Während ich Ihnen zuvor die notwendigen und passenden (Software-)Tools an die Hand geben konnte, geht es nun darum, diese richtig einzusetzen. Denn für eine erfolgreiche Führung bedarf es auch den richtigen Arbeitsmethoden für virtuelle Teams.
Worauf es hierbei genau ankommt und welche Faktoren eine wesentliche Rolle spielen, möchte ich in diesem Artikel daher näher erläutern. Alle Informationen spiegeln dabei eine Zusammenfassung aus Kapitel 4 meines Buches Virtuelle Teams und Homeoffice vom Springer Verlag wider.
Arbeitsmethoden für virtuelle teams
Virtuelle Teams kommen insbesondere bei komplexen Projekten zu tragen, da es hier häufig dem Input verschiedener Expertengruppen bedarf. Aufgrund dieser Umstände sind agile Ansätze hier zu empfehlen. Mit Agilität sind hierbei die Eigenschaften eines Unternehmens gemeint schnell, flexibel und möglichst in Echtzeit auf Marktveränderungen zu reagieren. Dies bezieht sich in diesem Zusammenhang vor allem auf konkrete Abläufe und Meetingformate. Arbeitsmethoden für virtuelle Teams sollten dabei, für ein einwandfreies Gelingen, durch strikt geregelte Prozesse und Rollenverteilungen gekennzeichnet sein, die gleichzeitig aber auch einen steuerbaren Grad für Flexibilität erlauben. Das Hauptziel dahinter sollte sein, Arbeitsmethoden für virtuelle Teams so zu gestalten, dass Mitarbeiter mithilfe von Selbstorganisation und Handlungsfreiheit eigene Prozesse bearbeiten können.
Dennoch darf man sich Agilität nicht als Allheilmittel vorstellen.
Stattdessen bedeutet die Einführung agiler Methoden meist zunächst ein gutes Stück harte Arbeit. Schließlich bedarf es bei dieser anspruchsvollen Aufgabe einem guten Organisations- und Managementtalents. So müssen die Mitarbeiter bei der Entwicklung von Selbstorganisation erst richtig betreut und begleitet werden und schließlich zum richtigen Zeitpunkt „losgelassen“ werden. Als Leader muss man ab dann das richtige Mittelmaß an Kontrolle und Vertrauen finden und als Moderator dennoch immer zur Verfügung stehen.
Aber: Sobald Agilität einmal funktionierend in ein System integriert wurde, tragen die Maßnahmen häufig schnell Früchte. Schließlich kennzeichnen sich agile Methoden durch visualisierte Arbeit sowie einem transparenten Arbeitsfluss (inkl. klarer Rollenverteilung).
Agilität an einem Beispiel einfach erklärt:
Um Ihnen ein Bild zum besseren Verständnis zu geben, können Sie sich Agilität wie einen Kuchen auf einer Party vorstellen (s. Abb. 2).
In die Arbeitswelt übertragen steht der Kuchen dabei sinnbildlich für Ideen eines Kunden, die sich (wie Kuchenstücke) in viele kleine Projekte aufteilen lassen. Sie werden selbst erkennen, dass es wenig Sinn macht alle Kuchenstücke (oder Projekte) einer einzigen Person zu übertragen. Stattdessen werden Sie den Kuchen größere Stücke (formulierte Anforderungen – sogenannte Stories) schneiden. Da diese Arbeitspakete (oder aber eben Kuchenstücke) noch zu groß sind, werden Sie diese nochmals in (mundgerechte ) Stücke (Einzelaufgaben) unterteilen. Für Ihre Mitarbeiter bauen Sie so eine Art Buffet auf, an dem Sie sich jederzeit bedienen können. Nacheinander werden die einzelnen Tasks bearbeitet, bis der Kuchen gänzlich verteilt (bzw. das Projekt beendet) ist.
Teambasierte Arbeit
Aber agile Arbeit lässt sich auch in der realen Welt visualisieren. Methoden wie Scrum oder Kanban nutzen dafür grafische Boards als Informationsknoten.
Dies lässt sich aber auch innerhalb von Arbeitsmethoden für virtuelle Teams umsetzen. Mittels verschiedener Softwaretools kann zum Beispiel klar geregelt werden, wer welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigt und wie genau sich dieser Tasks definiert (s. Abb. 3).
Prozessbasierte Tools
Allerdings lassen sich Boards nicht grundsätzlich für alle Aufgabenbereiche nutzen. Gerade im klassischen Kontext können Aufgaben nicht immer proaktiv geplant werden, sondern es muss schnell auf Ereignisse(z.B. Kundenanfragen) reagiert werden. Dabei sind vor allem Ticketsysteme oftmals sehr hilfreich (s. Abb. 4 ).
