Handlungsempfehlungen für die Digitalisierung von KMU

5 Jahre lange habe ich mich im Zuge einer Forschung mit den Auswirkungen der Digitalisierung auf KMU beschäftigt. Vor kurzem habe ich diese Forschung abgeschlossen und die relevanten Ergebnisse im Kontext von KMU für meine vier Schwerpunkte Agilität, Führung, Arbeitsmodelle und Arbeitsplatz-IT zusammengefasst. Ich möchte diese im folgenden kompakt erläutern.

Wesentliche Unterschiede KMU und Großunternehmen

Bevor ich eintauche möchte ich allerdings noch erwähnen, dass ich nur KMU relevante Inhalte erklären möchte. Dafür zeige ich kurz die wesentlichen Unterschiede zwischen KMU und Großunternehmen auf.

Die gesamte deutsche Unternehmenslandschaft wird vorwiegend durch kleine und mittlere Unternehmen (99,3% aller Unternehmen sind KMU in Deutschland) dominiert, die aufgrund ihrer Innovationsfähigkeit und Erfahrung eine wichtige Stütze der deutschen Wirtschaft sind. KMU unterteilen sich laut der Definition der EU (IfM Bonn 2018) in drei Kategorien:

Kleinstunternehmen (bis 9 MA und 2 Mio. Euro Umsatz)
Kleine Unternehmen (bis 49 MA und 10 Mio. Euro Umsatz)
Mittlere Unternehmen (bis 249 MA und 50 Mio. Umsatz)

Wesentliche Unterschiede von KMU und Großunternehmen

Es zeigt sich, dass in Großunternehmen oft mehr Budget vorhanden ist und die Unterstützung von Change oft durch ein spezielles Fokusteam vorgenommen wird. In KMU ist dagegen ist das Geld oft knapp und die Mitarbeiter müssen die Changearbeiten neben dem Tagesgeschäft stemmen. Auch haben Großunternehmen die Möglichkeit Beratungsleistungen einzukaufen, welche in KMU aufgrund des geringen Budget nur wenig nutzen.

Es findet sich in KMU oft eine viel höhere Orientierung auf das Tagesgeschäft, da dieses Umsatz und Gewinn einbringt. Dies bedingt auch, dass es wenig interne Themen gibt. (Beispiel: Großunternehmen hat eine Datenschutzabteilung – KMU hat oft nur Datenschutzbeauftragten, welcher neben dem Tagesgeschäft diese Tätigkeit durchführt).

Aufgrund des oft kurzen Drahts zum Geschäftsführer (speziell bei inhabergeführten Unternehmen) werden Entscheidungen oft schnell getroffen und auch umgesetzt. Der Fokus liegt oftmals auf einen Hands-on Approach (schnell und pragmatisch). In Großunternehmen findet sich dagegen eher eine Strategie abhängig vom aktuellen Vorstand, welcher sich mit vielen Gremien abstimmen muss.

Agilität in KMU

Dieser Schwerpunkt konzentriert sich auf die Untersuchung von Agilität in der Organisation von Unternehmen. Agilität wird in diesem Schwerpunkt als die Fähigkeit einer Organisation, welche schnelle Reaktionsgeschwindigkeit und erhöhte Flexibilität in einer Wettbewerbsumgebung bewirkt. Besonders lege Wert auf den Zusammenhang zwischen der Agilität in einer Organisation und dem Digitalisierungsgrad, z. B. der Einführung und Prozessunterstützung durch moderne Technologie. Ich habe mit 2 Gruppendiskussionen das Thema näher beleuchtet.

Es zeigt sich, dass eine erhöhte Agilität in Organisationen hilft, neue Formen der Digitalisierung zielführender umzusetzen aber sich Technologie hilft Agilität zu steigern. KMU gelten schon oftmals seit Gründung als weitaus agiler als Großunternehmen und treffen Entscheidungen sehr schnell. Dadurch ist es einfacher Technologie zielführender aufgrund geringer Richtlinien zu verwenden und auch die Neugier gegenüber Neuheiten ist oftmals höher. Agile Methoden werden bei Wachstum von KMU oftmals relevant um die Gründungsagilität zu erhalten

Ergebnisse kurz und knapp:

