Ich arbeite seit mehr als drei Jahren mit virtuellen Teams und baue diese immer wieder auf. Unternehmen sind oftmals noch klassisch organisiert und starten mit ersten virtuellen Teams aufgrund mehrere Standorte und Fachkräftemangel. Dies macht Sinn, da neben Standortvorteilen (Kunden, Ressourcen) auch Fachkräfte in jeder Region eingestellt werden können.

In diesem Artikel möchte ich meine Erfahrungen zeigen, welche für den Aufbau von solchen virtuellen Teams wichtig sind und was eigentlich genau die spezifischen Unterschiede zu lokalen Teams sind.

Virtuelle Teams bedeuten, dass man mit Tools arbeiten muss. Tools wie das Telefon, E-Mail und Videokonferenzen. Was es auch immer ist, es ist eine andere Art der Arbeit und wir sind noch dabei diese vollständig zu verstehen.

Geschäftsleitungsmitglied eines IT-Dienstleisters im Roundtable

Arbeit sinnvoll virtuell abbilden

Die meisten Unternehmen erproben virtuelle Arbeit noch. Aber grundlegend kann man meiner Meinung nach in jeden Unternehmen einen Teilausschnitt der Arbeit virtuell erledigen.

Geschäftsführer eines IT-Dienstleisters im Roundtable

Genau dies ist die wichtige Kernaussagen. Es gilt im ersten Schritt zu schauen, welche Art der Arbeit eigentlich für ein virtuelles Team geeignet ist. Ich denke, dass vor allem Softwareentwicklung und wissensbasierte Arbeiten besser geeignet sind als Aufgaben aus der Produktion.

Es gilt nun diese Arbeit zu visualisieren und virtuell sichtbar zu machen. Ich merke, dass bspw. die Organisation der Firmenfeier eher unterbewusst abläuft und es schon sehr schwer ist überhaupt eine Checkliste zusammenzustellen. Probieren Sie es mal bei einem Projekt Ihrer Wahl.

Ich zeige im folgenden ein Beispiel anhand der Organisation einer Firmenfeier geben. Diese folgenden Pakete können z.B. als Tasks in einer Software abgebildet werden. Ich habe mich dazu von einer Website inspirieren lassen.

  • Anlass wählen
  • Datum und Uhrzeit festlegen
  • Location wählen und buchen
  • Motto wählen
  • Ziele festlegen
  • Finanzierung und Budget festlegen
  • Gästeliste erstellen und Gäste einladen
  • Künstler wählen und buchen
  • Party Service bzw. Catering wählen und buchen
  • Dekoration und Styling organisieren
  • Aufbau und Reinigung organisieren
  • Einladungen erstellen und verschicken
  • Rahmenprogramm / Ablaufprogramm zusammenstellen
  • Technische Planung (Ton, Licht, Bühne, Video) organisieren
  • Firmenfeier-Vermarktung (Give-Aways) wählen und organisieren
  • Platzordnung anfertigen

Mithilfe deiner solchen Abstraktion könnte ein virtuelles Team nun diese Liste abarbeiten und eine Führungskräfte müsste nur sicherstellen, dass Tasks in der richtigen Reihenfolge zur richtigen Zeit erledigt werden.

Aufgaben in kleine Pakete zu zerbrechen ist wichtig für die virtuelle Arbeit

Lesetipp: Voraussetzungen für Arbeit 4.0

Prozesse und Tools

Nun gilt es sinnvolle Technologie zur Zusammenarbeit zu etablieren. Ich möchte aber nicht zu tief auf Chatsysteme und co. eingehen, da ich dies bereits in einem anderen Artikel ausgeführt habe. Sondern es geht mir um die Einrichtung und tägliche Nutzung der Tools.

