Meetingformate und virtuelle Teamsteuerung in Zeiten von

Corona treibt die deutschen ins Homeoffice. Es geht soweit, dass mittlerweile sogar unsere Bundeskanzlerin das Land aus dem Homeoffice verwaltet. Homeoffice – der vermeintliche Albtraum vieler Manager – „da arbeiten die ja nichts“, „da sitzen die im Liegestuhl“, „wie soll ich denn dann wissen was die machen“,… Dies sind sind Sätze, welche ich vermehrt höre, sobald man Homeoffice im Unternehmen fordert.

Ich arbeite seit 3 Jahren regelmässig im Homeoffice und habe meine Arbeitsweise schon vollständig an die Arbeit zwischen Homeoffice und dem Office meiner Firma angepasst. Doch Homeoffice ist für viele Unternehmen etwas Neues. Schaut man sich eine Studie eines Masteranden von mir an, dann merkt man, dass viele Menschen gar kein Homeoffice machen dürfen. Bei knapp 40 befragten Mitarbeitern aus der Wissensarbeit war es knapp 1/3 nicht möglich Homeoffice zu machen.

homeoffice-studie — Studie im Rahmen meiner Forschung mit Paul Niebler

Grundlegend ist meine Erfahrung, dass Mitarbeiter, welche im Büro kaum etwas arbeiten auch Zuhause kaum etwas tun. Dagegen sind fleißige Mitarbeiter auch Zuhause genau so fleißig. Eine aktuelle Studie, welche knapp 30.000 Arbeitnehmer untersucht hat zeigt, dass Mitarbeiter im Homeoffice durchschnittlich 4 Überstunden mehr pro Woche vorweisen als Mitarbeiter im Büro. Die Angst, dass Mitarbeiter nichts tun, scheint also nur im Kopf der Führungskräfte zu existieren?

Ich möchte in diesem Text Tipps für Führungskräfte zur Organisation, technischer Ausstattung und Steuerung von Teams aus dem Homeoffice machen.

Kommunikation und Technologie

Wichtig ist, dass Sie sich bewusst machen, dass virtuelle Arbeit nicht so ablaufen kann wie im Büro. Die Zusammenarbeit läuft nicht über Flurfunk sondern über Software-Tools.

Lesetipp: Tools für virtuelle Teams

Wichtig ist, dass Sie eine sinnvoll Kommunikationsinfrastruktur besitzen. Das ist für mich:

Aufgabenverwaltungstool wie Kanboard oder Jira
Chatsystem wie RocketChat
Mailserver wie Open Xchange
Notensystem wie Joplin oder OneNote
Filesharing wie ownCloud
Gemeinsame Dokumente bearbeiten wie OnlyOffice oder OpenOffice
Meetingmöglichkeiten wie Kopano oder Zoom

Gemeinsame Bearbeitung von Dokumentation über eine ownCloud

Lesetipp: OpenSource Stack für Remote Arbeit

Diese Technologien sind Ihre erste Anlaufstelle. Stellen Sie also beispielsweise einen Task in Jira ein und diskutieren Sie diesem anschließend im Rocketchat mit Kollegen. Erstellen Sie ein Dokument in der ownCloud und bearbeiten Sie es über Screensharing gemeinsam mit Kollegen bei einer Videokonferenz.

Der Erfolgsfaktor ist es die richtigen Technologien gemeinsam einzusetzen und nicht in einem riesigen Mail-Ping-Pong zu versinken. Mein Tipp: Senden Sie keine Anhänge mehr per Mail sondern nur noch Links auf die Files in der Cloud z.B. Sharing mit ownCloud. So verhindern Sie, dass es viele Versionen eines Dokuments gibt.

Meetingformate

Besonders in Zeiten von Distanz ist wichtig die virtuelle Nähe zum Team zu halten. Meine Erfahrung zeigt, dass virtuelle Teams besonders viel vor allem proaktive Kommunikation benötigen.

projektgrenzen — Denken Sie dran virtuell ist es besser proaktiv Menschen anzurufen oder anzuschreiben. Wenn Sie nichts hören, muss das nicht heißen, dass alles OK ist!

Um die Motivation des Teams sicherzustellen habe ich neben den typischen Projekttelcos noch folgende Formate etabliert:

Teamweekly: Hier sprechen wir über allgemeine News des Unternehmens und privaten Themen. Es ist ein wöchentlicher privater Stammtisch im virtuellen Raum damit sich das Team in lockerer Atmosphäre sozialisieren kann. Es geht 1h.
Teamsprechstunde: Jede Woche 30 Min steht jeder Teamleiter eines Teams bereit damit man sich mit Feedback und Prozesswünschen an diesem wenden kann.
1 on 1: mit jedem Mitarbeiter habe ich wöchentlich ein 20 min. Gespräch über dessen Wohlbefinden
Meine Sprechstunde: Als Abteilungsleiter stehe ich jeden MA zur Verfügung.

Exkurs: Tipps für die Telefonkonferenz

Eine TelCo ist nicht einfach und Sie sollten einige Dinge beachten. Ich empfehle auf jeden Fall nicht das Micro des Laptops zu nutzen sondern ein Headset wie z.B. die Apple Kopfhörer. Das Mikrophone des Laptop lässt Sie auch bei teuren Notebooks fast immer wie eine Blechdose klingen, da es die Umgebung mit aufnimmt. Sie können es natürlich auch absolut perfekt machen und sich wie bei mir ein Kondensatormicrophone für 30-60 Euro kaufen. Sie haben dann einen klaren Sound fast wie im Radio.