Die Einführung agiler Methoden ist oftmals ein wichtiges Thema beim Wachstum von KMU. KMU sind seit Gründung aufgrund der geringen Größe und kurzen Entscheidungswege meist agiler als Großunternehmen so die Ergebnisse der Gruppendiskussionen der Forschungsarbeit.
Die konstruktive Verwendung von Technologie fordert oftmals eine Reorganisation der Unternehmensprozesse. Diese Veränderungen in der Organisation könnten in KMU oft aufgrund der kurzen Entscheidungswege und geringen Prozesslandschaft laut der Gruppendiskussionen der Forschungsarbeit schneller umgesetzt werden.
KMU verfügen laut den Gruppendiskussionen der Forschungsarbeit aufgrund des größeren Freiraums und der oftmals sogar unbewussten eigenen Agilität über eine höhere Neugier der Mitarbeiter neue Technologie und Arbeitsweisen zu verwenden.

Führung in KMU

Die Diskussion um Führung im Allgemeinen ist vielschichtig und komplex. Das Spektrum reicht von einer Diskussion zu Führungsmethoden oder zur Persönlichkeit der Führungskraft über eine mögliche Unterstützung der Führungskräfte durch künstliche Intelligenz. Ich habe mich au die Persönliche operative Führung als Haltung und Charakterzüge konzentriert.

Besonders in KMU werden oftmals mehr Freiheiten geboten und Führungskräfte sind deutlich wertschätzender als in Großunternehmen. Dies zeigt ein Vergleich meiner Befragung von 66 Managern aus KMU und Großunternehmen. Auch sind KMU ebenfalls aufgrund des Fachkräftemangels deutlich offener neue Arbeitskonzepte schneller auszuprobieren. Die Teilnehmer meiner Gruppendiskussion zeigen, dass es ein deutlicher Unterschied ist Führungskraft in einem KMU zu sein als in einem Großunternehmen.

Ergebnisse kurz und knapp:

Führungskräfte aus den befragten KMU der Forschungsarbeit mit Fokus auf wissensintensiven Dienstleistungen haben eine höhere Präferenz für Führung auf Augenhöhe, Schnelligkeit von Entscheidungen und Delegation.
KMU verfügen gemäß der Befragung der Forschungsarbeit über deutlich mehr jüngere Mitarbeiter und setzen stärker auf eine Vielfalt an traditionellen und neuen Arbeitskonzepten, welche vorwiegend durch die Führungskräfte in KMU umgesetzt werden soll.

Arbeitsmodelle in KMU

Die aktuelle Diskussion um Arbeit im Kontext der Digitalisierung in der Literatur ist vielschichtig und komplex. Das Spektrum reicht von Konzepten wie Vertrauensarbeitszeit, Telearbeit und Homeoffice-Modelle über die Auswirkungen neuer technologischer Möglichkeiten auf Arbeit bis hin zu gesundheitlichen Folgen von Arbeitsmodellen für die Mitarbeiter.

Ich habe neue virtuelle Arbeitsmodelle wie Homeoffice und mobile Arbeit untersucht. Es zeigt sich, dass KMU die Modelle oftmals viel schneller als Großunternehmen aufgrund der Just-Do-It Mentalität umsetzen. Diese wird sogar oft ohne die genauen gesetzlichen Vorgaben zu prüfen umgesetzt. Es herrscht eine hohe Vertrauensbasis.

Weiterhin nutzen KMU gerne die Flexibilität in der Entscheidungsfindung aus um Fachkräften individuelle Homeoffice Vereinbarungen zu geben, damit diese langfristig im KMU arbeiten und nicht zu Konzernen wechseln. Bedenken ergeben sich in teuren Open Spaces oder Bürokonzepten, welche oftmals zu teuer sind.

