Wenn vom Qualitätsmanagement die Rede ist, sind damit die verschiedensten Unternehmensbereiche gemeint. Oftmals wird verständlicherweise zuerst an die Dienstleistung und/oder das Produkt und die damit verbundenen Beschaffenheiten und Wertigkeiten gedacht. Doch auch der Fertigungs- und Verwaltungsprozess, die Qualifikation der Mitarbeitenden und viele weitere Aspekte können im Zuge des Qualitätsmanagements genauer unter die Lupe genommen, stetig geprüft und idealerweise kontinuierlich verbessert werden. Daraus ergibt sich im besten Falle eine positive Produktivitäts- und Verbesserungsspirale, die für eine höhere Flexibilität und größere Effizienz wie Effektivität sorgt.
Welche Aspekte stehen beim Qualitätsmanagement unter anderem im Fokus?
Wesentlich beim Qualitätsmanagement, wie es beispielsweise von QM Pilot angeboten wird, sind
- die Dokumentenlenkung, bei der es unter anderem auf die Protokollierung und Archivierung sowie die Verwaltung von Ordnerstrukturen ankommt,
- das Fehlermanagement, in dessen Zuge Fehlermeldungen überwacht und ausgewertet werden und
- das Beschwerdemanagement, bei dem die Aufnahme, Auswertung und Bewertung der jeweiligen Beschwerde-Relevanz von Bedeutung sind.
Ist es sinnvoll, sich bereits bei der Gründung eines Unternehmens mit dem Qualitätsmanagement auseinanderzusetzen?
Ja. Zwar brauchen Existenzgründer nicht von Anfang an ein Qualitätsmanagement-System, das es vom Ausmaß und Können her mit dem für große Unternehmen aufnehmen kann. Das liegt insbesondere daran, dass sich die Produkt- beziehungsweise Dienstleistungspalette oftmals noch über einige wenige Angebote erstreckt, die vergleichsweise leicht zu überblicken sind. Gleichzeitig sollte immer so vorgegangen werden, dass Nutzen und Kosten oder Aufwand für ein Qualitätsmanagement-System in einem vernünftigen Verhältnis zueinanderstehen.
Aber: Auch schon für kleine, neu gegründete Unternehmen spielen Kundenorientierung und nachhaltiger Erfolg durch qualitativ hochwertige Produkte beziehungsweise Dienstleistungen sowie effektive wie effiziente Arbeitsprozesse eine wesentliche Rolle. Insofern sind Selbstkontrolle und Selbstmanagement von Anfang an gefragt. Und wer sich rechtzeitig mit dem Thema Qualitätsmanagement-Systeme befasst, wird im Zuge des Unternehmenswachstums weniger Schwierigkeiten haben, ein geeignetes Modell zu finden und zu integrieren.
Was bringt Qualitätsmanagement für Freiberufler?
Die Auseinandersetzung mit dem Qualitätsmanagement lohnt sich für Freiberufler auf jeden Fall. Ob es die nach der ISO 9001 zertifizierte Variante sein muss, ist eine andere Frage. Denn nur dann, wenn das Qualitätsmanagement wirklich gut gemacht ist und über die Mindestanforderungen dieser Zertifizierung hinausgeht, lohnt es sich tatsächlich.
Eine Zertifizierung kann jedoch dann notwendig sein, wenn Kunden wie Kommunen oder Städte bei Projektausschreibungen expliziten Wert darauf legen. Wer in Bereichen wie der
- Arznei- und Lebensmittelherstellung,
- Gesundheitsversorgung,
- Medizintechnik oder der medizinischen Rehabilitation
- beziehungsweise der Luft und Raumfahrt
arbeitet, ist mit den zwingend notwendigen Qualitätsstandards sicherlich schon vertraut. Er weiß ebenfalls, wie wichtig die entsprechenden Zertifizierungen sind. Außerdem müssen Unternehmenscoaches vor einer Bewilligung der Förderung durch die BAFA belegen, dass bei ihnen Qualitätsmanagement Thema ist. Auch das funktioniert per ISO-9001-Nachweis recht unkompliziert.
Merke: Qualitätsmanagement sollte für Freiberufler definitiv kein Fremdwort sein. Die Notwendigkeit von Zertifizierungen oder der Anwendung spezieller Systeme im Einzelfall bleibe einmal dahingestellt, zumal nicht jeder Freiberufler eines Tages ein mehrköpfiges Unternehmen leiten möchte. Nichtsdestoweniger trägt das Qualitätsmanagement wesentlich dazu bei, den Produktionsprozess und den Kundenkontakt gezielt zu verbessern, das Angebot dadurch zu präzisieren, die Verkaufszahlen zu steigern und das eigene Image zu fördern.
Welcher Aufwand sollte für die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems eingeplant werden
Der für die Einführung notwendige Aufwand steht in Relation zur Größe und Komplexität eines Unternehmens. Im Durchschnitt kann von etwa einem Jahr ausgegangen werden, wenn die Einführung mit Dynamik vorangetrieben wird. Kleine Unternehmen, die agilarbeiten und bei denen sowohl die Führungsetage als auch die Qualitätsmanagement-Beauftragten entsprechend kompetent sind (Stichworte Norm- und Methodenkenntnisse) schaffen es oftmals auch schneller. An sich gilt jedoch: Je größer und komplexer, desto mehr Zeit sollte dafür eingeplant werden.
Ebenfalls wichtig: Es geht nicht kostenlos. Man denke nur an die Zeit, die die Mitarbeiter (ggf. auch externe Berater) dafür aufwenden müssen. Sollte eine Zertifizierung nach ISO 9001, die drei Jahre lang gilt, angestrebt werden? Dann muss auch an dieser Stelle – abhängig von der Mitarbeiter-Anzahl – mit entsprechenden Kosten gerechnet werden. Daher lohnt es sich, sich mit mehreren Angeboten zu befassen, um das zu finden, was bei Bedarf am besten passt.
Außerdem muss klar sein, dass Verbesserungen realistisch erreichbar sind. Nur lässt sich die notwendige Motivation für die effektive Arbeit mit dem Qualitätsmanagement-System erreichen und dauerhaft aufrechterhalten. Die dauerhaften, bereits genannten Vorteile sollten diesen Aufwand jedoch rechtfertigen.
