Workforce Management beschäftigt sich grundlegend mit der Optimierung der Mitarbeiterproduktivität. Der Begriff umfasst alle Instanzen und Prozesse, die zu mehr Planungsqualität und Leistung Ihres Unternehmens mit einem effizienten Personaleinsatz führen.
Workforce Management ist mehr als reine Personaleinsatzplanung
Lassen Sie sich nicht verwirren: Auf den ersten Blick besteht Verwechslungsgefahr zwischen Workforce Management und der reinen Personaleinsatzplanung. Die thematischen Schnittflächen sind unumstritten vorhanden. In einem übergeordneten Blick umfasst das Workforce Management allerdings zusätzliche und voneinander abhängige Prozesse, in der die Personaleinsatzplanung als wichtiger Baustein einen Platz einnimmt. Denn das eigentliche Ziel lautet, verfügbare Arbeitskräfte immer zum richtigen Zeitpunkt am gewünschten Ort zu haben – ohne dabei sich zu verkalkulieren. Punkte wie Forecast, Human Resource Analyse, Personalbedarfsprognosen, Abgleiche mit aktuellen Geschäftszahlen, Arbeitszeitmanagement und Controlling fallen alle unter den Oberbegriff Workforce Management. Es beschreibt somit einen wiederkehrenden Kreislauf aus folgenden Bereichen:
- Bedarfs- und Arbeitszeitanalyse
- Forecast mit Personalbedarfsermittlung und Bedarfsprognose
- Kapazitätsplanung und Personaleinsatzplanung
- Arbeitszeitmanagement
- Controlling
Die Bedarfs- und Arbeitszeitanalyse
Die Bedarfs- und Arbeitszeitanalyse beschäftigt sich mit aktuellen Geschäftszahlen. Ihr kompletter Bedarf beinhaltet dabei alle Bedürfnisse, die derzeit im Unternehmen existieren. Diese Bedürfnisse entstehen wiederum durch einen besonders Faktor, dem Bedarfstreiber.
So sind etwa Anzahl von eingehenden Anfragen im Servicecenter ein Bedarfstreiber für einen höheren oder optimierten Personaleinsatz in der zugehörigen Abteilung. Auch Informationen wie etwa die Anzahl an notwendigen Artikeln für den laufenden Betrieb, verkaufte Artikel, Umsatz, allgemeine Aufträge, Sendungen für Logistik, Lagerplatzgrößen – im Grunde ist die Liste schier endlos fortsetzbar. Verändert sich einer dieser Faktoren, verändert sich gleichzeitig auch der dafür notwendige Personal- und Einsatzbedarf. Abhängig von der Branche sind die Bedarfstreiber jedoch stets unterschiedlich von deren Wichtigkeit zu bewerten. Erfolgt zum Beispiel zunächst eine Beratung vor dem eigentlichen Umsatz, ist das dafür erforderliches Personal ein notwendiger Faktor. Oft lassen sich die Faktoren sinnvoll miteinander kombinieren, um die Präzision der Vorhersage von zukünftigen Anforderungen zu erhöhen. Die Arbeitszeitanalyse hingegen setzt verfügbare Arbeitsstunden mit der tatsächlich geleisteten Arbeit ins Verhältnis.
- Die Bedarfsanalyse zielt auf Schwankungen der Bedarfstreiber.
- Ausnahmesituationen, typische Muster und Zeitintervalle werden berücksichtigt.
- Die Arbeitszeitanalyse schätzt Einfluss der individuellen Bedarfstreiber auf die notwendige Arbeitszeit ab.
