Corona betrifft uns alle – vor allem im Beruf. Es arbeiten aktuell fast alle deutschen Wissensarbeiter vom Homeoffice aus. Selbstverständliche Annahmen darüber, wie wir früher Arbeit erledigt haben, werden plötzlich umgestossen. Die Digitalisierung wurde massiv beschleunigt und wir mussten uns schneller verändern als wir es gewohnt waren.

Doch wie wirkt sich COVID-19 und der Lockdown auf uns aus? Besonders möchte ich auf die dauerhafte und aktuelle virtuelle Zusammenarbeit eingehen. Dazu habe eine Studie von Asana gefunden, welche über 13.000 Wissensarbeiter weltweit befragt hat. Ich ziehe dazu in diesem Artikel spannende Erkenntnisse aus der Studie und kommentiere diese. Ich gehe vor allem auf neue Herausforderungen und Handlungsempfehlungen zu den Herausforderungen ein.

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Neue Herausforderungen virtueller Teams seit COVID-19

Was sind also diese neue Herausforderungen seit COVID-19 oder besser gesagt: welche Herausforderungen sind nun stärker spürbar als früher? Ich denke, dass man es in einem Wort zusammenfassen kann: Videokonferenzen und das massenhaft. Weiterhin führt die massive Nutzung von Tools zu einem hohen Information-Overload. Für uns selbst steigt damit auch das Burnout Risiko. Doch was sagen die konkreten Zahlen? Mehr dazu gleich in den Absätzen.

Overhead, Doppelarbeit und unnütze Meetings

Die Studie zeigt, dass 60% des Alltags eines Wissensarbeiters durch Koordinierung bestimmt wird. Nur 26 % der Zeit entfällt auf Facharbeit und ganze 14% auf konzeptionelle Arbeit. Wir sind also meist dabei uns mit anderen abzustimmen und darüber zu reden: Wie arbeiten wir und was? Weiterhin sollten die befragten Wissensarbeiter die einzelnen Meetings bewerten. Im Durchschnitt wurden 157 Meetingstunden pro Jahr als unnötig empfunden. Dies sind knapp 4 Wochen eines Mitarbeiters.

Was sind Gründe für den hohen Aufwand der Koordination? Laut der Studie sind es fehlende Klarheit über Rollen, Verantwortlichkeiten und Zielsetzungen. Es führt sogar dazu, dass Mitarbeiter Arbeitszeit dafür nutzen Arbeit zu erledigen, welche bereits erledigt worden ist. Laut der Studie sind es 236 Stunden an Doppelarbeit pro Jahr pro Mitarbeiter. Dies sind knapp 6 Wochen Arbeit eines Mitarbeiters.

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Kontextwechsel und Toolüberflutung

Für unsere tägliche nutzen wir Tools. Laut der Studie wechseln wir 25 Mal am Tag zwischen 10 Anwendungen hin- und her. Dieser Kontextwechsel kostet uns Kraft. Das zeigt auch, dass mehr als 27% der 13.000 befragten Wissensarbeiter es anstrengend finden zwischen den Anwendungen zu wechseln und auch zahlreiche Handlungen und Nachrichten verlorengehen. Gründe sind einerseits die Anstrengung des Toolwechsels und andererseits durch die hohe Anzahl der elektronischen Nachrichten.

Auch auffällig ist, dass sich ableiten lässt, dass Mitarbeiter, die öfter von Anwendung zu Anwendung
wechseln, auch mehr Probleme mit der effektiven Priorisierung ihrer Arbeit haben. Umso mehr Tools – umso weniger Effizienz also, so die Studie.

Multitasking ist also Alltag geworden. Dies wird schon am kleinen Beispiel deutlich, dass 80% der Wissensarbeiter IMMER den Posteingang (Mails) im Blick haben. Somit wird eigentlich kaum eine Aufgabe noch wirklich ohne Nebenbeschäftigung erledigt. Meine Erfahrung zeigt: seit COVID.19 leidet vor allem die Qualität der Arbeit – Rechtschreibfehler und kleinere Flüchtigkeitsfehler sind mittlerweile Alltag. Selbst ich schreibe diesen Blogartikel nebenbei mit Blick auf meine Mails.

