Was ist eine agile und digitale Verwaltung / Behörde?

Für viele Bürgerinnen und Bürger werden Behörden und im allgemeinen Verwaltungen mit den Worten langweilig, verstaubt und langsam verbunden. Es gibt wahrscheinlich auch wenige unter meinen Lesern, die sich auf den Gang ins Einwohnermeldeamt freuen oder sehnsüchtig den nächsten Behördengang ersehnen.

Dieser Umstand ist natürlich Behörden und dessen Dienstleistern bewusst, weswegen einerseits die Digitalisierung in Behörden stark vorangetrieben wird und immer mehr IT-Consultants für den öffentlichen Sektor gesucht werden und andererseits agile Methoden zunehmend an Bedeutung gewinnen und die Stelle des agile Coach im Public Sector mittlerweile mehr als gefragt ist. In diesem Artikel schaue ich mir die Schlagworte agile Verwaltung und digitale Verwaltung einmal etwas genauer an.

Agile Verwaltung

In der ersten Google Suche habe ich eine Seite gefunden, welche sich umfassend mit dem Thema agile Verwaltung befasst. In diesem Blog finden sich die Treiber und Gründe für eine agile Verwaltung, welche ich in 3 Stichpunkten kurz zusammenfasse:

• große Zahl an Flüchtlingen,
• Behörden als Serviceprovider und
• neue technologische Möglichkeiten.

Es ist kein offenes Geheimnis, dass niemand wirklich gerne in eine Behörde geht und das Potential der Agilität hier sehr hoch ist. Hierzu sagt der Blog:

Ein zentrales Kulturmuster unserer Verwaltungen ist das Denken in Zuständigkeiten. Für jede Aufgabe gibt es eine zuständige Verwaltungsebene und in dieser einen zuständige Behörde, ein Amt oder Sachgebiet. Komplexe Aufgaben – Genehmigung von Gewerbeansiedlungen, Betreuung von Jugendlichen in sozial schwachen Familien, zuletzt Empfang und Integration von Flüchtlingen – werden so gut es geht in Einzelhäppchen zerteilt, die auf die Zuständigkeiten zurechtgeschnitten werden (agile-verwaltung.org)

Der Blog gibt ebenfalls ein Beispiel an, welches ich gerne zitieren möchte:  In einem Bundesland ist das Landesumweltamt zuständige Genehmigungsbehörde für die Anträge auf die Errichtung größerer Windparks. Daran sind aber weitere 12 Behörden zu beteiligen. Die Fragestellungen, die aus dem Antrag erwachsen, werden in 13 scheinbar eigenständige Pakete aufgeteilt und an 13 Sachbearbeiter vergeben. Diese Sachbearbeiter sehen sich in der Regel nie.

Doch sonderlich viel Antworten lieferte mir der Artikel nicht, weswegen ich weitergesucht habe. Auf dem Blog von Bearingpoint habe ich ein Whitepaper gefunden, welches 5 Hebel für eine agile Verwaltung vorgibt.  Diese sind:

• strategische Steuerung und Ressourcenmanagement
• flexible und adaptive Organisationsstrukturen
• strategisches Personalmanagement
• anpassungsfähige und kundenorientierte IT
• Kultur und Wandlungsfähigkeit

Im ersten Punkt fordert das Whitepaper ein strategisches und ganzheitliches Denken. Als Beispiel nennt das Whitepaper folgendes: Das Bundesversicherungsamt führte mit der kontinuierlichen Ziel- und Aufgabensteuerung ein Instrument ein, das bereits mehrere Jahre erfolgreich angewendet wird. In einem jährlichen Zyklus werden Aufgaben auf Basis festgelegter Ziele kritisch betrachtet und Optimierungsmaßnahmen vereinbart. Die Durchführung wird in einem Umsetzungscontrolling überwacht.

