Sie befinden sich sicher auch wie viele andere Unternehmen in einem digitalen Wandel. Oft ist es so, dass man vor der Tatsache steht, dass bestehende und gewachsene Prozesse geändert und digitalisiert werden sollen. Es gibt Druck von der Geschäftsleitung und Gegenwind von den Mitarbeitern oder auch umgekehrt. Ich bin als Berater und Forscher oft in Unternehmen vor Ort und erlebe viele Varianten der Digitalisierung in Unternehmen. Ich möchte im Folgenden erläutern, was ich erlebt habe und meine Tipps geben. Wenn Sie meine Erfahrungen detaillierter erleben wollen, dann lesen Sie meinen Artikel zum Thema Organisationsrebellen.
1. Schritt für Schritt den Reifegrad steigern
Ein Unternehmen wird nicht von einem Tag auf den anderen zum Digital Leader. Es ist deswegen wichtig erstmal den aktuellen Reifegrad festzustellen. Werden aktuell Rechnungen noch per Hand geschrieben, dann ist es sinnvoll diese erstmal über ein Tool abzubilden oder per Wordmakro zu unterstützen anstatt diese direkt in einem ERP System zu „digitalisieren“. Das ist einerseits billiger und überfordert andererseits auch die Mitarbeiter weniger. Versuchen Sie deswegen immer den aktuellen Reifegrad eines Prozesses festzustellen und heben Sie diesen anschließend Schritt für Schritt an.
2. Digitalisierung nicht an einer Person festmachen
„Herr/Frau X. Sie sind jetzt für die Digitalisierung und das unternehmensweite ERP System verantwortlich!“ Ich habe noch nie erlebt, dass eine solche Position die Digitalisierung im Unternehmen erfolgversprechend vorantreiben konnte. Digitalisierung kann meiner Meinung nach nicht an einer Person festgemacht werden sondern muss von jeder Abteilung selbst getrieben werden. Geben Sie also jedem Team die Aufgabe „sich zu digitalisieren“ und bieten Sie lediglich die Unterstützung durch einen „Digitalisierungsbeauftragten“ an.
3. Ungeliebte Prozesse digitalisieren und Mitarbeiter fragen
Wenn Sie gerade dabei sind erste Digitalisierungsprojekte zu starten, dann sollten Sie in erster Linie schauen, dass Sie Prozesse unterstützen, welche sowieso niemand analog machen will. Beispielsweise bei meinem ehemaligen Kunden war das die Reisekostenabrechung. Es macht auch Sinn einfach mal die Mitarbeiter zu fragen: „Was sollen wir denn für euch digitalisieren? “ Vorteil ist, dass dann kein Gegenwind von den Mitarbeitern kommt und neue Lösungen direkt genutzt werden.
4. Ganzheitliche Lösungen vermeiden
Vermeiden Sie ganzheitliche Lösungen. Diese sind meist nichts Halbes und nichts Ganzes. Außerdem kosten diese viel Geld und widersprechen dem Trend flexibel zu bleiben. Nehmen Sie also pro Prozessschritt ein Tool und verknüpfen Sie die Tools sinnvoll miteinander. Ich möchte dazu in der Abbildung ein Beispiel geben. Hierbei wird ein typischer Verkaufsprozess digitalisiert. Jeder relevante Schritt hat ein bestimmtes Tool. Aufgabe Ihrer IT ist es nun diese sinnvoll miteinander zu verknüpfen (Stichwort: Workflow).
Lesetipp: Beispiel einer Prozessdigitalisierung
5. Managed Services und Testversionen verwenden
Vorteil dieser kleinen Toolkette ist, dass Sie sich speziell als KMU keine großen Tools ins Haus holen müssen. Probieren Sie für einen Prozessschritt ein paar Tools aus. Diese gibt es oft in der 30 Tage Testversion. Ein Geschäftsführer sagte mal zu mir: „Wir holen uns die 30 Tage Testversion und wenn Sie nach 30 Tagen keiner nutzt, dann kündigen wir Sie wieder und holen uns die nächste.“ Weiterhin merken viele Unternehmen, dass IT-Toolbetrieb nicht sonderlich viel Spass macht, sodass das es sich lohnt einfach alle Tools durch Provider warten zu lassen. Da die Tools oft zwischen 5 und 100 Euro im Monat kosten, kann dies ohne weiteres gezahlt werden.
Lesetipp: Beispiel einer IT-Organisation
Fazit: Digitalisierung ist Trial und Error
Dies sind 5 Tipps, welche ich aus meiner Zeit als Berater mitnehmen konnte. Ich habe viele KMU erlebt, welche damit erfolgreich trotz geringen Budgets große Erfolge erzielt haben. Ich denke, dass der digitale Wandel weiterhin Trial und Error ist und man einfach und schnell vieles versuchen sollte. Ich hoffe, dass meine Tipps einige Impulse geben können und den ein oder anderen Managern bei der Digitalisierung helfen können. Mehr zu Trial und Error finden Sie in meinen Artikel zu digitalen Geschäftsmodellen.
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