Der Ablauf eines solchen Systems ist dabei sehr einfach aufgebaut:
Durch ein Ereignis wird eine Aufgabe ausgelöst und einem Systemnutzer als Ticket zugewiesen. Anschließend können Sie als Leader die Tickets passend zu den Aufgabenbereichen oder Spezifikationen Ihres Teams verteilen. Dabei können Sie anhand der Historie den Verlauf eines Tickets zu jederzeit nachvollziehen und behalten somit den Überblick über Status, bearbeitende Person sowie die vorliegenden Hindernisse. Bei guter Verwaltung eines solchen Systems lässt sich schnell und professionell auf Kundenanfragen reagieren.
Meetingformate
Damit Tools wie die obergenannten im Zusammenhang mit Arbeitsmethoden für virtuelle Teams problemlos funktionieren bedarf es der richtigen Organisation. Diese setzt häufig auch voraus, dass sich in regelmäßigen Abständen mit dem Team getroffen wird. Für virtuelle Teams können diese Meetings in Form von Screensharing stattfinden, bei dem anschließend Probleme und Items von Tickets klar besprochen und geklärt werden können. Für jedes Item sollten dabei 3 bis 5 Minuten festgesetzt werden und die Besprechung sollte dabei folgendes enthalten:
- neue Items spezifizieren,
- Wichtigkeit und Inhalt jedes Items,
- Bearbeiter eines Items und
- relevante Felder wie Status, Schlagwörter ausfüllen und Inhalt prüfen.
Grundsätzlich gibt es dabei verschiedene Arten solcher Meetings. Jene, die meiner Meinung nach insbesondere für virtuelle Teams von Relevanz sind, habe ich im folgenden für Sie aufgeführt.
Wichtige Meetings sind
- Teamweekly: Hier sprechen wir über allgemeine News des Unternehmens und private Themen. Es ist ein wöchentlicher privater Stammtisch im virtuellen Raum damit sich das Team in lockerer Atmosphäre sozialisieren kann. Es dauert 1h.
- Teamsprechstunde: Jede Woche 30 Min steht jeder Teamleiter eines Teams bereit damit man sich mit Feedback und Prozesswünschen an diesem wenden kann.
- 1 on 1: Mit jedem Mitarbeiter habe ich wöchentlich ein 20 min. Gespräch über dessen Wohlbefinden (disziplinarische Führung). Ich halte dieses Meeting für sehr wichtig!
- Meine Sprechstunde: Als Abteilungsleiter stehe ich jeden Mitarbeiter des Unternehmens einmal pro Woche zur Verfügung.
- Retrospektiven: Wir schauen einmal pro Monat was gut und schlecht gelaufen ist.
- Boardmeeting: Alle 48h oder einmal pro Woche: Wir gehen in 1h das Board durch und prüfen ob alles korrekt eingetragen und feiern Erfolge! Zum genauen Ablauf gebe ich im Folgenden noch genauere Erläuterungen.
Fazit
Struktur ist bei Arbeitsmethoden für virtuelle Teams das A und O. So können Sie vermeiden das Agilität komplett und aufwendig erscheint. Struktur zeichnet sich dabei vor allem durch das Unterteilen großer Arbeitspakete in Teilaufgaben aus, die anschließend innerhalb der Software abgebildet werden. Damit sorgen sie neben der nötigen Übersichtlichkeit auch für Transparenz und einen dynamischen Zielfluss. Mittels regelmäßiger Meetings können Sie diese Dynamik schließlich aufrecht erhalten.
Auch wenn Sie sich dabei häufig vielleicht eher wie der Verwalter einer Software als wie in einer regulären Managementposition vorkommen – glauben Sie mir: Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen versichern, dass Ihr Einfluss sogar eher noch wachsen wird. Schließlich behalten Sie stets die Kontrolle über Rechte und Prozesse und können zudem zu jedem Zeitpunkt ein aktuelles Statement zu jedem Status einer Aufgabe abgeben. Das wirkt nicht nur professionell, sondern auch souverän.
Tipp: Lesen Sie mein neues Buch: virtuelle Teams & Homeoffice bei Springer Gabler oder buchen Sie mich für einen Vortrag.
Lindner, D. (2020) – virtuelle Teams und Homeoffice – Leitfaden für Technologie, Arbeitsmethoden und Führung. Springer Verlag
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