Für viele Unternehmen ist virtuelle Arbeit und das Einrichten von virtuellen Teams mittlerweile fester Bestandteil der Organisationsstruktur. Dennoch beschäftigen sich viele Digital Leader immer wieder mit dem Problem, dass mit steigender Größe und Verbreitung der Teams auch die Zusammenarbeit immer komplexer wird. Schnell kann es da passieren, dass die eigentliche Struktur und Organisation unübersichtlich und chaotisch wird.

Dabei gibt es einen effizienten Weg, wie sich eine große Aufgabenmenge o aufsplittern lässt, dass auch große Teams virtuelle Arbeit effektiv ausrichten können.

Ist virtuelle Arbeit wirklich so leicht aufgebaut wie ein Kuchenbuffet?

Auch wenn Headline dieses Artikels zunächst lächerlich klingen mag. Man kann virtuelle Arbeit tatsächlich mit Kuchen essen vergleichen. Wie das gehen soll? Ganz einfach! Sehen Sie sich dazu einmal folgendes Bild an:

Stellen Sie sich vor, sie verkaufen Kuchen an einem Buffet. Als Verkäufer repräsentieren Sie dabei sich selbst als Teamleiter. Ihre Käufer, die regelmäßig zum Buffet kommen, entsprechen dabei ihrem virtuellen Team.

Aber wie funktioniert das ganze nun im Bezug auf virtuelle Arbeit?

Oftmals erhalten Sie im ersten Schritt Ideen von Kunden, beispielsweise Aufträge oder Bestellungen. Oft bestehen diese Ideen und Kundenanforderungen aus großen komplexen Aufgaben. Dies können Sie wie eine Torte oder einen Kuchen betrachten. Diesen Kuchen müssen sie nun an Ihrem Buffet an ihre Käufer (Mitarbeiter) verkaufen. Sie können sich an dieser Stelle selbst ausmalen, dass es weniger sinnvoll ist, die gesamte Torte an nur eine Person zu geben.

Stattdessen werden Sie den Kuchen also in Stücke schneiden. Dies können Sie mit dem klein schneiden des großen Auftrags ihres Kunden vergleichen. Sie teilen diesen also in kleinere Projekte, Stories und Arbeitspakete (Tasks), sodass sie die Aufgaben gleichmäßig an Ihre Mitarbeiter verteilen können. Nun kommt jedes Teammitglied regelmäßig zum Buffet, um sich ein Stück abzuholen. Solange bis Ihre Mitarbeiter sozusagen satt sind, also genügend Aufgaben vor sich liegen haben, die es zu bearbeiten gilt.

Wenn keiner aus Ihrem Team mehr zum Buffet kommt, sie aber immer noch Tortenstücke übrig haben, werden Sie also das tun was jeder Kuchenverkäufer an dieser Stelle macht. Sie werden selbst auf Ihre Mitarbeiter zugehen und versuchen, die übrig gebliebenen Aufgabenpakete zu verteilen, bis Sie den Auftrag letztendlich abgeschlossen haben.

Fazit

Wie Sie sehen, muss virtuelle Arbeit nicht unbedingt komplex und aufwendig sein. Ganz wichtig ist nur, dass Sie mit der richtigen Strategie und Struktur an das Projekt gehen. Das bedeutet für Sie als Digital Leader insbesondere, dass Sie große Aufträge gut und gleichmäßig in kleinere Arbeitspakete umwandeln müssen. Anschließend müssen Sie diese nur in Ihr Tool übertragen. So können Sie eine optimale Grundlage für Agilität bei virtuellen Teams schaffen.

Durch die gegebene Transparenz können Sie Aufgaben zudem übersichtlich tracken. Ihr Team kann auf diese Weise effizient seine virtuelle Arbeit verrichten, ganz unabhängig von der Anzahl der verschiedenen Standorte oder der Teamgröße.

Gleichzeitig können so auch große Kundenanforderungen mit einer Vielzahl an Tasks zeitnah abgearbeitet werden. Dabei kann es sich außerdem lohnen, die einzelnen Arbeitspakete mithilfe eines Kanbanboards und Sprintzielen zu bearbeiten.

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Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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Bildquelle: pixabay.com

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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