USB Kondensatormikrofon für klaren Sound – fast wie Radiomoderator

Weiterhin ist es wichtig sich folgendes zu merken: „Muten“ (Stummschaltung) nicht vergessen. Man hört über das Mikrophone das Tippen von Tastatur, fließen von Wasser, Klospülung und Kaffeemaschine. Passen Sie auf! Hier ist schon vielen Fachkräften sehr peinliches passiert. Sprechen Sie weiterhin Teilnehmer der Telco immer mit Namen an da, man man in der TelCo oftmals nicht genau weis, wen Sie meinen und beachten Sie bei Videokonferenzen: Man kann sehen was im Hintergrund ist. Auch Lebenspartner sollten im Hintergrund nicht durchs Bild laufen. Auch hier sind schon so einige peinliche Situationen aufgekommen und bitte: Tragen Sie immer Hosen!

Seit April 2020 nutze ich nicht mehr das USB Mikrofon sondern ein Kondensatormikrofon mit USB Audio Interface. Während das USB Mikrofon einen sehr guten Sound hat, wechseln Sie nun auf Studio Qualität. Durch das Audio Interface wird der Sound quasi wie ein Mischpult aufgenommen und das deutlich bessere Kondensatormikrofon liefert einen klareren Sound. Zum Vergleich: Das Set kostet ca. 200 Euro und das USB Modell nur 40-60 Euro.

Mein Audio-Set für eine Studio Qualität in der Video- und Telefonkonferenz

Kondensatormikrofon mit Audio Interface

Eine tolle Alternative, welche ich allerdings nur zum telefonieren nutze, sind Bluetooth Headsets. Ich nutze das Jabra Evolve 75, welche über eine aktive Noise Reduzierung auch für den Anrufer verfügt. Es ist für sehr laute Großraumbüros ausgerichtet. Sie können damit nebenbei auch in der Wohnung rumlaufen oder auf der Tastatur tippen ohne das jemand etwas merkt. Besonders toll ist, dass Sie das Headset mit 2 Geräten verbinden können (Smartphone und PC) und so problemlos Telcos und Konferenzen durchführen können.

Das Jabra Headset mit Halterung hat eine Akku Laufzeit von fast 1 Woche und reduziert störende Geräusche für den Anrufer

Teamsteuerung

So klappt es virtuell nicht: Den Mitarbeiter von Angesicht zu Angesicht Aufgaben zuzuweisen.

Um mit den genannten Tools zu arbeiten müssen Sie zuerst die vorhandene Arbeit sauber in kleine Aufgaben zerteilen. Sie müssen die vorhandene Arbeit so vorbereiten, dass diese mit Methoden wie Scrum und Kanban abgearbeitet werden kann.

Stellen Sie sich das wie das Essen eines Kuchens auf einer Party vor. Niemand wird direkt in den Kuchen beißen wollen, da die Stücke zu groß sind. Sie müssen diesen also in kleine Stücke zerteilen. Anschließend können sich Gäste kleine Stücke nehmen und essen. Sobald diese wieder Hunger haben, essen sie das nächste Stück. Irgendwann ist der Kuchen dann weg. Die letzten Stücke, welche niemand möchte, verteilen Sie dann aktiv auf der Party.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist remote-work-min-1024x725.png — Virtuelle Arbeit ist wie das verteilen eines Kuchens

Im Business bedeutet das, dass Sie Ideen in Projekte unterteilen, welche aus verschiedenen Aufgaben bestehen. Diese sind klar beschrieben und können von den Mitarbeiter abgearbeitet werden. Dies können Sie nun mit Methoden wie Scrum und Kanban visualisieren. Als Führungskraft sehen Sie auf den einen Board immer:

Welche Aufgaben sind noch zu tun?
Was machen meine Mitarbeiter?
Wo werden wir geblockt?
Was ist fertig?

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist work-2-min-1024x422.png — Kanban Board mit verschiedenen Spalten

Oben sehen Sie ein Beispiel. Sie sehen auf den Board, dass aktuell drei Aufgaben frei sind und Ihre 4 Mitarbeiter aktuell an Aufgabe 4-7 aktiv arbeiten. Sie könnten sich als Führungskraft um die Abnahme der Aufgaben 10-12 oder die Blocker 8-9 kümmern. Sie sehen: Es wird gearbeitet und niemand ruht sich auf. Mithilfe einer kurzen täglichen Telefonkonferenz sollten Sie gemeinsam mit dem Team das Board besprechen.

Kombination von Arbeit mit einem Zeiterfassungstool wie z.B. Kimai

Fazit

Die Arbeit aus dem Homeoffice ist anders als im Büro. Es ist wichtig es auf keinen Fall so anzugehen, wie als wären Sie im Büro. Dies braucht ein kleines Umdenken im Kopf und man benötigt schon 6-12 Monate sich voll daran zu gewöhnen. Weiterhin ist eine technische Ausstattung notwendig, welche einwandfrei funktionieren muss und welche auch die zentrale Anlaufstelle darstellt. Es ist schwer und fordert vor allem am Anfang erhöhte Selbstorganisation aber es ist vor allem in Zeiten von Corona mehr als notwendig.

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/mikrofon-tastatur-tablet-podcast-2469297/

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