Lesetipp: Tools für virtuelle Teams

Projekte, welche in Arbeitspakete und Tasks zerkleinert sind

Im ersten Schritt geht es nun darum, dass Sie die Aufgaben sauber in kleine Projekte runterbrechen. So können Sie auch einfach den Status von Projekten reporten. Sie haben bspw. ein Projekt in 18 Tasks heruntergebrochen. Sie wissen, dass 16 der 18 bereits fertig sind und können damit sagen, dass das Projekt fast fertig ist.

Ein klarer und beschriebener Tasks als Beispiel in der Software Jira

Nun gilt es sinnvolle und gute Beschreibungen der Aufgaben zu verfassen. Ziel ist, dass jeder Mitarbeiter einfach und schnell diese verstehen kann. Auch müssten Konversationen und Stati zur Aufgabe festgehalten werden. Diese können als Kommentare im System festgehalten werden. Sie sehen beides im Screenshot oben. Wichtige Inhalte von Tickets sind:

  • Wer (Kunde/Intern) ist der Stakeholder des Tickets?
  • Was soll getan sein?
  • Warum benötigen wir diese Aufgabe?
  • Bis wann brauchen wir das Ticket
  • Wie ist die Definiton of Done?
Kanban Board bzw. Queue, welche virtuelle Teams nutzen können

Nun geht es darum diese Arbeit sauber auf dem Board abzubilden und die Aufgabenerledigung sicherzustellen. Oben sehen Sie im Bild eine sinnvolle und saubere Abbildung der Arbeit. Sie wissen immer genau wer, wann, woran arbeitet. Dies kann nun in beliebigen Tools wie Jira, ORTS, Trello, OpenProject und vielem mehr abgebildet werden. Die Wahl liegt bei Ihnen.

Neue Führung: Digital Leadership

Vor allem Führung ändert sich. Während Sie vor einiger Zeit noch die Mitarbeiter geführt haben, achten Sie nun auf die Queue und die richtige Zerteilung der Arbeit. Natürlich bleibt noch Coaching der Mitarbeiter aber ich möchte auf die menschliche Komponente in diesem Artikel nicht weiter eingehen.

Eine Führungskraft wird ein wenig zu Product Owner auf aus Scrum. Zwar nicht zu 100% aber es ähnelt sich stark. Meine wichtigsten Aufgaben waren:

  • Ziele mit dem Management abstimmen und die Arbeit in kleine Tickets zu zerbrechen
  • Dem Team das Gesamtbild vermitteln
  • Alle Tickets in der Queue haben den richtigen Status und sind klar formuliert.
  • Sicherzustellen, dass die Queue sichtbar, transparent und für alle klar ist, was zu tun ist.
  • Die Tickets so zu sortieren, dass Ziele und Missionen optimal erreicht werden können
  • Den Wert der Arbeit zu optimieren
  • Sicherzustellen, dass das Team im erforderlichen Maße die Inhalte der Tickets versteht.

Sie merken, dass sich die Arbeit einer Führungskraft von der prestige Führung eher in einem Queue-Befüller ändert und es sich wie eine Degradierung anhört aber weiterhin eine wichtige Aufgaben ist. Es ist die Grundlage, dass das Team arbeiten kann. Sie werden merken, dass virtuelle Teams mit klaren Aufgaben viel effizienter als vor-Ort Teams sind und Sie damit als Führungskraft oftmals der Star sind.

Lesetipp: Digital Leadership

Fazit

Sie merken, dass virtuelle Teams einen großen Vorteil bringen können. Wichtig dafür ist, dass Sie die Arbeit sauber abstrahieren und in kleine Pakete zerteilen. Diese müssen in einer Software abgebildet werden. Bei der Abarbeitung sind vor allem die Einhaltung von Prozessen sehr wichtig (aufgrund der Distanz). Als Führungskraft ändert sich die Arbeit ebenfalls grundlegend und ist ein wenig mit dem Product Owner zu vergleichen.

Tipp: Lesen Sie mein Buch: KMU im digitalen Wandel bei Springer Gabler oder buchen Sie mich für einen Vortrag.

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/thailand-asien-koh-lanta-2113685/

Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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