Portfoliomanager	Konzern	65.000
Textilbranche	Teamleiter PMO	Konzern	14.000

1) Status Quo digitaler Wandel

Nach dem obligatorischen Zusammenkommen und der Begrüßung wurden den Teilnehmern eine im Vorfeld des Roundtable durchgeführte Studie vorgestellt. In dieser wurden 24 kleine und mittlere Unternehmen im Raum Dresden zum aktuellen Status Quo in Sachen Digitalisierung befragt.

Die Ergebnisse der Befragung zeigen deutlich, dass mobile Technologien wie Laptop und Smartphone nicht nur bereits zum Alltag in den Firmen gehören, sondern die Tools noch mobiler werden sollen. Es besteht der Wunsch, die Mitarbeiter noch stärker mithilfe von Technologie zu verknüpfen und Prozesse in die Cloud zu verlagern, um Arbeit besser und schneller zugänglich zu machen. Auch CRM, Document-Management und ERP Systeme gehören in vielen der befragten Unternehmen bereits zum Standard. Nur stellenweise sind Kosten, Komplexität, fehlendes Know-How und eine rechtliche Unsicherheit Hürden, die erst noch bewältigt werden müssen.

2) Auswirkungen auf die Arbeit im digitalen Zeitalter

Nach Block 1 haben die Teilnehmer die eigenen Meinungen zur fortschreitenden Digitalisierung, vor dem Hintergrund, wie sich Arbeit verändert und welche Charakteristika Arbeit im digitalen Zeitalter hat, besprochen.

Aktuelle Stimmung in Unternehmen

Dass wir uns mitten im digitalen Wandel befinden, ist selbstverständlich allen Teilnehmern bewusst. Konsens herrscht auch dahingehend, dass dieser Wandel eine Einbahnstraße und damit nicht mehr aufzuhalten ist. Alle sind aktiv mit diesem Wandel beschäftigt und versuchen die damit einhergehenden Methoden in ihren Unternehmen zu prägen. Grundlegend zeigen alle Teilnehmer nach eigener Aussage bei Themen um die Digitalisierung eine immense Neugier auf die noch kommenden digitalen Veränderungen.

Aktuelle Charakteristika der Arbeit

In den Unternehmen, so die Teilnehmer, wird bereits stark vernetzt gearbeitet. Damit ist die Arbeit bereits schneller, kurzzyklischer, kommunikativer und flexibler als in früheren Zeiten, zu denen der digitale Wandel noch nicht so stark ausgeprägt war. Diese Attribute sorgen auch für eine gesteigerte Agilität, so das Gefühl der Teilnehmer.

Ortsflexiblisierung der Arbeit

Zudem sind sich alle Teilnehmer einig, dass Arbeit mobiler wird und auch werden muss. Durch einzugnehmende Technologien und die Vernetzung ist die Arbeit im Home-Office und von unterwegs möglich. Die Chance besteht hier vor allem darin, so die Teilnehmer, dass man Arbeit, welche hohe Konzentration erfordert, selbstbestimmt in den eigenen vier Wänden erledigen kann, die kommunikative und kreative Arbeit stattdessen in den Räumlichkeiten des Unternehmens stattfindet. Moderne IT ist sozusagen der “Enabler” für mobile Arbeitsmethoden.

Geschwindigkeit von Arbeit

Dass die Geschwindigkeit von Arbeit zunimmt, ist allen Gesprächsteilnehmern erst einmal als positive Entwicklung bewusst. Doch im Laufe des Dialogs entwickelte sich auch die Meinung, dass an dieser Stelle durchaus Probleme auftauchen können, die bereits jeder von uns persönlich kennt.

Zitat eines Teilnehmers: „Früher haben wir Briefe geschrieben und über 2 Wochen auf eine Antwort gewartet. Das war OK! Jetzt wird erwartet, dass wir sofort und innerhalb von Sekunden antworten“.