Im zweiten Punkt empfiehlt das Whitepaper die gesteckten Ziele von Punkt 1 auch schnell zu implementieren. So gibt das Whitepaper als Beispiel an: In der Nationalen Prozessbibliothek werden Verwaltungsprozesse aufgenommen und für ähnlich gelagerte Aufgabenstellungen anderen Behörden zur Verfügung gestellt. So kann über Best practice-Lösungen voneinander gelernt werden.

Im dritten Punkt wird das Personalmanagement thematisiert. Von Anwerbung bis Qualifizierung werden typische HR-Themen behandelt. Beispiel: Das Auswärtige Amt wirbt Personal an, entwickelt und qualifiziert und plant den Personaleinsatz auf der Grundlage von Anforderungs- und Kompetenzprofilen. Anforderungsprofile beschreiben, welche Leistung von einem Stelleninhaber in welchem Grad für welche Aufgabe erwartet werden können. Das Kompetenzprofil zeigt, inwieweit den Anforderungen entsprochen wird, in welchem Bereich noch Potenzial besteht. 

Weiterhin stehen anpassbare IT, welche jedoch im nächsten Absatz thematisiert wird und die Kultur an Wandlungsfähigkeit im Fokus. Für mehr dazu können Sie in das Whitepaper schauen oder in meine Buchempfehlungen zum digitalen Wandel. In der folgenden Abbildung habe ich kurz die Treiber und Handlungsfelder zusammengefasst.

Digitale Verwaltung

Wir befinden uns auf den Weg vom Wissenszeitalter in das digitale Zeitalter. Überall sieht man Werbung und Fallbeispiele für IT und Digitalisierung im Public Sector. Aus diesem Grund habe ich mir das Keyword: digitale Verwaltung etwas näher angeschaut.

Hierzu findet man recht schnell das Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020. Hier werden Behörden staatlich bei der Digitalisierung unterstützt. Laut der Homepage der Bundesregierung werden aktuell folgende Projekte vorangetrieben:

• der Portalverbund mit dem Ziel, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen im Netz einen leicht auffindbaren, sicheren Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen bereitzustellen,
• die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte),
• der Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen,
• die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse des Bundes,
• die organübergreifende Digitalisierung des Gesetzgebungsverfahrens,
• Open Data.

Auch findet sich auf der folgenden Seite ein Evaluationsbericht zu den Fortschritten und Erfolgen der staatlichen Initiaitve. Doch es bleibt weiterhin für mich und sicher auch für Sie als Leser unklar was nun genau eine digitale Verwaltung ausmacht. Die Unternehmensberatung T-Systems liefert mit sogenannten E-Governement Lösungen für die digitale Verwaltung. So sagt die Beratung in Ihrem Blog: Neue Dienste wie der elektronische Personalausweis (nPA), Online-Bürgerserviceportale oder die elektronische Akte (E-Akte), aber auch Verbundprojekte zwischen unterschiedlichen Bereichen wie der Polizei oder der Justiz liefern bereits wertvolle Ansätze. Das Ziel ist klar: einfachere und nutzerfreundlichere Verwaltungsdienste sowie effizientere Abläufe in der öffentlichen Verwaltung, die Kosten und Zeit sparen. Bürgern, Unternehmen und Verwaltungen kommt dies gleichermaßen zugute. Innerhalb einer digitalen Verwaltung sind Informationen stets auf dem aktuellen Stand, einzelne Verfahren können wesentlich schneller abgearbeitet werden, die behördenübergreifende Zusammenarbeit wird vereinfacht.

Doch wie sieht das nun konkret aus? Im Blog kammunal.de habe ich ein schönes Beispiel gefunden für eine digitale Verwaltung: Eine Vision für die digitale Verwaltung: Ein privater Käufer erwirbt ein Auto von einem privaten Verkäufer. Der Verkäufer loggt sich auf der Website der Kfz-Behörde ein, wählt sein registriertes Auto aus und drückt auf „Verkauf“. Dann lädt er den Kaufvertrag hoch und registriert den Käufer. Der Käufer wird per E-Mail aufgerufen den Kauf mittels digitaler Unterschrift zu bestätigen und die Verwaltungskosten online zu zahlen. Nun muss der Verkäufer den Vorgang noch einmal bestätigen und am nächsten Tag landen die Fahrzeugpapiere für den neuen Autobesitzer in der Post. Der Verwaltungsaufwand für Käufer und Verkäufer liegt bei etwa zehn Minuten.