Ausblick in die Zukunft über Forecast
Der Forecast ist das temporale Gegenstück zur Bedarfs- und Arbeitszeitanalyse und nutzt deren Resultate als Basis für Prognosen. Die erhobenen Daten geben also eine gewisse Planungssicherheit und lässt Rückschlüsse auf die nächsten Wochen, Monate oder Jahre zu. Allerdings müssen die Daten wegen möglicherweise irreführenden Eindrücken eine Korrektur unterlaufen. So sollten mehrere Zeitabschnitte untereinander verglichen werden. Sonderfälle wie unvorhergesehene, aber zeitlich begrenzte Probleme, lassen sich dabei herausfiltern. Wichtig für Sie ist es, bei diesem Vorgehen auf Schönfärberei zu verzichten. Nur dann können Sie wirklich zuverlässige Aussagen über das kommende Jahr treffen. Zum Beispiel sind Sonderaktionen oder saisonal bedingte, umsatzstarke Phasen nicht beliebig mit anderen Zeitabschnitten gleichzusetzen und daher klar vom allgemeinen Durchschnitt zu trennen. Im Prinzip versucht der Forecast eine Vorschau auf den qualitativen und quantitativen Einfluss der Bedarfstreiber zu liefern. Der Fokus verschiebt sich dabei von Branche zu Branche. Eine Einteilung der Prognosen nach Jahren, Monaten, Wochen oder gar einzelnen Tagen erlaubt zudem eine feinere Justierung der Zukunftsausrichtung.
Personalbedarf und Prognose
Der Personalbedarf steht in direktem Zusammenhang mit der anfallenden Arbeit. Diese wiederum wird von Ihren Bedarfstreibern diktiert. Die Bedarfs- und Arbeitszeitanalyse dient dabei als Fundament für die Aufstellung der mutmaßlich notwendigen Arbeitsstunden. Auch hier unterliegt der ermittelte Grundwert häufig Schwankungen. Grund hierfür können andere Anforderungen abhängig von der Saison sein. Daher ist es auch in diesem Bereich sinnvoll, gleiche Zeiträume mit gleichen Zeiträumen abzugleichen. Der Wintereinbruch und speziell die Feiertage zum Jahreswechsel können bei Logistikunternehmen zum Beispiel stärkere Anforderungen an Fahrerkapazitäten, Lagerbedarf und angemessener Ausrüstung für winterliche Verhältnisse stellen. Spitzen und Tiefpunkte des Bedarfs sprengen häufig allgemeine Durchschnittswerte und führen rasch zu problematischen Engpässen. Die Ermittlungsdaten lassen sich im Forecast als Basis für die Personalbedarfsprognose nutzen und den Grundbedarf an Arbeitszeitstunden errechnen.
Kapazitätsplanung und Personaleinsatzplanung
Die erforderlichen Arbeitsstunden orientieren sich am Nettobedarf – den tatsächlich verfügbaren Arbeitsstunden. Arbeitnehmer bieten zwar ein theoretisches Maximalvolumen an, werden aber krank, nehmen sich Urlaub oder müssen kurzfristig anderweitige Pflichten abseits vom Hauptaufgabenbereich erfüllen. Dadurch sinkt deren Bruttowert auf einen tatsächlich verfügbaren Nettowert. Diese Zahlen lassen sich auch statistisch in einem Kurvendiagramm darstellen. Das Workforce Management versucht diese Arbeitszeitkurve des Personals mit dem voraussichtlichen Bedarf des Unternehmens in Einklang zu bringen. Völlig freies Spiel haben Sie als Unternehmer bei dem Vorgehen nicht, denn es gibt zahlreiche Eckpunkte wie Verträge und gesetzliche Vorschriften zu beachten. Theoretisch lassen sich Arbeitnehmer einfach von Aufgabenbereich hin und her schieben. In der Praxis führt zu willkürliches Verhalten zu Verwerfungen bei der Terminplanung, senkt die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch deren Produktivität. Der Vorteil einer solchen Kapazitätserfassung in Form einer Arbeitszeitkurve oder eines Diagramms:
- Erfassbarkeit von Arbeitszeitbedarf pro Zeitabschnitt
- bessere Vorausplanung
- Kenntnisse für flexiblen Einsatz mit Absprache
- Sichtbarkeit von Bedarfsschwankungen und Engpässen
Die Personaleinsatzplanung schließt direkt an die Kapazitätsplanung an. Dort geht es nicht mehr um allgemeine Arbeitsstunden als Planungsgrundsatz, sondern um die individuellen Mitarbeiter Ihres Unternehmens – und deren konkrete Zuteilung anhand des bestehenden Bedarfs. Kurz: Welcher Mitarbeiter arbeitet für wie lange an einem ihm zugewiesenen Arbeitsplatz?