Statt bis zu mehreren Wochen auf die Rückmeldung per Post zu warten, ist eine zwei Tage alte E-Mail heutzutage häufig nicht mehr relevant. Es wird stattdessen erwartet, rund um die Uhr erreichbar zu sein und diese Erreichbarkeit auch für Rückmeldungen zu nutzen. Das konkrete Problem sehen die Teilnehmer darin, dass in dieser “Schneller ist besser” Kultur stellenweise deutliche Qualitätseinbußen zu verzeichnen sind. Statt eine ordentliche E-Mail zu formulieren, die eventuelle Nachfragen erst gar nicht bedingt, werden in der gleichen Zeit gleich mehrere Mails getippt.

Fokussierung als Schlüsselfertigkeit

Eine Lösung des Problems, sehen die Dialog-Teilnehmer in einem optimierten Zeitmanagement. Bei der immensen Anzahl an Aufgaben, die in Echtzeit kommuniziert werden, wird es zukünftig noch entscheidender werden, sich Freiräume zu schaffen, um diese Aufgaben nach und nach fokussiert zu bearbeiten. Einstimmigkeit herrscht bei der Tatsache, dass trotz der Digitalisierung eine Arbeit mit Flipchart, Zettel, Stift und Papier kreativer ist, als solche mit digitalen Tools. Diese sind, so die Teilnehmer, noch nicht ausgereift genug, um den kreativen Ansprüchen an Arbeit zu genügen.

3) Digitalisierung, Agilität und Distanz: Chancen durch Digitalisierung

Nahezu alle Teilnehmer des Roundtables arbeiten in ihrem unternehmerischen Umfeld mit oder in agil verteilten Teams. Einer der Teilnehmer arbeitet sogar mit einem verteilten Scrum Team und sagt:

“Mit jemandem verteilt zu arbeiten, den man noch nie gesehen hat, funktioniert nur dann, wenn Aufgaben exakt spezifiziert werden.”

Ein blindes Vertrauen sei zu wenig, da man sich gegenseitig noch zu wenig einschätzen und verstehen könne. Hier stimmen die Teilnehmer ebenfalls zu und setzen verstärkt auf persönliche Treffen speziell zu Beginn eines Projekts.

Vertrauen und Agilität

Der Tenor unter den Roundtable-Teilnehmer ist durchweg:

Je enger Menschen zusammenarbeiten, desto mehr Vertrauen entsteht untereinander.

Agile Arbeit konnte und kann auch trotz der momentan verfügbaren Tools noch nicht über eine körperliche Distanz funktionieren. Doch je besser diese Technologien im Rahmen der Digitalisierung werden, desto vorstellbarer wird auch eine mögliche Distanz bei der agilen Arbeit in Unternehmen.

Neue Möglichkeiten der Arbeit über Distanz

Bei verteilten Teams besteht beispielsweise eine Chance darin, dass man sich aufgrund digitaler Technologien an anderen Orten, wie beispielsweise dem Cafe um die Ecke, trifft und Vorgänge bespricht. Auch der allseits beliebte Videochat über Skype und Co schafft Nähe trotz räumlicher Distanz. Dennoch, da sind sich die Teilnehmer einig, ersetzen diese Technologien noch nicht die direkte persönliche Begegnung vor Ort im Unternehmen.

Zitat eines Teilnehmers: „Vertrauen entsteht von Mensch zu Mensch, nicht von Bildschirm zu Bildschirm.”

4) Risiken durch Digitalisierung am Arbeitsplatz: Technostress und dauerhafte Vernetzung

Nachdem im dritten Block des Gesprächs bereits viele momentan noch bestehenden Negativ-Konsequenzen der Digitalisierung anklangen, haben wir die Risiken noch einmal gesondert besprochen.

Konstruktive Digitalisierung

Derzeit wird das volle Potential der Digitalisierung noch nicht an allen Stellen sinnvoll angewendet. Technologie sollte Dinge vor allem vereinfachen, die konzentrierte Bearbeitung von Aufgaben jedoch nicht behindern. Das beginnt zum Beispiel schon bei umfangreichen Login-Prozessen, die noch immer teilweise notwendig sind, bevor man jeweilige Tools nutzen kann. Hier müssen digitale Helfer noch schneller und intuitiver werden.

