Ungeachtet fortschreitender Integration von Technologie in Gesellschaft, Arbeitswelt und Privatleben befindet sich die digitale Transformation noch immer in einem Adaptionsprozess. Ihr Status Quo ist vom jeweiligen Anwendungsfall abhängig und im Kontext vom Menschen und der Interaktion mit ihrer Umwelt zu bewerten. Zielgerichtet im unternehmerischen Kontext kann eine hohe, digitale Effizienz Wettbewerbsvorteile generieren. 

Was ist Digitaleffizienz

Allgemein formuliert beschreit Digitaleffizienz das Verhältnis zwischen dem Einsatz von digitalen Technologien und dem daraus resultierenden Ergebnis. Als Ergebnis kann beispielsweise die Verbesserung eines unternehmerischen Prozesses verstanden werden. Somit beschreibt es die Hebelwirkung, die mit dem Einsatz digitaler Technologien im Unternehmen erreicht wird. Digitale Effizienz kann also sowohl als strategisches Instrument verstanden werden, als auch als Kennziffer. Wie jede Kennzahl dient sie der Quantifizierung und damit der Messbarkeit von Aktivitäten. Doch woraus leitet sich digitale Effizienz ab? Dies wird durch drei wesentliche Werttreiber digitaler Technologien bestimmt.

Optimierung von Kommunikation: Durch den gezielten Einsatz von Applikationen und dahinter liegender Infrastruktur lässt sich Kommunikation vereinfachen, in ein standardisiertes Umfeld überführen und Workflow-übergreifend gestalten.

Automatisierung von Prozessen: Durch eine Automatisierung von Verfahren und Prozessen lassen sich Prozesse autonom umsetzen. Die Verlagerung des menschlichen Faktors in die wertschöpfenden Bereiche eines Prozesses erlaubt die Konzentration auf Kernkompetenzen. Etwa in der Interaktion mit Menschen, bei stark erklärungsbedürftigen Projekten und Produkten. Und in Bereichen, deren Effizienz stark abhängig ist von Erfahrungswerten. Gleichzeitig führt eine Automatisierung zu Fehlerreduktion und höchstmöglicher Verfügbarkeit von Prozessen. Dies steigert die unternehmerische Effizienz weiter.

Data Analytics: Die Digitalisierung von Daten erlaubt eine einfache Bereitstellung von Daten. Zugleich lassen sie sich effizienter konzentrieren (Data Lake), strukturieren und analysieren.

Im Kontext von Unternehmen, Mitarbeitern und Kundenbeziehungen können somit Transaktionskosten der Zusammenarbeit nachhaltig reduziert werden. Gleichzeitig lassen sich durch Data Analytics neue Use Cases heben. Dies führt, digital gestützt, zu einer optimaleren Nutzung aller Ressourcen.

Digitaleffizienz erreichen

Ein hoher Grad digitaler Effizienz bedeutet, den Unternehmenserfolg positiv und nachhaltig durch Digitalisierung zu beeinflussen. Doch wie lässt sich dieser Zustand konkret im organisatorischen Alltag erreichen? Im Wesentlichen tragen vier Aspekte dazu bei:

1. Prozessstandardisierung: Digitale Effizienz korreliert positiv mit dem Grad der Standardisierung von Geschäftsprozessen. Nachdem der Zielbereich des Digitalisierungsprojektes definiert ist, gilt es zunächst den aktuellen Prozess zu analysieren und sein Standardisierungspotential zu ermitteln. Auch hinsichtlich etwaiger Prozessbrüche.

2. Auswahl des Digitalansatzes: Nun bedarf es der Festlegung des Use Cases. Welcher Ansatz passt zu welchem Geschäftsprozess? Und inwieweit lassen sich Anforderungen konsolidiert über eine Digitalisierungsplattform abbilden? Da Digitalisierung zugleich Investition bedeutet, kann eine Kosten-Nutzen-Analyse den Entscheidungsprozess unterstützen. Aber auch die Frage nach dem Strategic Fit des angedachten Produkts kann digitale Effizienz sicherstellen.

3. Change-Management: Digitalisierung bedeutet Prozessveränderung. Prozesse sind von Menschen geprägt. Folglich kann digitale Effizienz nur erreicht werden, wo sie auf Akzeptanz trifft. Es gilt, die Mitarbeiter nicht nur in der Erhebung des Prozesswissens mitzunehmen, sondern auch den Mehrwert im Prozess aufzuzeigen. So lassen sich nicht nur Widerstände abbauen, sondern die Effizienz in der Nutzung der neuen Plattform erreichen.

4. Nachhaltige Implementierung: Die Akzeptanz einer digitalen Lösung hängt von ihrer Usability ab. Auch das richtige Tool kann nur dann seine effizienzsteigernde Wirkung entfalten, wenn seine Implementierung und Konfiguration mit Blick auf die Anforderungen erfolgt. 

An diesem Punkt sind die Voraussetzungen für digitale Effizienz geschaffen. Ihr Ausmaß bestimmt sich jedoch im Gesamtkontext der IT-Architektur und leitet sich aus dem Zusammenspiel verschiedener Applikationen und Infrastrukturbestandteilen ab. Also der Interoperabilität. Eine Applikation isoliert betrachtet kann Effizienzsteigerung eröffnen, jedoch sollte zugleich auf eine hohe Konnektivität zwischen den Plattformen geachtet werden. Ein Praxisbeispiel: Durch eine Integration von Rocketchat in Jira lassen sich bei einem neuen Task direkt eine Nachricht im Chat generieren. Zwar liegt hier zusätzlicher Aufwand in der Integration, doch führt dies langfristig zu weiteren Effizienzsteigerungen. 

Fazit

Digitaleffizienz beschreibt das Maß, in dem digitale Technologien zu einer Effizienzsteigerung von organisatorischen Prozessen beitragen. Dies kann über die Simplifikation und Standardisierung von Workflow-übergreifender Kommunikation erfolgen. Oder über eine weitgehende Automatisierung von Prozessen und die Fokussierung des Human Capital auf wertsteigernde Bereiche. Wie beispielsweise die Formulierung von Strategien basierend auf Erkenntnissen aus Data Analytics.

Zur Sicherstellung von digitaler Effizienz müssen jedoch vier wesentliche Aspekte berücksichtigt werden: Zum einen die Standardisierung der Geschäftsprozesse und die Wahl des passenden Digitalansatzes. Zum anderen aber auch Change-Management Aktivitäten zur Begleitung des Transformationsprozesses, wie auch eine nachhaltige Implementierung. Abschließend gilt es die Digitalisierungsinitiative im Gesamtkontext der IT-Architektur zu bewerten. Hierbei muss über ausreichende Interoperabilität Wertschöpfung sichergestellt werden.

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Autor

Ich blogge über den Einfluss der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt. Hierzu gebe ich Inhalte aus der Wissenschaft praxisnah wieder und zeige hilfreiche Tipps aus meinen Berufsalltag. Ich bin selbst Führungskraft in einem KMU und Ich habe berufsgeleitend an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management meine Doktorarbeit geschrieben.

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