Seit einiger Zeit arbeite ich komplett virtuell mit einem Team in Berlin und Kunden verteilt in ganz Deutschland. Einige meiner Blogleser haben bereits schon nach Tipps zur Arbeit in einem virtuellen Team gefragt. Nachdem es dazu auch noch eine Blogparade bei Bugasi gibt, möchte ich meine Tipps mit Schwerpunkt auf unsere Softwaretools im folgenden aufzeigen.

Organisation des Teams

Im ersten Schritt möchte ich etwas über unser Team sagen. Wir sind an drei Standorten und haben unsere vier Kunden auf das Team aufgeteilt. Dazu war uns wichtig, dass jeder Kunde einen eigenen dedizierten Ansprechpartner hat und dieser durch diverse andere Mitarbeiter vertreten wird. Diese wurden bei der allgemeinen Kommunikation dann meist bei Mails z.B. in cc genommen. Speziell Rollen- und Aufgabenverteilung sind für uns sehr wichtig im Team.

Aufbau des virtuellen Teams (eigene Abbildung)

Softwaretools für virtuelle Teams

Natürlich gibt es noch zahlreiche menschliche Faktoren, allerdings möchte ich in diesem Beitrag nur auf Technologie eingehen. Für Informationen dazu können Sie weiterführende Artikel lesen:

Als erstes wollten wir die Kommunikation und Transparenz im Team sicherstellen. Dazu haben wir ein Tool selbst programmiert, in welchem jeder seine Anwesenheit eintragen konnte. Dabei gab es die Einstellungen: Homeoffice, Standort 1, Standort 2, Krank und Urlaub. So war mir als Teamleiter jederzeit bewusst, an welchem Ort die Mitarbeiter sind.

Anwesenheitsplan in unseren Team

Um uns täglich abzustimmen gab es ein Daily jeden Tag per Videokonferenz. Natürlich haben wir uns auch einmal im Monat getroffen aber hauptsächlich haben wir per Video miteinander kommuniziert. So war auch gesichert, dass wir nicht den direkten Kontakt verlieren konnten.

Arbeitsmodus in unserem Team

Zur Arbeitserledigung verwenden wir zwei Tools. Dabei wurde jede Aufgabe auf unser Jira Board eingekippt. Diese wurde von mir als Product Owner geplant. Wir hatten dabei zwei Modi: Auf der einen Seite haben wir Ad-Hoc Aufgaben, welche mithilfe eines Tickettools abgearbeitet werden und planbare Arbeit, welche wir in Sprints mit Jira durch die Methodik Scrum abarbeiten.

Ergänzend zur Kommunikation verwenden wir ebenfalls ein Chat System, welches die E-Mail Flut verringert und ebenfalls erlaubt zu speziellen Themen und Aufgaben einen Chatraum zu eröffnen. Zusammenfassend haben wir folgende Tools:

  • Anwesenheitsübersicht
  • Chat-System
  • Ticketsystem
  • Jira
  • Videokonferenzsystem

Fazit: Aufbau einer Toollandschaft schafft Kommunikation

Der Artikel ist noch sehr grob und beschreibt in erster Linie, welche Tools wir verwenden. Ich muss dazu sagen, dass wir erst vor 12 Monaten damit gestartet haben und erproben langsam Tool für Tool den Umgang. Ich denke, dass in Zukunft noch viel Arbeit in der Übung mit den Tool bevor steht aber wir schon jetzt auf einen guten Stand der digitalen Zusammenarbeit sind und durch die zwei neuen Standorte Zugriff auf weitere Fachkräfte und Spezialisten haben.

Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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