Arbeitszeiten und Ausfälle: Arbeitszeitmanagement
Im Arbeitszeitmanagement geht es vielmehr um die Gesamtbewertung des ursprünglich angesetzten Arbeitsplanes.
- Wie viele Arbeitsstunden wurden tatsächlich umgesetzt?
- Wie groß ist Zeitausfall aus unterschiedlichen Gründen?
- Wurden gesetzliche Regeln bei der Zeitvorgabe verletzt?
- Gibt es Überstunden oder unnötigen Leerlauf in der Zeiterfassung?
Somit erfasst das Arbeitszeitmanagement mehr als nur die reine Arbeitszeit und dient der Offenlegung von Problemen, gesetzlichen Verstößen oder Schwachstellen in der Planung. Diese sogenannten Zeitkonten dienen auch der Prognose von zukünftigen Ereignissen bei der Arbeitszeitdokumentation. Die Personaleinsatzplanung und das Arbeitszeitmanagement sollten dabei den gleichen Grundlagen folgen, da es sonst zu Verfälschungen der erfassten Ergebnisse kommen kann. Vor allem aber bleibt eine sehr detaillierte und klar strukturierte Analyse notwendig. Diese Datensätze dienen als Auswertungsgrundlage für die spätere Prüfung der bisherigen Maßnahmen vom Workforce Management. Eine klare Einteilung nach sinnvollen Einheiten der Zeit wie Stunden, Tage, Wochen oder Schichten sowie Aufgabenbereiche ist daher unerlässlich.
Prüfung von Prognosen und Planung durch Controlling
Das komplette Workforce Management zielt auf Kosteneinsparung und Leistungsoptimierung ab. Als Nebeneffekt von zuverlässigen Vorhersagen und gut organisierter Einsatzpläne steigt gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Motivation. Doch hinter diesem Prozess steckt eine über Jahre gereifte Beschaffung und Verwertung von Informationen. Daher ist das abschließende Element eines Workforce Management-Zyklus die Prüfung aller Prognosen und erhobenen Datensätze. Sie stellen Prognose und tatsächlich ermittelte Daten gegenüber und analysieren die Genauigkeit der bisherigen Vorhersage. Kommt es zu größeren Abweichungen, müsse Sie klären, inwieweit diese nicht vorhersehbar waren. Eventuell ist eine ungewöhnlich starke Grippewelle verantwortlich für einen hohen Krankenstand. Möglich sind auch Unfälle oder unverschuldete Ausfälle bei Zulieferern oder vergleichbare Vorkommnisse.
Nach Abschluss der finalen Analyse passen Sie die Einzelschritte des Workforce Managements erneut an. Dadurch erhalten Sie im Lauf der Zeit ein immer präziser werdendes Instrument für den optimalen Einsatz Ihrer Mitarbeiter.
Fazit
Das Workforce Management versammelt viele einzelne Kontroll- und Analysemechanismen unter einem Begriff. Diese verlaufen zyklisch und bauen aufeinander auf. Primär dient Workforce Management der Produktivitätssteigerung und gewinnt mit der Zeit an Expertise. Vorhersagen werden für Sie expliziter und Planungen lassen sich genauer auf den Bedarf abstimmen. Diese funktionale Kette baut auf jedes ihrer einzelnen Glieder auf – eine Unterbrechung würde zu Ausfällen notwendiger Informationen führen und damit die komplette Prognose und Analyse nutzlos machen. Daher ist Workforce Management immer als ein Komplex aus verzahnten Arbeitsschritten zu verstehen, der nicht losgelöst oder isoliert betrachtet werden kann.