Es gibt also zahlreiches Potential für Digitalisierung in der Beratung und zahlreiche digitale Tools sollen Anträge besser bearbeiten und den Service für die Bürgerinnen und Bürger unseres Landes verbessern. Natürlich habe auch ich mir Gedanken gemacht und das Modell von Consulting 4.0 etwas verändert. Ich glaube, dass virtuelle Chats, Vollautomatisierung und Online-Self-Services auf Dauer für mich eine tolle Lösung darstellen. Speziell ein Chat wäre toll, da man sich Behördengänge sparen könnte und die Onlineerfassung von Anträgen wäre gleichzeitig komfortabel. In der Abbildung finden sich einige Empfehlungen.

Fazit: Es mangelt nicht an Ideen

Das oben genannte Beispiel des Autokaufs ist weit mehr als ein fiktives Szenario – sondern bereits in Estland Realität . Doch schaut man bei Google, dann findet man ähnliche Sätze wie im Blog Kommunal.de:

Die IT-Ausgaben für die öffentliche Verwaltung sind denkbar hoch. Doch gerade im Bereich der digitalen Services für den Bürger kommt davon nichts an (Kommunal.de).

Diesen und ähnliche Sätze hört man, sobald man Menschen nach der Digitalisierung in Behörden fragt. Einerseits kann es wohl an Schlagzeilen wie ROBASO in der Bundesagentur für Arbeit (60 Mio. Euro Projektstop) oder den hohen Tagessätzen von McKinsey Praktikanten im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (2700 Euro Tagessatz)  liegen, anderseits habe ich auch keinen Einblick und kenne die Prozesse und Hürden von Behörden nicht genau. Jedoch denke ich, dass sich neben den Schlagzeilen die Bemühungen zeigen werden und wir mehr Agilität und Digitalisierung in Verwaltungen erleben werden. Sicher müssen intern Prozesse aufgebrochen werden und IT-Systeme für eine hohe Skalierbarkeit von Millionen Anträgen und Dokumenten bereitgestellt werden. Dies ist sicher nicht einfach und hinzu kommt der Fachkräftemangel, was oft zwingt auf Dienstleister zurückzugreifen. Auch werden Themen wie die Flüchtlingskrise sicher viele Ressourcen in Anspruch genommen haben, welche normalerweise dafür nicht geplant waren und deutsche Behörden in den letzten Jahr wirklich hohe Herausforderungen zu meistern hatten. Ich bin jedoch zuversichtlich, dass wir bald die neuen Themen wie E-Akte etc. in Deutschland etablieren werden und deutliche Veränderungen eintreten werden.

Zum Ende: Beantworten Sie mir doch eine kurze Frage: Was glauben Sie ist aktuell wichtiger: Wird eine erhöhte Digitalisierung zu mehr Agilität in Behörden oder glauben Sie, dass erst höhere Agilität geschaffen werden sollte um die Digitalisierung anpacken zu können?

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

Rechtschreibung: Ich führe diesem Blog neben dem Job und schreibe viele Artikel in Bahn/Flugzeug oder nach Feierabend. Ich möchte meine Gedanken und Ansätze als Empfehlungen gerne teilen. Es befinden sich oftmals Tippfehler in den Artikeln und ich bitte um Entschuldigung, dass ich nicht alle korrigieren kann. Aber Sie können mir helfen: Sollten Sie Fehler finden, schreiben Sie mich gerne an! Lesen Sie mehr dazu.

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