Faktor Mensch und Technostress

Alle Dialog-Teilnehmer sind sich einig: Der Faktor Mensch darf auch zukünftig nicht vernachlässigt werden. Die mittlerweile standardmäßige Erwartungshaltung, dass Arbeitnehmer immer und überall erreichbar sind, muss, um negative Folgen für den Menschen einzudämmen, wieder etwas zurückgeschraubt bzw. angepasst werden. Auch die Teilnehmer selbst lesen Mails im Urlaub und nach Feierabend.

Ein Teilnehmer gibt zu verstehen: “Man ärgert sich eigentlich nachher darüber und erholt sich kaum noch im Urlaub.”

Statt die Forderung zu stellen, auch im Urlaub erreichbar zu sein, könnte die Führungskraft den Mitarbeiter auch ermahnen, wenn dieser Mails im Urlaub beantwortet. Auf der anderen Seite sind die Mitarbeiter natürlich auch im Urlaub für sich selbst verantwortlich. Wenn ein Mitarbeiter innerhalb seiner Freizeit geschäftliche Mails beantworten möchte, solle er dies tun dürfen. Hier waren die Meinungen der Gruppe gespalten. Lediglich die Tatsache, dass der Zwang nicht mehr bestehen dürfte, war den Teilnehmern einstimmig klar.

Reizüberflutung über verschiedene Tools

„Ich komme morgens ins Büro und habe gleich 40 ungelesene Mails. Gleichzeitig, wenn ich diese beantworte, erhalte ich über Skype, HipChat etc. noch weitere Nachrichten.“

Ein Teilnehmer verdeutlicht mit dieser Aussage den vorherrschenden Status Quo und damit auch das Problem im Arbeitsalltag. Anders als vernetzte IT-Systeme haben Menschen nur einen begrenzten “Arbeitsspeicher”. Das fortschreitende Wachstum im digitalen Umfeld kann und darf man nicht eins zu eins auf den Menschen übertragen, da dessen Kompetenzen (philosophisch betrachtet) gänzlich andere sind als die von Maschinen. Die Aufgabe besteht künftig also vor allem darin, den Faktor Mensch mit den Möglichkeiten der Digitalisierung richtig und nachhaltig zu verknüpfen.

5) Schlusswort

Nach den gemeinsam und individuell geführten Gesprächen bei diesem Roundtable wurde deutlich, dass man dem digitalen Wandel offen gegenüberstehen, und freudig auf die Verbesserungen und Weiterentwicklungen der derzeitigen Technologien schauen sollte. Denn: Richtig eingesetzt, schafft die Digitalisierung am Arbeitsplatz ein agileres Umfeld im Unternehmen sowie eine bessere Work-Life-Balance im privaten Bereich.

Ein Zitat eines Teilnehmers, welches die Quintessenz recht gut verdeutlicht:

“Digitalisierung muss den Menschen dienen und darf nicht zum Selbstzweck eines Unternehmens werden, das einfach mal dem Hype folgen möchte.”

Ich möchte am Ende ganz herzlich der TU Dresden für die tolle Zusammenarbeit und die Bereitstellung der Studienergebnisse danken! Außerdem gilt den 7 Teilnehmern des Roundtable für ihr Engagement und der IT Design für die großartige Organisation ein großer Dank.

AUSBLICK AUF DEN 5. ROUNDTABLE

Haben wir uns in diesem Roundtable mit dem Einfluss der Digitalisierung auf die Arbeit in Unternehmen auseinandergesetzt, sollen im vierten Zusammentreffen die Auswirkungen digitaler Methoden wie Remote-Arbeit, Clickworking, Crowdworker auf Führung und Arbeit besprochen, sowie das hybride Spannungsfeld zwischen analogen und digitalen Modellen untersucht werden.

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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