Viele Bewerber:innen standen vermutlich schon einmal vor folgendem Problem: Man entdeckt online eine interessante Stelle und bereitet die Bewerbungsunterlagen dafür vor. Mit einigen Formulierungen im Anschreiben ist man jedoch nicht ganz zufrieden. Heutzutage gibt es eine einfache Lösung dafür – und diese nennt sich ChatGPT. Dabei handelt es sich um einen Chabot, der mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) Nachrichten formuliert. Man verfügt also im Handumdrehen über einen Text oder einen Baustein, den man für das Anschreiben verwenden kann.
Wie gezeigt wurde, ist das Thema KI auf der Seite der Bewerber:innen – und mittlerweile in vielen Lebenslagen – allgegenwärtig. Doch wie sieht es mit den Unternehmen und im Besonderen mit der Personalabteilung aus? Schließlich streben viele Firmen danach, die Digitalisierung immer mehr in die internen Prozesse einzubinden. Dies wird beispielsweise deutlich, wenn man die IT Transformation betrachtet, die viele Unternehmen durchlaufen. Wir erläutern, für welche Aufgaben KI verwendet werden kann und welche Vorteile gewisse Programme für die Personalabteilung mit sich bringen. Zudem stellen wir dar, mit welchen Risiken man rechnen muss.
In welchen HR Bereichen kann KI eingesetzt werden?
In Personalabteilungen gibt es heutzutage häufig zu viele Aufgaben für zu wenig Personal. Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter:innen wird immer anspruchsvoller, die Datenmengen immer größer und die Gesetzeslage für Einstellungen immer strenger. Gerade im IT Bereich sind die Herausforderungen besonders groß, weshalb viele Unternehmen auf einen IT Recruiter, also eine spezialisierte IT Personalvermittlung oder eine Beratung zählen. Neben der Zusammenarbeit mit einer professionellen Beratung stellt auch die Einbindung von KI eine der Unterstützungen dar, wie man die Personalabteilung entlasten kann. Die Technologie kann beispielsweise in folgenden Bereichen verwendet werden:
- Prozessoptimierung: KI kommt beispielsweise bei der Rekrutierung zum Einsatz. Bewerbungen müssen nicht mehr manuell geprüft werden, sondern durchlaufen ein gewisses Programm und werden auf diese Weise ausgewertet. Obwohl die Schritte danach immer noch von der Personalabteilung übernommen werden, wird mithilfe von KI eine Vorauswahl unter den Bewerber:innen getroffen.
- Prognosen: Mit der Technologie werden größere Datenmengen verarbeitet als bisher. Die Vorhersagen, die beispielsweise den künftigen Bedarf an Mitarbeiter:innen betreffen, werden demnach genauer und verlässlicher. Dies wirkt sich auf die allgemeine Planung des Unternehmens aus.
- Reportings: Ein großer Teil der Aufgaben in der Personalabteilung besteht aus der Erstellung von Reportings. Ähnlich wie bei den Prognosen besteht durch KI die Möglichkeit, noch mehr Informationen – auch abteilungsübergreifend oder aus externen Quellen – mit einzubeziehen.
- Kommunikation: Allgemeine Fragen von Mitarbeiter:innen, wie beispielsweise zum Urlaubsanspruch, zur Arbeitszeit oder zum Gehalt, werden bislang direkt an die Personalabteilung gerichtet. Für die Beantwortung kann in Zukunft ein Chatbot verwendet werden.
Welche Vorteile bringt KI für die Personalabteilung mit sich?
Der vermutlich größte Vorteil, den der Einsatz von KI mit sich bringt, ist die Entlastung der HR-Abteilung. Aufgrund der Tatsache, dass gewisse Aufgaben von der Technologie komplett übernommen und schneller erledigt werden, können sich die Mitarbeiter:innen der Abteilung um andere Tätigkeiten, für die es keine digitale Lösung gibt, kümmern. Was beispielsweise in der Personalabteilung besonders wichtig ist, ist das offene Ohr für die Angestellten. Der Bereich kommt häufig zu kurz, wenn beispielsweise die Erstellung von Reportings oder Prognosen überhand nimmt. Dieser Bereich kann in gewisser Weise an KI abgegeben werden – der persönliche Austausch bleibt. Schließlich kann dieser nicht von einer „Maschine“ übernommen werden.
Weitere Vorteile wurden bereits zuvor angedeutet: Die Ergebnisse der Reportings werden durch automatisierte Prozesse nicht nur genauer, sondern sie sind auch schneller abrufbar. Das Unternehmen kann auf diese Weise besser auf zukünftige Ereignisse reagieren.
Welche Risiken können durch KI entstehen?
Die Verwendung von KI im HR Bereich steht noch am Anfang. Viele Unternehmen wissen bislang noch nicht, wie die Technologie am besten im Personalwesen integriert werden kann. Noch dazu gibt es noch nicht viele Mitarbeiter:innen, die im Umgang mit KI geschult sind. Bis die Technologie ihr volles Potenzial im HR entfalten kann, wird es also vermutlich noch einige Jahre dauern. Es muss sichergestellt werden, dass die Technologie richtig verwendet wird. Schließlich steht in der Personalabteilung der Datenschutz an erster Stelle. Aus diesem Grund ist ein mögliches Risiko, dass Daten falsch verarbeitet oder im schlimmsten Fall nicht mehr vollständig geschützt werden können.
Auch die Kosten, die durch die IT Transformation und die Integration von KI entstehen, stellen für viele Unternehmen ein Hindernis dar. Eines muss man jedoch nicht befürchten: Der Mensch, also die Mitarbeiter:innen der Personalabteilung oder der IT Personalvermittlung, können durch die Technologie nie vollständig ersetzt werden.
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