Open Source und freie technologische Ausstattung für virtuelle Teams

Mittlerweile gibt es zu jeder kommerziellen Software aber auch das passende Open-Source Gegenstück. Open Source und freie technologische Ausstattung für virtuelle Teams steht dabei den kostenpflichtigen Anwendungen aber nicht mehr unbedingt nach, sondern stellt häufig sogar eine vergleichbare Lösung dar.

Worauf es hierbei genau ankommt und welche Faktoren eine wesentliche Rolle spielen, möchte ich in diesem Artikel daher näher erläutern. Alle Informationen spiegeln dabei eine Zusammenfassung aus Kapitel 3.3 meines Buches Virtuelle Teams und Homeoffice vom Springer Verlag wider.

Darüber hinaus gibt es natürlich auch kommerzielle und technologische Ausstattung für virtuelle Teams. Auf diese möchte ich aber in einem anderen Artikel näher eingehen.

Software zur Kommunikation und Zusammenarbeit

Ein Beispiel für eine Open-Source Lösung stellt dabei beispielsweise die Anwendung owncloud dar (s. Abb. 1).

Analog zu den Funktionen von Microsoft 365 können dabei weitere Open-Source-Lösungen bezogen werden die sich in owncloud integrieren lassen. Beispiele dafür sind:

• Schreibprogramm, Tabellen und Präsentationen (Collabora oder Onlyoffice),
• Notizen (Joplin),
• Videokonferenz (Jitsi oder Kopano),
• E-Mail (Open XChange)
• Chatsystem (Rocketchat)
• Wissensdokumentation (MediaWiki)
• Ticketsysteme (OTRS und OSTicket),
• Virtuelle Aufgabenverteilung (Open Office oder Kanboard) und
• Filesharing (ownCloud).

Darüber hinaus ist es möglich die einzelnen Komponenten sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Oft können dabei verschiedene Open-Source-Anwendungen problemlos verbunden werden (s. Abb. 2).

Darüber hinaus sind aber auch Chat- und E-Mail-Systeme von großer Relevanz für Open Source und freie technologische Ausstattung für virtuelle Teams. OpenxChange bildet dabei z.B. die Möglichkeit eines freien Mailsystems ab. Ähnlich wie owncloud kann es auf eigenen Servern betrieben werden und garantiert damit die Hoheit über die eigenen Daten.

Aber auch Chatsysteme bilden wichtige Kommunikation Tools für Open Source und freie technologische Ausstattung für virtuelle Teams. Vielfach in Verwendung ist dabei vor allem das System RocketChat (s. Abb. 3), dass durch seine leichte Integrierbarkeit in andere Softwarekomponenten sowie durch die sichere Einrichtung und die vielen Funktionen besticht.

Software zur Vorgangs- und Aufgabenverwaltung

Aber auch für die Verwaltung von Prozess- und teambasierten Aufgaben gibt es die passenden Open-Source-Lösungen.

Teambasierte Aufgabenverwaltung: Boards und Wissensdokumentation

Ein Beispiel dafür sind Boards und Tools zur Wissensdokumentation. Weit verbreitert sind hier unter anderem das teambasierte Kanbanboard (s. Abb. 4), sowie aber auch freie Anwendungen wie OTRS (prozessbasiert) oder Media Wiki (Wissensdokumentation).

Mittels eines Kanbanbaords kann teambasierte Arbeit übersichtlich und transparent dargestellt werden. Vergleichbar zu Jira können zudem verschiedene Projekte angelegt und verwaltet werden.

Prozessbasierte Aufgabenverwaltung: Ticketsysteme

OTRS hingegen beschreibt ein webbasiertes Tickefsystem und ist damit ein freies Tool im Bereich der prozessbasierten Arbeit (vgl. Abb. 5).

Es eignet sich dabei insbesondere um jede Art von Anfragen strukturiert zu erfassen, zu klassifizieren, zu speichern und weiterzuverarbeiten. Durch detaillierte Reports für Revisionssicherheit sowie durch viele weitere Möglichkeiten und Funktionen bietet es viele Vorteile in der Anwendung.

WISSENSDOKUMENTATION: Media Wiki

Im Bereich von Media Wikis ist Ihnen bestimmt insbesondere Wikipedia bekannt. Media Wikis dienen als Schnittstelle zur Sammlung und Anreicherung von Wissen. Zudem verhindern Sie das Anlegen von mehreren Versionen einer Datei, da hierbei ein Dokument von allen Mitarbeitern stets in der aktuellsten Version bearbeitet werden kann. Ein Beispiel für ein Media Wiki stellt Abb. 6 dar:

Sinnvolle Verknüpfung der einzelnen Software-Komponenten

Wichtig ist im Allgemeinen auch die sinnvolle Verknüpfung aller einzelnen Software-Tools. Dies kann in der Regel über Schnittstellen realisiert werden (die auf der Herstellerseite des jeweiligen Tools eingesehen werden können). Dabei können auch Open-Source Anwendungen mit kommerziellen Anwendungen integriert werden, sodass sich stets ein individuelles Paket schnüren lässt.

Dafür sollten sie zunächst identifizieren welche toolübergreifenden Anwendungsfälle Sie benötigen, um die Arbeit Ihres virtuellen Teams effizienter gestalten zu können. Aus eigener Erfahrung sprechend kann ich Ihnen dazu empfehle Ihre Mitarbeiter direkt zu fragen.

Dennoch habe ich im Folgenden einige sinnvolle Anwendungsfälle aus meinem Berufsalltag stichpunktartig für Sie aufgeführt:

• Dokumente können direkt in der Filesharing-Lösung bearbeitet und geteilt werden (Online Office Funktion).

• E-Mail-Anhänge werden direkt als Link aus der Filesharing-Lösung erstellt.

• Dokumente und Aufgaben (z. B. in Jira) können miteinander verknüpft werden.

• Im Chat kann auf vorhandene Dokumente und Aufgaben verwiesen werden.

• Automatische Erstellung eines virtuellen Meetings bei Einladung von Teilnehmern im Kalender

• Automatische Abwesenheitsnachricht bei E-Mails bei der Eintragung von Urlaub im Kalender

• Zum Abschluss noch eine Verknüpfung mit der Zeitbuchung, die in diesem Kapitel nicht näher erläutert wurde: Schnelle Zeitbuchung nach Abschließen einer Aufgabe oder eines Tickets mit Übernahme der wesentlichen Informationen, z. B. Betreff.

Fazit

Vorteile von kommerzieller Software ist oftmals die leichtere Anwendung als auch das Design. Nachteile finden sich beim Thema Datenschutz und der hohen Abhängigkeit zu einem Anbieter (engl. Vendor Lock-In).

Ich sehe vor allem in diesem Bereich Open Source vom Funktionsumfang genauso stark wie kommerzielle Lösungen an und würde aufgrund der Souveränität der Daten diese bevorzugen. Im Bereich der teambasierten Aufgabenverwaltung sehe ich die kommerziellen Software-Tools aktuell noch etwas weiterentwickelt und im Bereich der prozessgesteuerten Aufgabenverwaltung sehe ich freie Open Source Lösungen sogar im Vorteil.

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/zeiterfassung-zeitumstellung-5049297/

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Lindner, D. (2020) – virtuelle Teams und Homeoffice – Leitfaden für Technologie, Arbeitsmethoden und Führung. Springer Verlag