Nicht erst seitdem sich virtuelle Teams und Homeoffice verstärkt in Unternehmen etablieren, wird dort bereits auf Video- und Telefonkonferenzen als Ersatz zum persönlichen Meeting zurückgegriffen. Dennoch führt der stärkere Fokus auf die neuen Methoden im Rahmen von New Work dazu, dass die passende virtuelle Meetingsoftware und die richtige Ausstattung deutlich an Bedeutung gewinnen.

Worauf es hierbei genau ankommt und welche Faktoren eine wesentliche Rolle spielen, möchte ich in diesem Artikel näher erläutern. Alle Informationen spiegeln dabei eine Zusammenfassung aus Kapitel 3.4 meines Buches Virtuelle Teams und Homeoffice vom Springer Verlag wider.

Virtuelle Meetings

Besonders zu Beginn der COVID-19-Pandemie im März 2020 zeigte sich, wie wichtig der Ersatz persönlicher Meetings durch virtuelle Konferenzen ist. Diese Maßnahme wurde sogar so stark von Unternehmen genutzt, dass es zeitweise zu Ausfällen wegen Systemüberlastung kam.

Dabei greifen aktuell die meisten Betriebe auf den Marktführer Zoom im Bereich für virtuelle Meetingssoftware zurück. Neben einer kostengünstigen monatlichen Pauschale von 14 EUR pro Nutzer bietet es zu dem einige weitere Vorteile. So können sie mittels Zoom nicht nur per Telefon an Videokonferenzen teilnehmen, sondern gemeinsam mit Kollegen virtuell Dokumente betrachten. Dabei entspricht die Software natürlich einer sicheren verschlüsselten Videolösung.

Alternativ beziehen Unternehmen ihre virtuelle Meetingsoftware aber auch über Open-Source-Angebote wie Kopano und Jitsi. Oder aber im kommerziellen Bereich über Skype, Goto Meeting oder Webex.

Wahl des richten Mikrophones

Doch auch die beste virtuelle Meetingssoftware kann nur dann effizient genutzt werden, wenn auch die weitere Ausstattung sich auf einem adäquaten Level befindet. Dazu gehört in erster Linie auch die Wahl des richtigen Mikrophons. Insbesondere deshalb, weil die bereits im PC verbaute Hardware oftmals nicht ausreichend genug ist (vgl. dazu untere Abb.).

Meine Ausstattung besteht aus einem Jabra Evolve 75 Headset für die Telefonie
und einem Kondensator Mikrofon (T-Bone 400) mit Steinberg HR12 Audiointerface
für die Videokonferenz
(Lindner, 2020)

Grundsätzlich empfehle ich daher bei der Entscheidung für die richtige Ausstattung auf folgendes zu achten:

Sound: Ganz entscheidend für professionelle und komfortable Meetings ist vor allem der Sound. Je besser sie zu verstehen sind, desto angenehmer ist die Konferenz auch für die anderen Teilnehmer.

Mikrophon & Sound: Ganz entscheidend für professionelle und komfortable Meetings ist vor allem der Sound. Je besser sie zu verstehen sind, desto angenehmer ist die Konferenz auch für die anderen Teilnehmer. Das Mikrophon sollte daher vor allem eine klare Stimme übertragen. Ich arbeite deshalb beispielsweise mit einem Studiomikrophon mit Audio-Interface (ab 200 EUR im Set).

Webcam: Ich empfehle für ein hochwertiges Produkt einen Budgetrahmen im Bereich von 150 EUR.

Headset: Beim Headset sollte meiner Meinung nach auf eine Bluetooth-Variante (100-300 EUR) mit aktiver Rauschunterdrückung zurückgegriffen werden. Dies hat zudem den Vorteil, dass die Umgebungsgeräusche für den Anrufer reduziert werden.

Fazit für virtuelle Meetingsoftware und die richtige Ausstattung

Gerade durch die COVID-19-Pandemie hat sich ganz klar gezeigt, wie wichtig eine gute virtuelle Meetingssoftware sowie die dazu passende Ausstattung sind. Auch wenn es nicht immer unbedingt notwendig ist ein hohes Budget zu setzen, so empfehle ich dennoch zumindestens ein qualitativ hochwertiges Mikrofon oder Headset anzuschaffen.

Im Bereich der Software können Sie darüber hinaus zwischen kommerzieller und freier Open-Source-Software (Kapitel 3.1 und 3.3. meines Buches) wählen. Dies sollten Sie dabei in erster Linie von der Unternehmensstrategie abhängig machen. Wichtig ist aber auch, dass Sie die virtuelle Meetingssoftware sinnvoll interagieren lassen. Das bedeutet, dass sie entweder alle nötigen Komponenten vom gleichen Anbieter beziehen oder aber sich im Bereich von Open-Source ein Paket mit den entsprechenden Elemente selbst zusammenstellen. Denn nur so können sie schließlich eine effiziente Software-Landschaft in ihrem System etablieren, bei deren Nutzung sich auch ihre Mitarbeiter wohl fühlen.

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/mikrofon-tastatur-tablet-podcast-2469297/

Tipp: Lesen Sie mein neues Buch: virtuelle Teams & Homeoffice bei Springer Gabler oder buchen Sie mich für einen Vortrag.

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Ich blogge über den Einfluss der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt. Hierzu gebe ich Inhalte aus der Wissenschaft praxisnah wieder und zeige hilfreiche Tipps aus meinen Berufsalltag. Ich bin selbst Führungskraft in einem KMU und Ich habe berufsgeleitend an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management meine Doktorarbeit geschrieben.

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