Der Aufbau einer sinnvollen IT-Infrastruktur zur virtuellen Zusammenarbeit ist in Zeiten von COVID-19 besonders wichtig. Doch dies gestaltet sich in der Praxis nicht einfach: alte IT-Infrastruktur muss abgelöst und durch neue ersetzt sowie Prozesse Effizient digital abgebildet werden. In diesem Artikel möchte ich zeigen wie ich in 4 Phasen eine IT-Infrastruktur aufgebaut habe.

Vorab noch eine Limitierung: Ich gehe in diesem Artikel nicht auf Change-Prozess der Mitarbeiter ein. Besonders bei IT ist es wichtig Menschen auch abzuholen und eine Akzeptanz für die IT zu schaffen. In diesem Artikel möchte ich mich allerdings auf den reinen Aufbau der IT konzentrieren. Zum Thema Mensch und Changemanagement gibt es hier zwei Artikel:

New Work Nucleus

Zum besseren Überblick nehme den Gartner Digital Workplace Nucleus als Grundlage. Gartner sagt, dass grundlegend für einen Digitalen Arbeitsplatz folgende Komponenten wichtig sind:

  • Aufgabenverwaltung: Hier dreht sich alles um das Planen und Verwalten von Aufgaben. Es geht grob um Projektmanagementfunktion aus, die mit Kommunikationskanälen verwoben werden kann.
  • Content Kollaboration: Mitarbeiter müssen häufig sofort auf Dokumente zugreifen und diese freigeben können. Die besten Tools von heute ermöglichen die Integration in Tools zur Datei- und Dokumentenverwaltung. So können Sie diese Materialien direkt in Diskussionen einbetten und an einem zentralen Ort speichern, um sie einfach nachschlagen zu können.
  • Meeting Solutions: Die Zeiten, in denen lange persönliche Besprechungen geplant wurden, sind vorbei. Besprechungen und Briefings finden über Sprach-, Video- und Bildschirmfreigabe statt. Diese Besprechungen können an bestimmte aufgabenbasierte Kanäle gebunden werden.
  • E-Mail, Chat und Kalender: Ich denke dazu muss nicht viel gesagt werden. Kommunikation und Zeitplanung sind und bleiben vor und nach COVID-19 das A und O.

Phase 1: Software auswählen

Als erstes gilt es sinnvolle Software auszuwählen. Hierzu habe ich pro Kategorie drei Tools ausgesucht und diese als kostenlose Testversionen mit den Mitarbeitern getestet. Es war mir wichtig: Mit welchem Tool kommen wir am besten und schnellsten zurecht. Hierzu gilt es 2-3 Monate sinnvoll zu testen und auch zu schauen: Welches Tools akzeptieren die Mitarbeiter am schnellsten und entspricht das Tool ungefähr den Prozessen der Firma. Nach 2-3 Monaten reduzieren Sie die Zahl pro Kategorie auf 1 Tools.

aufbau digitaler arbeitsplatz
Am Anfang empfehle ich eine große Menge an Tools zu installieren und zu testen

Phase 2: Software finetuning

Nun haben Sie sich auf jeweils 1 Tools festgelegt. Ich habe beispielsweise Zoom für Videokonferenzen, ownCloud für Content, Jira für die Aufgabenverwaltung und OX mit Rocketchat für Mail und Chat. Nun gilt es die Tools sauber zu konfigurieren. Konkret bedeutet das in den jeweiligen Optionen die richtigen Einstellungen zu setzen und die Systeme stabil zu installieren, Zugänge einzurichten und die jeweiligen Workflows in den Tools einzurichten. Neue Software ist oft nicht schön und erst nach einiger Zeit der Einrichtung richtig effizient und bereitet Mitarbeitern spass. Dies dauerte weitere 3 Monate.

digitaler arbeitsplatz
Im zweiten Schritt gilt es die Tools sinnvoll einzurichten – der Fokus liegt auf jedem Tool an sich

Phase 3: Software verknüpfen

Nun gilt es auch über die Tools hinaus eine Verknüpfung hinzubekommen um die Effizienz der Mitarbeiter noch zu steigern. Hierzu werden i.d.R. eigene Schnittstellen programmiert oder Plugins installiert. Beispielsweise kann Rocketchat in Jira integriert werden. So wird bei einem neuen Task direkt eine Nachricht in den Chat geschrieben oder wie wäre es: Sie machen einen Termin im Kalender mit OX aus und es wird direkt ein Zoom Link darin eingefügt. Solche Verknüpfungen machen die eigentliche Effizienz aus. Dies dauert oftmals weitere 6 Monate und fordert interne Ressourcen oder externe Dienstleister.

digitaler arbeitsplatz nucleus
Der letzte Schritt ist die Verknüpfung der Tools miteinander

Phase 4: Retrospektiven und Tuning

Nun ist der Digitale Arbeitsplatz nicht fertig und es gilt nun regelmässig mit den Mitarbeitern die Tools und Schnittstellen zu evaluieren. Sie arbeiten nun jeden Monat Schritt für Schritt an der neuen Infrastrukturen und machen diese von Tag zu Tag besser. Fragen Sie dazu Ihre Mitarbeiter und hören Sie aktiv zu! Dies ist eine Führungsaufgaben.

Lesetipp: Warum Führungskräfte zu Admins werden

Fazit

Der Aufbau einer sauberen Infrastruktur dauert einige Zeit und ist viel mit ausprobieren verbunden. Mit diesem strukturierten Verfahren kann über Monate eine sinnvolle IT-Infrastruktur für den Digitalen Arbeitsplatz in Zeiten von COVID-19 aufgebaut werden. Es startet mit dem ausprobieren vieler Tools über die Einrichtung der einzelnen Tools für sich mit der anschließenden Verknüpfung bis hin zur dauerhaften Verbesserung. Probieren Sie es aus!

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/laptop-im-büro-schreibtisch-1967479/

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Ich blogge über den Einfluss der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt. Hierzu gebe ich Inhalte aus der Wissenschaft praxisnah wieder und zeige hilfreiche Tipps aus meinen Berufsalltag. Ich bin selbst Führungskraft in einem KMU und Ich habe berufsgeleitend an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management meine Doktorarbeit geschrieben.

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