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Burnout-Risiken sind erhöht

Als dritter wichtiger Punkt möchte ich auf Burnout eingehen. Sie kennen das: das ständige Wechseln zwischen Anwendungen, Informationen und Zoom-Meetings ist sehr anstrengend. Wir müssen also besser auf uns aufpassen – besonders in Zeiten des Lockdowns haben wir fehlenden Ausgleich. Die langfristigen Auswirkungen des Lockdown werden noch etwas auf unseren Geist einschlagen. Unternehmen müssen die Gründe für Burnout verstehen, bekämpfen und eliminieren.

Laut der Studie zweifeln fast zwei drittel der befragten Wissensarbeiter an der eigenen Arbeitsleistung. Dies nennt man das Hochstapler-Syndrom. Gründe sind sicherlich die Unsicherheit ob man genug tut oder ob wirklich alles richtig ist als auch mangelnde Abnahmekriterien und Prozesse. Dieser dauerhafte Stress auch das Risiko eines Burnout steigern.

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Empfehlungen für virtuelle Teams

Nun bleibt die Frage – wie gehe ich mit den Herausforderungen um? Was kann ich als Mitarbeiter oder Unternehmen tun? Die befragten Wissensarbeiter der Studie haben dazu Maßnahmen bewertet. Die wichtigsten Maßnahmen sind:

  • Flexible Arbeitszeiten
  • Mitarbeiter zu Auszeiten ermutigen
  • Klarheit über Prozesse und Erwartungen
  • Anzahl der Meetings sinnvoll reduzieren
  • Doing Hours einrichten
  • Neue Technologie einkaufen und sinnvoll miteinander verknüpfen

Hierzu möchte ich nun meine persönlichen Erfahrungen preisgeben. Wichtigste Maßnahmen ist die Flexibilität von Mitarbeitern. Gerade die Flexibilität der ortsunabhängigen Arbeit hilft, dass im Homeoffice die Effizienz höher ist. Für ein drittel der Befragten ist diese Art der Arbeit sogar absolut wichtig und sie glauben, dass sich die Lebensqualität dadurch massiv steigert.

Weiterhin könnten laut der Studie Mitarbeiter durch verbesserte Prozesse jede Woche 6 Stunden und 5 Minuten pro Person sparen (das sind 290 Stunden pro Jahr). Hierzu könnten Meetings gespart werden und Auszeiten sinnvoll eingehalten werden. Dies geht einher mit der Schaffung von Klarheit über Prozessen und der Klarheit: wann machen wir ein Meeting und wann nicht.

Außerdem sehen 70% der befragen Wissensarbeiter noch viel Luft nach oben in der effizienten Einstellung und Nutzung der Technologien. Es ist noch zu umständlich für die Probanden sich durch Tools zu klicken. Es wird noch eher als Last statt als Hilfe gesehen.

Zusammenfassend kann ich sagen: Es ist wichtig sich auch Auszeiten zu gönnen und nicht ständig auf den PC zu schauen oder auch mal mit Headset sich zu bewegen. Laufen Sie z.B. durch die Wohnung. Auch gilt es Meetings sinnvoll zu reduzieren und sich im Kalender Doing Hours zu blocken. Hier schaltet man 1h alle Tools ab und arbeitet konzentriert an Aufgaben.

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Fazit

Wir sind alle vom Lockdown betroffen und unsere Arbeit verändert sich massiv. Es folgen neue Herausforderungen, welche wir uns bewusst sein müssen. Diese sind Information-Overload, Kontextwechsel und ein erhöhtes Burnout Risiko.

Wenn wir uns dieser Risiken bewusst sind, können wir durch Maßnahmen wie Doing-Hours, klaren Prozesse, sinnvollen Software Tools und vor allem deren konstruktiver Nutzung die Herausforderungen meistern.

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/homeoffice-office-b%C3%BCro-arbeit-5190504/

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Rechtschreibung: Ich führe diesem Blog neben dem Job und schreibe viele Artikel in Bahn/Flugzeug oder nach Feierabend. Ich möchte meine Gedanken und Ansätze als Empfehlungen gerne teilen. Es befinden sich oftmals Tippfehler in den Artikeln und ich bitte um Entschuldigung, dass ich nicht alle korrigieren kann. Aber Sie können mir helfen: Sollten Sie Fehler finden, schreiben Sie mich gerne an! Lesen Sie mehr dazu.

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Autor

Ich blogge über den Einfluss der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt. Hierzu gebe ich Inhalte aus der Wissenschaft praxisnah wieder und zeige hilfreiche Tipps aus meinen Berufsalltag. Ich bin selbst Führungskraft in einem KMU und Ich habe berufsgeleitend an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management meine Doktorarbeit geschrieben.

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