Work Management - die Kunst der effektiven Zusammenarbeit

Im Jahr 2021 war die Anzahl an versendeten E-Mails so hoch, wie nie zuvor. Gleichzeitig steigt die Zahl an versendeten Kurznachrichten über die Dienste wie WhatsApp oder Messenger, aber auch über Kommunikationsplattformen wie Slack und Microsoft Teams. Google Meet, Zoom und Skype gehören mehr zum Berufsalltag denn je, doch auch die Zahl an Meetings im Büro nimmt gleichzeitig nicht ab, trotz mehr Zeit im Home-Office. Da fällt es schwer, die Übersicht zu behalten. Nicht nur den Verantwortlichen im Unternehmen, sondern auch den einzelnen Mitarbeitenden. Aufgaben werden oft schnell und scheinbar unkompliziert per E-Mail oder in Telefonaten vergeben, Zuständigkeiten werden per WhatsApp definiert. All das führt dazu, dass es bei der Arbeit in Teams und Unternehmen oftmals drunter und drüber geht. Die Lösung für dieses Problem heißt „Work Management“.

Was ist Work Management?

Work Management bietet ein System zur Beaufsichtigung und Überwachung aller Einzel- und Teamaufgaben innerhalb eines Projekts, eines Prozesses und der gesamten Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Also alle Arbeiten und Aufgaben, die in einem Unternehmen anfallen, auf einen Blick und an einem Ort. Dementsprechend ist die Art und Weise, wie das Management umgesetzt wird, auch in jedem Unternehmen unterschiedlich und auf das jeweilige Unternehmen anzupassen.

Work Management ist nicht gleich Projekt- und Prozess Management

Es ist wichtig zu verstehen, dass es dem Projekt- und Prozessmanagement übergeordnet ist und mehr umfasst als das. Ein Projekt findet einmalig statt und bringt dabei einen gewissen Umfang an Aufgaben mit sich, die im Rahmen des Projektmanagements organisiert und koordiniert werden müssen. Beim Prozessmanagement müssen die wiederkehrenden Aufgaben eines Prozesses koordiniert und organisiert werden. Es umfasst aber alle Arbeiten und Aufgaben, die in einem Unternehmen anfallen. Also Projekt- und Prozessmanagement, aber auch sämtliche weiteren Aufgaben, wie das Ressourcenmanagement, Business Intelligence und CRM.

Nie mehr zu viel Arbeit und zu wenig Zeit

Es wird also dabei ein Problem angegriffen, das in so gut wie allen Unternehmen vorherrscht. Mitarbeitende haben zu viel Arbeit und zu wenig Zeit. Dabei haben Studien gezeigt, dass Mitarbeitende pro Tag nur 27% ihrer Zeit mit den Aufgaben verbringen, für die sie eigentlich bezahlt werden. Den Rest der Zeit verbringen sie mit Arbeit rund um ihre Arbeit. Also beispielsweise der Koordination ihrer eigenen Aufgaben, Projektplanung, Status-Updates und Informationssuche. Durch passendes Management werden alle diese Dinge einfach und schnell zugänglich.

Effiziente Prozesse und koordinierte Arbeit

Meist sind ineffiziente Prozesse und Projekte für das oben beschriebene Problem verantwortlich. Denn diese machen die Mitarbeitenden abhängig von ineffizienten Tools wie Mails, Spreadsheets und Videocalls. Effizientes und koordiniertes Arbeiten ist in diesem Fall kaum möglich. Die Lösung schafft hier ein Work-Management-System. Wer ein solches richtig einsetzt, der hat dadurch einen zentralen Ort, an dem alle Deadlines, alle Projekte, alle Prozesse und alle Aufgaben übersichtlich verwaltet werden.

Was gehört zu Work Management?

Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand. Denn wie dargestellt können dadurch Projekte und Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden, indem alle Aufgaben an einem zentralen Punkt aufgelistet sind. Doch dort hört es noch lange nicht auf. Es gibt einige weitere Dinge, die hier dazu gehören.

Wer macht was bis wann

Für maximale Effizienz ist dieser Satz unabdinglich. Wer macht was bis wann? Jede Aufgabe, die im Rahmen von Prozessen und Projekten anfällt, wird einer Person oder einem Team zugeordnet. Gleichzeitig wird die Aufgabe mit einer Deadline hinterlegt. Auf diese Weise können keine Unklarheiten mehr entstehen. Gleichzeitig weiß jeder Mitarbeitende zu jedem Zeitpunkt, für welche Aufgaben er verantwortlich ist und wird sofort benachrichtigt, sobald neue Aufgaben für ihn definiert werden. Kann der Mitarbeitende eine Aufgabe aufgrund von zu hoher Auslastung, mangelnder Fähigkeiten oder fehlenden Informationen nicht erfüllen, hat er direkt die Möglichkeit dies als Feedback zu geben und er geht keine Zeit verloren.

Den Überblick behalten

Auf diese Weise haben auch Manager und Führungskräfte einen Überblick wie nie zuvor. Meilensteine und Projektziele sind immer im Blick. Eventuelle Blocker und Aufgaben, die erfüllt werden müssen, bevor ein Meilenstein erreicht ist, können frühzeitig identifiziert werden. Während der einzelne Mitarbeitende auf individueller Ebene alle seine Aufgaben und die entsprechenden Deadlines sieht, haben Manager die Übersicht über alle laufenden Projekte und Prozesse. Und gibt es doch einmal eine Frage oder Unklarheiten, ermöglichen Work Management Systeme eine Kommunikation und Abstimmung über die Aufgaben in Echtzeit und Manager sind über eventuelle Verzögerungen sofort informiert.

Automatisierung für maximale Effizienz

Wie eingangs definiert, geht es darum sämtliche Aufgaben, Projekte und Prozesse abzubilden, die in einem Unternehmen anfallen. Oftmals wird hier deutlich, dass viele dieser Aufgaben, Projekte und Prozesse einem gewissen Schema folgen. Oftmals können für solche Dinge Vorlagen erstellt werden. Dadurch muss im Projektmanagement nicht immer wieder von Vorne begonnen werden und es werden keine wichtigen Schritte, wie beispielsweise interne Abnahmeschleifen und Qualitätsmanagement, vergessen.

Fazit

Wenn ein Unternehmen heute noch kein Work Management einsetzt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ineffizient gearbeitet wird. Work Management verbessert die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit, strukturiert und koordiniert die Arbeitsabläufe und Abläufe und fördert die interne Kommunikation. Die Vorteile der Einführung liegen auf der Hand. Zuletzt soll an dieser Stell allerdings noch erwähnt werden, dass eine unternehmensweite Einführung einiges an Arbeit erfordert. Bei der Umstellung müssen alle Geschäftsabläufe untersucht, die Stärken und Schwächen der derzeitigen Prozesse ermittelt und diese verbessert werden. Je größer also ein Unternehmen, desto aufwendiger dieser Prozess. Für kleine Unternehmen ist es allerdings ein absolutes Must-have.

Image: eigenes Bild auf Pixabay – https://pixabay.com/de/users/agile_unternehmen-23489536/

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