Die Retrospektive in Unternehmen: Vorteile und Ablauf

Eine Retrospektive ist ein Rückblick. Der Begriff wird gern in der Kunstszene verwendet, spielt aber auch bei gesellschaftlichen Themen, in der Politik und nicht zuletzt im Marketing eine Rolle, worum es hier gehen soll. Am geläufigsten bleibt allerdings die Begrifflichkeit in der Kunst, so etwa bei Kunstausstellungen, die Schaffensphasen von Künstlern oder deren Gesamtwerk beleuchten. Die Kuratoren oder Veranstalter blicken dann zurück auf den künstlerischen Prozess, um eine Entwicklung verständlich zu machen. Dasselbe lässt sich im Bereich des Marketings durchführen (Quelle: Wikipedia).

Was ist eine Retrospektive im Unternehmen?

Bei der Methode Scrum („Gedränge“), die vor allem in der Softwareentwicklung und auch sonst beim Projektmanagement angewendet wird, gehören Retrospektiven selbstverständlich zur Arbeit. Es sind regelmäßige Events, bei denen sich die Teams treffen, um die jüngste Vergangenheit zu beleuchten. Das soll die zukünftige Zusammenarbeit verbessern. Beim retrospektiven Meeting analysieren die Teilnehmenden alle Prozesse, die eingesetzten Werkzeuge, ihre Erfahrungen, ihre Beziehungen zueinander und künftige Herausforderungen. In der Softwareentwicklung hat sich für einzelne Projektphasen der Begriff des Sprints eingebürgert. Dementsprechend gibt es eine Sprint Retrospektive, welche der Scrum Guide auch offiziell so benennt. Teilnehmende sind die Entwickler, der Scrum Master und fallweise der Product Owner. Es gibt auch Meetings nur für das Team.

Ziele und Vorteile von Retrospektiven

Die Ziele einer Retrospektive des Scrum-Teams bestehen darin, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern sowie Abläufe und Inhalte zu optimieren. Das funktioniert durch eine besser abgestimmte Kooperation zwischen einzelnen Entwicklern, mithilfe einer effizienteren Führung durch den Scrum Master sowie durch die zielgerichtetere Kommunikation zwischen Team und Product Owner. Es ergeben sich damit Vorteile im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, der von Maßnahmen profitiert, die sich aus den gemeinsam gewonnenen Erkenntnissen ableiten lassen. Auch vermeidet das Vorgehen Frust und Missverständnisse im Team durch ein offenes Feedback.

Allgemeiner Ablauf – die 5 Phasen einer Retrospektive

Die Retrospektive des Scrum-Teams lässt sich in 5 Phasen relativ gut beschreiben, wie auch aus dem Scrum-Guide hervorgeht. Es sind diese:

#1 Ankommen: Hierbei ist zur Begrüßung eine gewisse Förmlichkeit gefragt, um die Bedeutung des Meetings zu unterstreichen. Auch ist anfangs zu erfassen, ob die gewünschten Teilnehmer der Retrospektive anwesend sind. Danach erfolgt ein Rückblick auf die zuletzt durchgeführten Maßnahmen seit dem letzten Retrospektivenmeeting. Auch ist festzulegen, welcher zurückliegende Zeitraum gegenwärtig betrachtet werden soll. Es kann sich um Wochen, Monate oder gar Jahre handeln, wobei Letzteres seltener vorkommt. Auch ist die Stimmung unter den Teilnehmenden zu erfassen, um deren Kooperationswillen zu überprüfen.
#2 Daten sammeln: Die Daten sollten je nach Situation und somit flexibel gesammelt werden. Der Schritt richtet sich danach, was wirklich zuletzt geschehen ist. Auch sind die Teamgröße, die Themenspezifikation und die vorhandene Zeit zu beachten. Das Sammeln der Daten erfolgt immer mit Post-Its. Pro Post-It steht nur ein Feedback. Es kann psychologisch wertvoll sein, zuerst das negative Feedback zu liefern und das positive an den Schluss zu stellen, damit es in Erinnerung bleibt. Methoden zum Datensammeln sind Starfish, SCS, LoSoMo, Happiness Index und Sailboat. Genannt werden diese unter anderem hier.
#3 Erkenntnisgewinn: Erkenntnisse lassen sich aus der Gruppierung von Post-Its, der Entfernung von Doppelnennungen und dem Benennen von Gruppen gewinnen. Nach der Gruppierung diskutiert das Team die neuen Themen. Dabei ist zu beachten, dass es sich um keine Lösungsdiskussion handelt. Zunächst einmal sollen die Themen nur mit Kontext angereichert werden, um sie besser zu verstehen. Hierfür stellen die Teilnehmenden Verständnisfragen. Wenn die Themen klar gruppiert und strukturiert sind, lassen sich aus ihnen Verbesserungen ableiten.
#4 Definition der Verbesserungen: Hierfür müssen die Teilnehmenden Vorschläge aufschreiben und im Plenum vorstellen. Es ist klarzustellen, welche Verbesserungen sich im oder außerhalb des Teams umsetzen lassen. Die Teilnehmenden priorisieren die Verbesserungen, indem sie beispielsweise Stimmen auf einzelne Post-Its verteilen. Am Ende schälen sich die drei wichtigsten Verbesserungen heraus, die nun einer Person für die Umsetzung zugewiesen werden. Die Umsetzung ist zu terminieren.
#5 Abschluss: Die Sitzung benötigt einen Abschluss inklusive Feedback an den Moderator, damit er weiß, wie er sich beim nächsten Meeting verbessern kann. Das gelingt mit kurzen Feedbacktechniken wie einem Skalenfeedback oder dem Hochhalten von 0 bis 5 Fingern auf 3 je nach Bewertung des Meetings. Am Ende bedankt sich der Moderator bei den Teilnehmenden und verabschiedet sie. Das Ergebnis des Retrospektivenmeetings ist zu dokumentieren.

Fazit

Dies ist eine sehr allgemeine Beschreibung, wie das Retrospektivenmeeting in einem Scrum-Team aussehen kann. Es gilt das richtige Format und vor allem die richtigen Fragen zu wählen. Es gibt dazu mehrere Formate der Retrospektive.. Hierzu gibt es ab November auf einen Fachartikel der Zeitschrift Java Aktuell, welcher hier verlinkt wird. Es ist wichtig das Richtige Format für passende Ziel auszuwählen und vor allem gilt: die richtige Mischung der Formate führt zum Erfolg.

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