Digitale Kommunikation sowie die Zusammenarbeit über Software ist essentiell für das gelingen virtueller Arbeit. Es ist also unabdinglich das auch die passende Kommerzielle & technologische Ausstattung für virtuelle Teams bereitgestellt wird.
Worauf es hierbei genau ankommt und welche Faktoren eine wesentliche Rolle spielen, möchte ich in diesem Artikel daher näher erläutern. Alle Informationen spiegeln dabei eine Zusammenfassung aus Kapitel 3.1 und 3.2 meines Buches Virtuelle Teams und Homeoffice vom Springer Verlag wider.
Darüber hinaus gibt es natürlich auch kommerzielle und Open Source Ausstattung für virtuelle Teams. Auf diese möchte ich aber in einem anderen Artikel näher eingehen.
Technologische Ausstattung für virtuelle Teams
Ausgewählte Software Tools für eine sinnvolle Zusammenarbeit sind dabei aus meiner Erfahrung heraus insbesondere folgende:
- Software zur Kommunikation und Zusammenarbeit wie
- Dokumentenspeicherung (ownCloud oder OneDrive),
- E-Mails (Microsoft oder Open Xchange),
- Chat (Teams oder Rocketchat) und
- Bearbeitung von Dokumenten (Office365 oder OnlyOffice)
- Software zur Aufgaben- und Vorgangsverfolgung (Jira oder OTRS) sowie Wissensdokumentation (Confluence oder Media Wiki)
- Virtuelle Meetingsmöglichkeiten (Zoom oder Jitsi)
Bei dieser Auflistung handelt es sich dabei allerdings nur um eine Art Grundgerüst, das individuell, durch z.B. Software zur Zeiterfassung, Rechnungsstellung etc., erweitert werden kann.
Um die Effizienz der oben genannten Tools noch stärker nutzen zu können, empfehle ich den Aufbau von Schnittstellen, beispielsweise in Form von Filesharing-Lösungen oder automatisierten Kalendereintragungen für Termine. Auch wenn es sich dabei anfangs um komplexe Anforderungen im täglichen Arbeitsalltag handeln mag, so steigt dies die Arbeitseffizienz langfristig jedoch enorm.
Wichtig ist dabei aber auch, dass Sie Ihre Mitarbeiter ausreichend vertraut mit den Software Tools machen und für eine reibungslose Nutzung eben jener sorgen. Ansonsten drohen Frustration und Ablehnung von Seiten ihres Teams.
Und noch ein weiterer Tipp: Egal ob Sie kommerzielle oder freie Open Source Software nehmen. Sie müssen diese durch geeignetes IT-Personal betreiben, was zusätzliche Kosten verursacht. Alternativ können Sie den Betrieb durch einen IT-Anbieter durchführen lassen. Wichtig ist, dass Sie dies neben den Anschaffungskosten ins Budget mit einplanen.
Kommerzielle Software
Kommerzielle Software ist Ihnen im Arbeitsalltag bestimmt bereits häufig in Form von Microsoft 365 oder Teams begegnet, sowie auch als Atlassen Jira oder andere diverse Ticketsysteme.
Auf eben jene möchte ich mich daher auch im kommenden Abschnitt verstärkt fokussieren.
Software zur Kommunikation und Zusammenarbeit
Microsoft 365 und Teams kombinieren verschiedene Online Services mit der klassischen Desktop-Office-Software. Office 365 beinhaltet dabei im Kern Aufgaben wie diese:
- Schreibprogramm (Word),
- Tabellen (Excel),
- Präsentationen (PowerPoint),
- Notizen (OneNote),
- Videokonferenz und Chatsystem (Skype),
- E-Mail (Outlook) und
- Filesharing (OneDrive).
Diese können wiederum durch Erweiterungen wie SharePoint oder andere Komponenten ergänzt werden. Teams hingegen ist noch relativ neu (2017) und enthält im Gegensatz zusätzlich auch noch Funktionen zur Meeting-, Nachrichten- und Aufgabenverwaltung.
