Virtuelle Teams sind in vielen Organisationen schon längst ein fester Bestandteil der Unternehmensorganisation geworden. Mobiles Arbeiten und Home-Office sind dabei oftmals die Basis, damit Teams auch ohne räumliche Nähe effizient zusammenarbeiten können. Doch welche Tools können die Leistungsfähigkeit und Arbeitsqualität von virtuellen Teams sonst noch positiv beeinflussen? Was braucht es, damit Unternehmen auch bei grenzen- und nationenübergreifenden Teams einen Nutzen ziehen können?

Vorteile virtueller Teams

Virtuelle Teams haben nicht nur für Unternehmen viele Vorteile, sondern auch für deren Mitarbeiter. Während Unternehmen durch das Auflösen ortsgebundener Arbeitsplätze oftmals auf eine viel größere Palette von Experten, auch aus dem internationalen Bereich zurückgreifen können, fördern Sie bei Ihrer Belegschaft gleichzeitig die Reduzierung von Kosten und Zeitintervallen und die Erhöhung des Kundennutzen. Dies gelingt, indem Teams Onlinemeetings statt traditioneller Besprechungen abhalten und im digitalen Raum in Echtzeit und gemeinsam an Projekten, Aufträgen und Prozessen arbeiten. Dokumente können dabei per Mausklick übermittelt und wichtige Nachrichten über Messenger-Systeme ausgetauscht werden. Durch die Verwendung von IT-Tools werden dabei Aufgabenverteilung und Fortschritt für alle Mitglieder top aktuell und transparent dargestellt. Aber auch Kunden müssen bei Anfragen nicht mehr zwingend von Mitarbeitern vor Ort besucht werden, sondern es wird stattdessen eine Beratung in Form einer Videokonferenz ermöglicht.

Vorteile virtueller Teams:

  • Auflösung ortsgebundener Teams
  • Inanspruchnahme der Arbeitsleistung internationaler Experten
  • Senkung der Faktoren Zeit und Kosten
  • Erhöhung des Kundennutzen
  • effiziente Zusammenarbeit globaler Teams durch Onlinemeetings, Messenger-Systeme und die Schaffung eines digitalen Konferenzraums
  • Transparenz über die Aufgabenverteilung und den Bearbeitungsfortschritt
  • onlinebasierte Kundenberatung

Hilfreiche Systeme und Tools für virtuelle Teams

Um diese Vorteile zu realisieren, bedarf es einiger wichtiger und effizienter Maßnahmen und Werkzeuge, die das gemeinschaftliche virtuelle Arbeiten fördern.

Tools zur Projekt- und Aufgabenverwaltung

Da virtuelle Teams nicht auf einen gemeinschaftlichen ortsgebundenen Raum zurückgreifen können, indem alle Tasks, Dokumente, Termine und Projekte übersichtlich und transparent dargestellt sind, bedarf es spezieller Softwarelösungen, die die Projekt- und Aufgabenverwaltung für alle Teammitglieder jederzeit verfügbar machen und aktuell gehalten darstellen. Nur so können virtuelle Teams professionell und effizient zusammenarbeiten.

Digital Mind Maps

Ergänzend zu einer organisierten Projekt- und Aufgabenverwaltung bietet sich auch die Nutzung digitaler Mind Maps an. Mithilfe dieser fällt es virtuellen Teams leichter Ideen und Ansätze zu sammeln und anschließend gemeinsam zu strukturieren und analysieren. Dank einer onlinebasierten Bearbeitung können Änderungen an Zielvorstellungen jederzeit, von überall und von jedem Teammitglied durchgeführt werden.

Messenger-Systeme

Der fehlende persönliche Kontakt und ein möglicher Bruch in der Kommunikationsdichte der Teams, lässt sich neben Telefon und Email auch durch Messenger-Systeme beheben. Diese ermöglichen es, wichtige Informationen und Daten nicht nur viel schneller, sondern auch viel übersichtlicher untereinander auszutauschen und mit mehreren Teammitgliedern gleichzeitig in Echtzeit basiertem Kontakt zu stehen. Aber auch spezielle virtuelle Telefonanlagen können einen Mehrwert schaffen. So lässt sich zum Einen schnell erkennen, ob ein Kollege derzeit für eine Kontaktaufnahme verfügbar ist und zum anderen ist es für virtuelle Teams auch möglich von zuhause auf die Kontakte der Kollegen zuzugreifen und diese im Bedarfsfall anzurufen.

