Arbeit 4.0 steht für eine orts- und zeitunabhängige Arbeit. Eine solche Arbeit versuchen aktuell zahlreiche Unternehmen zu etablieren, da die Vorteile besonders im Recruiting sowie der hohen Zufriedenheit von Mitarbeitern Unternehmen helfen erfolgreicher zu sein. 

Ich halte in letzter Zeit oft Vorträge und Unternehmen sehen eine solche Arbeit oft als nicht oder nur schwer umsetzbar, da agile Teams vor Ort zusammensitzen müssen und die direkt Kommunikation virtuell oft nicht zielführend ist. Das mag im ersten Schritt richtig sein. Ich merke, dass es einige Vorraussetzungen für die Umsetzung der Arbeit 4.0 gibt und möchte diese in diesem Artikel auflisten und damit die Bedenken minimieren.

Kurz gesagt, müssen Sie Arbeit sinnvoll in kleine Pakete schneiden und diese von jedem Ort und Mitarbeiter bearbeitbar und messbar machen. 

Lesetipp: Was ist Arbeit 4.0

Technologie als Voraussetzung 

Um verschiedene Mitarbeiter zu vernetzen gilt es die Arbeitsvorgänge in Ticketsystemen oder Software wie z.B. Jira oder OTRS abbilden. Sie können Ihre Mitarbeiter nicht mehr persönlich überwachen und müssen deswegen Remote die Aufgabenerledigung kontrollieren. 

Ich löse das beispielsweise so, dass meine Mitarbeiter in einem Ticketsystem (und Jira) verschiedene Aufgaben haben. Diese werden von mir oder von den Kunden dort per Mail oder direkt eingekippt. Der Mitarbeiter muss stets dafür sorgen, dass die Queue, also alle Tickets in Bearbeitung oder sogar gelöst sind. Er dokumentiert dort die bereits erledigten Arbeitsschritte. Der Vorteil ist, dass ebenfalls ein anderer Mitarbeiter das Ticket nach kurzer Einlesezeit übernehmen könnte. 

Mithilfe einer Software zur Aufgaben- und Vorgangsverwaltung können Sie also Mitarbeitern die Möglichkeit geben Remote zu arbeiten und Tickets können ebenfalls, falls der Mitarbeiter nicht weiter weis an jemand anderes übergeben werden, welcher ebenfalls recht schnell weiterarbeiten kann. 

Aufgaben schneiden als Voraussetzung 

Eine weitere wichtige Voraussetzung zur Nutzung der Tools ist, dass Sie überhaupt in der Lage sind Arbeit sauber zu schneiden. Hier merke ich, dass viele Manager die meistem Probleme sehen. Oft ist bei komplexen Sachverhalten gar nicht direkt klar, was eigentlich getan werden muss oder Mitarbeiter können eigene Arbeit nicht abstrahieren, da diese unterbewusst ausgeführt wird.

Nun heißt es: dran bleiben und in Workshops die Arbeit gezielt zerlegen. Ich möchte dazu ein Beispiel für die Organisation einer Firmenfeier geben. Diese folgenden Pakete können Sie z.B. als Tasks in Jira abgebilden. Ich habe mich dazu von einer Website inspirieren lassen.

  • Anlass wählen
  • Datum und Uhrzeit festlegen
  • Location wählen und buchen
  • Motto wählen
  • Ziele festlegen
  • Finanzierung und Budget festlegen
  • Gästeliste erstellen und Gäste einladen
  • Künstler wählen und buchen
  • Party Service bzw. Catering wählen und buchen
  • Dekoration und Styling organisieren
  • Aufbau und Reinigung organisieren
  • Einladungen erstellen und verschicken
  • Rahmenprogramm / Ablaufprogramm zusammenstellen
  • Technische Planung (Ton, Licht, Bühne, Video) organisieren
  • Firmenfeier-Vermarktung (Give-Aways) wählen und organisieren
  • Platzordnung anfertigen

Ich merke, dass selbst die Organisation der Firmenfeier eher unterbewusst abläuft und es schon sehr schwer ist überhaupt diese Checkliste zusammenzustellen. Probieren Sie es mal bei einem Projekt Ihrer Wahl.

Fazit: Potentiale durch Arbeit 4.0

Ich denke, dass sich die Mühe Aufgaben im Tools abzubilden lohnt, da Sie so beispielsweise auch gewisse Tasks an einen Dienstleister leicht abgeben können und auch neue Mitarbeiter direkt mit kleinen Tickets starten können ohne große Einarbeitung. Auch können Sie Wissensmonopole abbauen und know-How bei Kündigungen im Unternehmen halten. Ich denke, dass es sicherlich nicht in allen Bereichen einfach möglich ist aber der Aufwand Arbeit 4.0 zu erproben sich lohnt.

Bildquelle: Geschäft Foto erstellt von ijeab – de.freepik.com

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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