Das 12 Uhr Meeting am Mittwoch, das Kundengespräch um 15 Uhr und da wäre noch die Präsentation um 17 Uhr. In unserem hektischen Arbeitsalltag jonglieren wir tagtäglich mit Terminen und versuchen irgendwie alle Aufgaben und Verpflichtungen unter einen Hut zu bekommen. Doch der Prozess der Terminvereinbarung kann wie ein Zeitfresser wirken, der die Produktivität lähmt.
Aber zum Glück gibt es eine Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Zeit effizient zu nutzen: die Online-Terminplanung. Mit diesem Werkzeug können Termine im Handumdrehen vereinbart werden, ohne den Stress von endlosen E-Mails und Telefonaten. Mehr dazu jetzt in unserem Artikel!
Vorteile, die für sich sprechen!
Für viele Unternehmen ist Zeit ein kritischer Faktor und infolgedessen geht heutzutage in der Unternehmenswelt nichts mehr ohne gut strukturierte Termine. Doch bevor Sie sich auf das nächstbeste Tool stürzen, ist es wichtig, die besten Online-Terminplaner miteinander zu vergleichen. Nur so können Sie das für sich passende Tool wählen. Aber lassen Sie uns jetzt einen Blick auf die Vorteile der Nutzung werfen.
Einer der größten Vorteile der Nutzung ist der, dass Mitarbeiter und Kunden ihre Termine einfach vereinbaren und verwalten können. Unternehmen können automatisch Termine an Kunden vergeben und diese Termine in Echtzeit aktualisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Kunden immer den nächsten verfügbaren Termin erhalten, ohne dass sie lange warten müssen, bis sich jemand meldet oder eine Nachricht beantwortet wird. Dies spart Unternehmen viel Zeit, da sie nicht mehr ständig überprüfen müssen, ob neue Termine gebucht wurden oder nicht.
Dieses Werkzeug ist sozusagen Ihre 24/7 arbeitende Sekretariatskraft!
Denn Mitarbeiter und Kunden haben jederzeit Zugriff auf Ihren Terminkalender. Dadurch wird die Flexibilität für beide Seiten erhöht, was zu einem reibungslosen Ablauf des gesamten Prozesses führt. Das bedeutet, dass Kunden jederzeit Termine vereinbaren oder stornieren können, ohne an Öffnungszeiten gebunden zu sein.
Auch Mitarbeiter müssen weder Kontaktdaten austauschen noch Telefonate führen, um Termine abzustimmen oder Änderungen vorzunehmen. Mit einem 24/7-Zugriff auf den Kalender ist es möglich, jederzeit neue Termine zu vereinbaren oder bestehende anzupassen – und alle anderen Beteiligten werden mittels E-Mail-Benachrichtigung informiert. Das spart Zeit für beide Seiten!
Gleichzeitig kann das Tool Ihnen helfen, Doppelbuchungen zu vermeiden und sogar Zahlungseingänge entgegenzunehmen. Bei Doppelbuchungen erhält beispielsweise der Kunde eine Benachrichtigung, dass er unter seinem Namen oder der angegebenen E-Mail bereits einen Termin vereinbart hat. Bucht der Kunde einen kostenpflichtigen Beratungstermin, können Sie die Zahlungsabwicklung über Paypal oder Stripe direkt in das System integrieren – ohne dass der Kunde eine manuelle Überweisung tätigen muss.
Über welche Funktionen verfügt der Online-Terminplaner?
Je nach ausgewähltem Tool haben Sie die Chance, Meetings, Termine und Besprechungen zu organisieren. Eines der wichtigsten Bestandteile dieser Tools ist die Kalenderverwaltung. Unternehmen können jederzeit den Status ihrer Kalender überprüfen und verwalten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Dank der Synchronisierungsfunktion können Sie auch verschiedene Kalender wie Microsoft Outlook oder den Google Kalender miteinander abgleichen. Damit haben sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen zu ihren Terminen.
Automatisierte Erinnerungen und Bestätigungen
Online-Terminvereinbarungen nehmen überall zu, beispielsweise gaben 2022 in einer Statista-Umfrage ein Drittel der Befragten an, schon einmal online einen Arzttermin gebucht zu haben. Dieser Trend zieht sich durch jegliche Unternehmensbereiche! Aber wie erfährt der Nutzer, ob die Buchung geklappt hat? Diese Tools versenden eine automatische Terminbestätigung, gleichzeitig versenden sie kurz vor dem Termin automatisch Erinnerungs-E-Mails an Teilnehmer.
Unter diesem Aspekt können Unternehmen sicher sein, dass alle Teilnehmer auf dem Laufenden sind und sie rechtzeitig informiert werden, falls etwas geändert werden muss. So kann jedes Unternehmen die Kontrolle über seine Termine behalten und effizienter arbeiten – ohne lange Wartezeiten oder Verzögerung!
Integration in die Unternehmenswebsite: Einbindung von Buchungsformularen
Zusätzlich haben Sie die Chance, dieses Tool direkt in Ihre Unternehmenswebseite zu integrieren. Mit speziell entwickelten Buchungsformularen können Kunden ihre Termine schnell und einfach online buchen. Diese Formulare ermöglichen es, alle relevanten Informationen wie Name, Datum, Uhrzeit und Ort des Termins anzugeben. Nach der Buchung erhält der Kunde, wie bereits oben erwähnt, eine automatische E-Mail-Benachrichtigung als Buchungsbestätigung. Bei Bedarf können Sie in dieser E-Mail wichtige Informationen über den Termin preisgeben.
Das steigert selbstverständlich auch die Conversion Rate! Kunden müssen nicht erst via Telefon oder E-Mail einen Termin anfragen, um später eventuell den Termin über einen zugeschickten Link auszuwählen. Stattdessen haben sie die Möglichkeit, Termine in Windeseile zu vereinbaren.
Diese Lösung ermöglicht es nicht nur den Kunden, Termine leicht zu vereinbaren, sondern auch den Unternehmen, ihr Geschäft effizienter und profitabler zu betreiben. Es ist daher empfehlenswert, dass Unternehmen, die ohnehin schon auf einen Online-Terminplaner setzen, ein sogenanntes Buchungsformular auf der Webseite integrieren.
Fazit – aussagekräftige Gründe für die Nutzung
Die Integration eines solchen Tools bietet einem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Es schafft eine nahtlose und effiziente Kundenerfahrung, spart wertvolle Zeit sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden und verbessert die Produktivität insgesamt. Es ist wie eine digitale Sekretariatskraft, die niemals schläft und stets bereit ist, Ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten.
Quelle: https://www.pexels.com/de-de/foto/apple-magic-tastatur-39578/
