Kontextwechsel Multitasking Digital Arbeit

Na? Wieviele Browser-Tabs haben Sie gerade geöffnet? Sicher sind es mind. 10 und ein paar Chats sind auch noch offen. einige sind vielleicht beruflicher Natur, dazwischen Spaßseiten und sonstiges.

Sind wir ehrlich zu uns: Es fast unmöglich einzelne Aufgaben nacheinander durchzuarbeiten, ohne abgelenkt zu werden. Selbst während ich diesem Artikel schreibe, schaue ich nebenbei Netflix und antworte auf Chats in Whatsapp. Keine Chance, den Blogartikel an einem Stück herunterzuschreiben.

Mythos Multitasking

Schauen wir mal in die Stellenanzeigen: Der ideale Angestellte sollte belastbar und flexibel sein. Er soll also multitaskingfähig sein und wie ein Computer mehrere Aufgaben zugleich erledigen können. Doch es ist hart sich auf mehrere Sachen zu fokussieren und doch fällt es uns so schwer uns auch eine Sache zu konzentrieren.

Wir schauen beim Essen Fernsehen und im Meeting auf unsere Mails. Wissenschaftler der Universität von Stanford haben sich bereits 2009 umfangreich mit dem Thema Multitasking beschäftigt. Im Experiment wurden zwei Gruppen beobachtet. Natürlich war die Gruppe qualitativ besser und schneller, welche Aufgaben nacheinander abgearbeitet hat.

Fokus fällt uns jedoch schwer. Besonders Technologie ist daran Schuld und hat alles einfach und schnell gemacht.

Deswegen ist Multitasking schlecht

Studien zeigen, dass Multitasking das Glückshormon Dopamin als auch Cortisol (Stresshormon) freisetzt. Auf der einen Seite sind wir glücklich, dass wir so viel schaffen und wollen mehr aber auf der anderen Seite versetzen wir uns in Stress und irgendwann schaffen wir es nicht mehr uns in Dinge wirklich hineinzudenken. Die Ursache: Wir arbeiten Dinge einfach nur noch ab und liefern schlechte Qualität und null Kreativität

Besonders neue Technologien und Smartphones machen unsere Arbeit deutliche schneller und setzen uns voller Ablenkungen. Früher hatten wir deutlich weniger Aufgaben bspw. 4-5 Großaufgaben, während durch Methoden wie Scrum wir mittlerweile über 100 sich ständig ändernde Kleinstaufgaben pro Woche erledigen.

PS: Es gibt ein paar vereinzelte Beispiele von Menschen, die parallel und gut Aufgaben erledigen. Leider gibt es aktuell keine Erklärung warum diese Menschen dazu fähig sind.

Tipps für weniger Kontextwechsel am Arbeitsplatz

Ich möchte Ihnen im Folgenden meine persönlichen Tipps zeigen, welche ich über die letzten Jahre gesammelt habe.

Priorisierung der Aufgaben

Anstatt mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten, versuche ich zu priorisieren. Ich schaue was wichtig ist und was nicht und terminiere mir Aufgaben. Es gibt nie Not alls auf einmal zu erledigen. Ich helfen meinen Mitarbeitern mit klaren Backlogs in Jira, was wichtig ist und was nicht. Auch sprechen wir regelmässig mit dem Vertrieb.

Ruhezeiten und Blocker für anspruchsvolle Aufgaben

Doch was tun, wenn man doch mal länger für eine Aufgabe braucht. Ich muss als Abteilungsleiter ständig erreichbar sein und kann eigentlich kaum eine Aufgabe in Ruhe zu ende bringen. Es lässt sich einfach nicht vermeiden, da meine Mitarbeiter eben Entscheidungen von mir brauchen.

Aber es gibt Aufgaben wie Konzepte oder neue Prozesse, welche meine volle Konzentration und Zeit fordern. Gelernt habe ich bis vor kurzem ein Jahr lang meine Doktorarbeit geschrieben habe. Es dauert einige Zeit (1h) bis ich drin war und dann musste ich mind. 4h am Stück daran schreiben.

Ich informiere dann all meine Mitarbeiter und schalte die Systeme und Meldungen einfach ab. Es muss auch mal ohne mich gehen und ich habe nur einen Kanal für wirklich wichtige Meldungen offen.

Mein Kalender an einem Tag mit Blockern (Orange) für ruhige Arbeit

Bündelung von Aufgabenkomplexen

Aufgaben, die zusammengehören oder sich sehr ähnlich sind, versuche ich wie man gerne sagt in einem Abwasch zu erledigen. Bei mir ist das die Beantwortung von Mails und Chatnachrichten. Vorteil sit, dass ich ich nicht so oft in kleinere Nachrichten denken muss und diese Ablenkungen sehr gut vermeiden kann.

Mein Kalender an einem Tag mit Bündelungen für E-Mails (Lila)

Die Arbeit mit neuen (agilen) Methoden

Agile Methoden sind wie gemacht für das digitale Zeitalter. Wir haben bereits vorher gelernt, dass Timeboxing eine sehr einfach und effektive Methode ist. Aber auch für komplexe Themen Boards anzulegen ist eine einfache und gute Methodik komplexe Themen einfach abzubilden.

Kanban Board für das Schreiben meines letzten Buches – virtuelle Teams und Homeoffice

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Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

Rechtschreibung: Ich führe diesem Blog neben dem Job und schreibe viele Artikel in Bahn/Flugzeug oder nach Feierabend. Ich möchte meine Gedanken und Ansätze als Empfehlungen gerne teilen. Es befinden sich oftmals Tippfehler in den Artikeln und ich bitte um Entschuldigung, dass ich nicht alle korrigieren kann. Aber Sie können mir helfen: Sollten Sie Fehler finden, schreiben Sie mich gerne an! Lesen Sie mehr dazu.

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