Schatten-IT in Unternehmen - was bedeutet das?

Viele Unternehmen stehen im Rahmen der Digitalisierung zunehmend vor einem großen Hindernis. Obwohl den Mitarbeitern alle nötigen IT-Ressourcen zur Durchführung ihrer Arbeit zur Verfügung gestellt werden, nutzen viele Mitarbeiter stattdessen eigene Systeme. Diese sind ihnen bereits besser bekannt oder schlichtweg komfortablerer. Solche Technologien sind dabei oftmals Clouds oder onlinebasierte IT-Systeme wie Dropbox oder AWS. Und schon ist das große Problem dar: eine Schatten-IT entsteht, die jede Menge Risiken und Sicherheitsfallen mit sich zieht.

Was bedeutet der Begriff „Schatten-IT“ genau?

Bei der Schatten-IT handelt es sich um die unautorisierte Nutzung außerdienstlicher Zweitsysteme, die von Mitarbeitern zusätzlich oder sogar anstelle der firmeninternen IT-Lösungen genutzt werden. Mitarbeiter lassen sich dabei schnell von der einfachen Handhabung oder einem hübschen Design blenden. Gleichzeitig vergessen sie die damit verbundenen Risiken zu beachten. Was der Belegschaft dabei häufig nicht klar ist: Inoffizielle Apps für das Management von Projekten, eine gemeinsame Datennutzung oder sogar Systeme zur Erstellung von Notizen fallen ebenfalls unter dem Begriff der Schatten-IT.

Gründe für die Entstehung einer Schatten-IT

Doch wie kommt es überhaupt zur Entstehung einer Schatten-IT? Welche Gründe verleitet Mitarbeiter Zuhause und im Office selbst, inoffizielle IT-Ressourcen zu nutzen?

Bequemlichkeit

Nicht selten beruht die Entstehung einer Schatten-IT auf der Gemütlichkeit und dem Verlangen nach Komfort bei der Belegschaft. Neue Systeme oder sich unterscheidende IT-Ressourcen zuhause und am Arbeitsplatz sind vielen Mitarbeitern ein Dorn im Auge. Schließlich bedeuten sie in der Regel einen größeren Aufwand. Da der Mensch von Natur aus zur Bequemlichkeit veranlagt ist, relativieren viele Angestellte die Nutzung firmenexterner IT-Systeme mit der ihnen bekannten Handhabung oder der angeblichen Zeitersparnis.

Hohe Komplexität der Firmentools

Besonders wenn das Unternehmen erst kürzlich die Verwendung neuer IT-Ressourcen implementiert hat, finden sich viele Mitarbeiter in der Komplexität der neuen Systeme gefangen. Um die lästige und oftmals langwierige Verinnerlichung neuer IT-Lösungen zu umgehen, greifen sie daher häufig einfach auf die Nutzung eigener Programme.

Mobile Geräte

Aber auch mobile Geräte wie Tablets oder das klassische Smartphone treiben Angestellte dazu, auch auf der Arbeit auf gewohntes Material zurückzugreifen und die integrierten IT-Systeme auch im Zwecke des Unternehmens zu nutzen.

Schatten-IT auch im Homeoffice möglich

Darüber hinaus kommt es häufig auch dazu, dass Angestellte die IT im Unternehmen als so umständlich empfinden und infolgedessen auch zuhause eigene IT in Anspruch nehmen. Dies kann beispielsweise in Form der Nutzung von Lotus Notes im Unternehmen statt MS Office vorfallen. Die Konsequenz daraus: Angestellte senden Dokumente an den Privat-PC bearbeiten diese mit MS Office und schicke sie anschließend wieder zurück an den Firmen PC oder nutzen WhatsApp während der Arbeitszeit zur Kommunikation.

Risiken einer Schatten-IT

Häufig blenden Angestellte dabei sowohl im Homeoffice als auch am Arbeitsplatz selbst, die Gefahrenpotenziale dieser Vorgehensweise völlig aus oder sind sich ihrem falschen Handeln garnicht erst bewusst.

Erschwerte Datenverwaltung

Wenn jeder Mitarbeiter seine Arbeit und die damit verbundenen Daten und Informationen in einer anderen IT-Ressource verwaltet, verliert die IT-Abteilung, deren Aufgabe die Kopplung aller Datenbestände ist, leicht den Überblick. Daten aus verschiedenen Systemen lassen sich nur schwer miteinander vereinen und analysieren. Daraus kann schließlich eine lückenhafte Datenverwaltung entstehen, die auch den Verlust oder die Wertlosigkeit wichtiger Informationen zum Ergebnis haben kann.

Kontrollverlust der IT-Abteilung

IT-Prozesse können schließlich auf Basis einer erschwerten oder lückenhaften Datenverwaltung teilweise garnicht mehr nachvollzogen werden. Dies kann in einem totalen Kontrollverlust der IT-Abteilung resultieren. Dadurch verlangsamen sich Prozesse und Systeme im Unternehmen oder werden undurchführbar.

Sicherheit

Aber auch die allgemeine IT-Sicherheit kann durch die Nutzung von Schatten-IT einem hohen Risiko ausgesetzt werden. Oftmals weisen externe IT-Ressourcen unbekannte Gefahrenstellen auf, die dem Mitarbeiter nicht bewusst sind. Hackern und Cyberkriminellen wird dadurch der Eintritt in die Firma und der Raub wichtiger Daten deutlich erleichtert.

Risiken eines Malware Angriffs

Zudem birgen insbesondere onlinebasierte IT-Ressourcen die Gefahr von Malware Angriffen. So kann bereits über ein einfaches Update eines solchen Web-Services Malware in firmeninterne Prozesse eingeschleust werden.

DSGVO

Zu guter Letzt ist aber auch zu erwähnen, dass insbesondere im Hinblick auf die erst kürzlich eingeführte neue EU-DSGVO große Probleme entstehen können. Unternehmen sind durch die neue Verordnung gesetzlich daran gebunden, die Sicherheit von Kundendaten zu wahren. Durch die inoffizielle Nutzung einer Schatten-IT geben Mitarbeitern im schlimmsten Fall Daten auch außerhalb der Firma frei, was folglich zu Compliance-Verstöße gegen die EU-DSGVO führt.

Fazit

Eine allgemeine und einfach übertragbare Lösung zur Eliminierung einer Schatten-IT im Unternehmen gibt es dabei allerdings nicht. Stattdessen sollten Firmen darauf achten, ihre Mitarbeiter im Erlernungsprozess neuer Technologien bestmöglich zu unterstützen. Außerdem ist es empfehlenswert den Angestellten möglichst verständliche Tools an die Hand zu geben, statt auf komplexe Systeme zu bauen. Im Bezug darauf bietet es sich zudem an, die Belegschaft bereits bei der Auswahl passender IT-Systeme mit einzubeziehen und dadurch die Praxistauglichkeit der neuen Technologien zu gewährleisten. Dafür ist es wichtig, dass IT-Abteilung und Belegschaft im ständigen Kontakt und Austausch miteinander stehen, sodass ein Verlangen zur Nutzung unautorisierter IT-Programme garnicht erst entsteht.

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