Online Konferenzen

Jedoch Bedarf es in regelmäßigen Abständen auch für virtuelle Teams auf eine erweiterte Besprechungsrunde zurückzugreifen. Um Fahrtkosten und den entsprechenden Zeitverlust für ein persönliches Treffen zu umgehen, können virtuelle Teams auf die Nutzung von Online Konferenzen setzen. Dabei können sich alle Teammitglieder in einem onlinebasierten Raum zusammenschalten und ein traditionelles Meeting abhalten.

Tools für eine gemeinsame Datennutzung

Schlussendlich sollten virtuelle Teams vorzugsweise auch auf die Nutzung von File-Sharing-Anwendungen zurückgreifen. Mithilfe dieser können Daten, Dokumente und Informationen auf mehrere Computer übertragen und stets aktuell gehalten werden. Durch die gemeinsame Datennutzung, zum Beispiel anhand der Verwendung von Clouds, können so mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einer Datei arbeiten und dadurch eine enorme Zeitersparnis realisieren.

Das passende Tool finden

Nicht immer bedarf es der Nutzung aller Tools um eine effiziente Zusammenarbeit Ihrer virtuellen Teams zu gewährleisten. Daher sollten Sie zunächst einmal analysieren, welche Kommunikationsprobleme bei Ihrer Belegschaft vorliegen um darauf aufbauend ein hilfreiches Werkzeug zur Verfügung zu stellen. Grundsätzlich bietet es sich dabei an folgenden Prozess zu durchlaufen.

Schritt 1: Problemanalyse und Zielsetzung

Finden Sie heraus, woran es bei der Zusammenarbeit Ihres Teams hapert und an welchen Stellen sowie in welchen Situationen bestimmte Kommunikations- oder Medienbrüche vorzufinden sind. Auf Basis dieser Ergebnisse können Sie anschließend eine Vision entwickeln, aus der hervorgeht, wie eine optimale Verbesserung aussehen soll. Das bedeutet nicht nur, dass Sie Verfüg- und Realisierbarkeit des Werkzeugs überprüfen, sondern auch den professionellen Umgang Ihrer Mitarbeiter mit dem neuen Tool bedenken sollten. Um letzteres sicherzustellen, sollten Sie Ihre Teams frühzeitig in den Prozess miteinbeziehen.

Schritt 2: Planung

In diesem Schritt sollten Sie sich genaue Gedanken über die Einführung des Tools machen. Wenn Ihre Teams mit einer solchen Art von Werkzeug bisher weniger vertraut sind, macht es eventuell Sinn einen Online Workshop oder internetbasierten Berater zur Verfügung zu stellen. So können Sie Ihren Mitarbeitern die richtige Nutzung des Tools gezielter näherbringen. Gleichzeitig sollten Sie auch die Implementierungskosten sowie zukunftsorientierte Gebühren, wie z.B. für Wartung oder Aktualisierungen in Ihre Planung miteinbinden.

Schritt 3: Implementierung

Haben Sie die Realisierung des Tools zufriedenstellend geplant, können Sie Ihren Mitarbeitern das Werkzeug schließlich zur Verfügung stellen. Aber auch hier sollten Sie beachten, dass es möglicherweise einige Zeit brauchen kann, bis Ihre Teams mit dem Tool vertraut sind. Erst danach lassen sich bisherige Probleme lösen und ein Nutzen ziehen.

Fazit

Virtuelle Teams bieten Ihrem Unternehmen durch die Verwendung der dargestellten Tools ein großes Potenzial für eine effektive und ortsgebundene Zusammenarbeit von Experten aus aller Welt. Aktuelle Studien haben ergeben, dass sich immer mehr Mitarbeiter die Möglichkeit des Home Offices oder flexiblere, selbstbestimmte Arbeitszeiten wünschen. Durch die Einführung virtueller Teams und die Bereitstellung der passenden Werkzeuge können Sie Ihrer Belegschaft genau diesen Wunsch erfüllen. Gleichzeitig müssen Sie aber auf traditionelle Arbeitsweisen wie Konferenzen und Meetings oder Aspekte wie eine transparente Kommunikation und eine abteilungsübergreifende Projektverwaltung nicht verzichten.

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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