Aufbauorganisation ändern: So klappt es in der Selbstorganisation

„Die einzige Konstante im Universum ist die Veränderung.“ (Heraklit von Ephesos). Besonders in Unternehmen verändern sich Team- und Abteilungsstrukturen regelmäßig. Sei es in agilen Scrumorganisationen oder Spotify-Modellen (Squads). Doch wie können solche Veränderungen so vereinfacht werden, dass die Organisation sich fast von selbst immer wieder erneuern und verändern kann?

Das Problem ist, dass gerade in agilen Organisationen Veränderungen ein Chaos für Management und Personalabteilung darstellen (Selbstorganisation -> Personalabteilung verliert den Überblick) und in klassischen Organisationen oftmals vor lauter Vorschriften fast unmöglich sind. Wie kann also eine Organisation sich selbstlernend verändern und dies in Abstimmung mit Management und Personalabteilung?

Ich widme mich in diesem Artikel nur der Aufbauorganisation. Natürlich müssen Sie noch Prozesse und Kultur sinnvoll verankern. Dazu habe ich folgende Lesetipps:

Schritt 1: Schreiben Sie Standardprozeduren

Im ersten Schritt sollten Sie eine genaue Prozessanalyse machen und schauen welche Standardprozeduren es gibt sprich Veränderungstypen. Meiner Meinung nach sind es:

Team/Squad gründen
Team/Squad auflösen
Team in Abteilung/Tribe versetzen
Team in Abteilung/Tribe auflösen
Mitarbeiter versetzen
Team/Squad umbenennen
Abteilung/Tribe umbennen

Definieren Sie die notwendigen Schritte inkl. Ansprechpartner der Veränderungstypen in der Organisation und veröffentlichen Sie diese Liste in aktualisierbaren Listen (Wiki, Confluence, Sharepoint,…).

Schritt 2: Wenden Sie diese auf die Organisation an

Mithilfe dieser Liste können Sie als Manager das Projekt: Organisationsveränderung definieren und anhand der Listen kann jeder Squadlead, Projektleiter, Teamleiter usw. eine Veränderung in der Organisation selbst durchführen und weis immer was zu tun ist. Ich möchte Ihnen den großen Vorteil anhand eines Beispiels aufzeigen.

Beispiel der Umsetzung

Im folgenden möchte ich anhand eines praktischen Beispiels zeigen wie man eine Organisation im Aufbau mit Standardprozeduren verändern kann. Wir haben im Beispiel einen IT-Dienstleister mit einer Anforderungsanalyse-Abteilung und einer Softwareentwicklungsabteilung geteilt nach Frontend, Backend und Operating. Wir wollen einige Teams aufgrund der Größe teilen und eine neue Abteilung für das Operating gründen.

Aufbauforganisation aendern — Aufbauorganisation ändern

Nun haben Sie als Manager dieses Zielbild definiert. Schauen Sie nun auf wie durch die Anwendung der Standardprozeduren auf das Zielbild kommen. Im Beispiel wäre das wie folgt:

Team Konzeption gründen (Team gründen)
Mitarbeiter aus UX-Design und Analyse in Konzeption versetzen (Mitarbeiter versetzen)
Team Frontend Finance und Team Automotive gründen (2x Team gründen)
Mitarbeiter aus Team Frontend in Team Frontend Finance und Team Automotive versetzen (Mitarbeiter versetzen)
Neue Abteilung Operating gründen (Abteilung gründen)
Teams Operating Server und Operating Software gründen (2x Team gründen)
Mitarbeiter aus Operating in Operating Server und Operating Software versetzen (Mitarbeiter versetzen)
Team Operating auflösen (Team auflösen)

Sie merken, dass Sie als Manager die Standardprozeduren auf die Veränderung der Organisation einfach zuordnen können. Nun können Sie einen Projektleiter einfach den Plan inkl. der Standardprozeduren übermitteln und er kann die Veränderung durchführen. Alternativ können Sie das Change-Projekt auch auf die verschiedenen Abteilungsleiter übertragen, da jeder anhand der Standardprozeduren weis, was zu tun ist. Es ist nur die Abfolge also die Reihenfolge wichtig.

Fazit

Veränderungen sind wichtig und es gilt diese auch in ständig verändernden Organisationen mit Management und Personalabteilung abzustimmen. So sollen diese für alle Abteilungen und Teams problemlos auch möglich sein. Die Empfehlung ist es Standardprozeduren zu entwerfen und diese wie in der objektorientierten Programmierung auf die Organisation immer und immer wieder anzuwenden. So können Sie die Organisation selbstlernend sich immer wieder abgestimmt mit Management und Personalabteilung sich verändern lassen.

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