Neben dieser Art von Software wird aber auch jene für eine einwandfreie Kommunikation, in Form von E-Mail und Chat, benötigt. Microsoft hat diese meist bereits im Leistungspaket integriert.
Chatfunktionen machen dabei vor allem intern Sinn, wenn es um kleinere Kommunikationsformate geht, während E-Mail Verkehr den Bereich für den offiziellen Austausch darstellt.
Software zur Vorgangs- und Aufgabenverwaltung
Nebst Kommunikation und Zusammenarbeit muss aber auch die Aufgabenerledigung überwacht und sichergestellt werden. In virtuellen Teams wird dabei in der Regel zwischen zwei Arten unterschieden: der prozessbasierten (z.B. im Kundensupport) und der eher kreativen (z.B. bei Projekten) Aufgabenerledigung.
Teambasierte Aufgabenverwaltung: Boards und Wissensdokumentation
Für das Vorgangs- und Aufgabentracking ist insbesondere im IT-Bereich das Tool Jira (Atlassen) stark vertreten. Im Zusammenspiel mit Confluence wird es dabei häufig zur Wissensdokumentation genutzt. Gerade im Bereich virtueller Teams sind die Visualierung und Verteilung von Aufgaben essentiell, weshalb sich die Darstellung jener wie in Abb. 1 empfiehlt.
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Auch wenn es grundsätzlich egal ist, ob Sie Aufgaben visuell durch ein solches Board oder vereinfacht als To-Do-Liste darstellen, wichtig für eine funktionierende Zusammenarbeit innerhalb virtueller Teams ist, dass jeder Mitarbeiter stets weiß bei welchen Kollegen sich welcher Aufgabenbereich befindet und wie sich der aktuelle Bearbeitungsstatus definiert. Hilfreich sind solche Tools dabei vor allem auch für die Priorisierung einzelner Aufgaben, sodass diese einheitlich zuerst bearbeitet werden können.
Aber auch die Dokumentation von Wissen spielt eine wesentliche Rolle. Passende Software-Tools bringen dabei vor allem die Vorteile von Transparenz, Aktualität, Auffindbarkeit, Suchfunktionen sowie die Integration mit anderen Softwares mit sich. Als Beispiel für eine solche Software lässt sich dabei das Programm Confluence aufführen.
Prozessbasierte Aufgabenverwaltung: Ticketsysteme
Prozessbasierte Aufgaben können aber auch über Ticketsysteme verwaltet werden (s. Abb. 3) . Ein Ticketsystem stellt dabei ein Tool für den Empfang, die Klassifizierung, die Verteilung und Bearbeitung von Anfragen dar. Das Team kann dabei auf konkrete Anfragen gezielt reagieren. Zudem kann sichergestellt werden, dass Kundennachrichten nicht verloren gehen. Ein weiterer Vorteil besteht auch darin, dass der allgemeine sowie aktuelle Status einer Bearbeitung eines Tickets jederzeit eingesehen und nachvollzogen werden kann. Das macht die Arbeit mit Ticketsystemen äußerst transparent und strukturiert.
Fazit
Vorteile von kommerzieller Software ist oftmals die leichtere Anwendung als auch das Design. Nachteile finden sich beim Thema Datenschutz und der hohen Abhängigkeit zu einem Anbieter (engl. Vendor Lock-In).
Ich sehe vor allem in diesem Bereich Open Source vom Funktionsumfang genauso stark wie kommerzielle Lösungen an und würde aufgrund der Souveränität der Daten diese bevorzugen. Im Bereich der teambasierten Aufgabenverwaltung sehe ich die kommerziellen Software-Tools aktuell noch etwas weiterentwickelt und im Bereich der prozessgesteuerten Aufgabenverwaltung sehe ich freie Open Source Lösungen sogar im Vorteil.
Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/zeiterfassung-zeitumstellung-5049297/
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Lindner, D. (2020) – virtuelle Teams und Homeoffice – Leitfaden für Technologie, Arbeitsmethoden und Führung. Springer Verlag