Ergebnisse kurz und knapp:

Für die Umsetzung neuer Arbeitsformen werden die Genehmigung von Remote-Arbeit und die Lockerung der Kernzeiten in den Gruppendiskussionen der Forschungsarbeit empfohlen. Aktuell wird Homeoffice bzw. mobile Arbeit in KMU genehmigt, aber oft auf Vertrauensbasis akzeptiert, ohne die gesetzlichen Richtlinien vollumfänglich zu kennen. Solche Genehmigungen können in KMU mit aufgrund kürzer Entscheidungswege oft schneller umgesetzt werden als in Großunternehmen.
Zusammenfassend besteht ein Konsens der Gruppendiskussionen der Forschungsarbeit dahingehend, dass es keine direkten Modelle in KMU mit Fokus auf wissensintensiven Dienstleistungen geben, sondern dass jeder Mitarbeiter individuelle Passagen im Arbeitsvertrag erhalten werde.
Deutliche Bedenken ergeben sich in den Gruppendiskussionen der Forschungsarbeit in KMU bezüglich der Ausgestaltung neuer Bürokonzepte. Diese sind oft mit einem kostspieligen Neubau verbunden. Chancen für KMU mit Fokus auf wissensintensiven Dienstleistungen bestehen jedoch im Umbau von bereits bestehenden Flächen.

Arbeitsplatz IT in KMU

Die aktuelle Diskussion um den Arbeitsplatz in Unternehmen im Kontext der Digitalisierung in der Literatur ist vielschichtig und komplex. ich fokussiere mich auf die aktuelle und wesentliche Hard- und Softwareausstattung des Arbeitsplatzes in Unternehmen.

Es zeigt sich, dass KMU oftmals noch über eine recht zentrale und wenig ausgeprägte IT verfügen. Die IT wird oftmals schrittweise und vorsichtig erweitert. Auch gibt es wenig Ressourcen für die Umsetzung der Digitalisierung, da ein hoher Fokus auf das Tagesgeschäft ist. Digitalisierung bedeutet oftmals Überstunden.

Weiterhin geben sich KMU zunehmend Mühe die Digitalisierung konstruktiv und kostengünstig voranzutreiben. Ziel ist es schneller und flexibler zu werden. KMU bauen dazu deutlich vor allem in Richtung Arbeitsplatz IT auf. Jedoch konzentriert sich das Interesse nicht auf große ERP Systeme oder KI sondern auf Standardprozesse wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Kommunikation und Aufgabenverwaltung. Teilweise für viele KMU auch über die Erstellung einer Homepage oder Einrichtung eines Webshops. Eine vollständige Automatisierung ist für KMU oft aufgrund der geringen Prozessdurchläufe nicht sinnvoll, weswegen fast immer eine Teilautomatisierung/Toolunterstützung angestrebt wird.

Ergebnisse kurz und knapp:

Die Befragung im Zuge der Forschungsarbeit zeigt: Es findet sich in KMU mit Fokus auf wissensintensiven Dienstleistungen oft eine eher zentralisierte und weniger flexible IT, die schrittweise und vorsichtig erweitert wird. Grund ist, dass Digitalisierungsvorhaben in KMU oft neben den Tagesgeschäft umgesetzt werden und sind damit eine zusätzliche Belastung.
KMU nutzen deutlich stärker als noch vor einigen Jahren Technologie und erhoffen sich dadurch neue Möglichkeiten, z. B. schneller und flexibler auf Kundenanforderungen zu reagieren, so das Ergebnis der Befragung der Forschungsarbeit.
Mithilfe von Software können u. a. bestimmte Prozesse und Arbeitsschritte automatisiert werden, was zu einer dauerhaften Kostenminimierung führen kann. Eine vollständige Automatisierung ist für KMU oft aufgrund der wenigen Prozessdurchläufe nicht sinnvoll. Es wird sich deswegen laut der Befragung mehrheitlich auf Standardprozesse wie Rechnungsstellung Zeiterfassung konzentriert, so das Ergebnis der Gruppendiskussionen der Forschungsarbeit.

Fazit

Ziel meiner Forschungsarbeit war es die Ziel dieser Arbeit ist es, die Auswirkungen der Digitalisierung auf KMU mit wissensintensiven Dienstleistungen zu untersuchen. Dies habe ich Anhang von vier Schwerpunkten getan. Die zentralen Aussagen können als Empfehlungen für Praktiker dienen. Aus wissenschaftlicher Perspektive vermitteln die Ergebnisse neue Erkenntnisse über die Auswirkungen der Digitalisierung von KMU mit Fokus auf wissensintensiven Dienstleistungen und erweitern den aktuellen Wissensstand.

Es zeigt sich, dass die Anschaffung von Technologie deutlich höher wird und der Bedarf an IT in KMU deutlich höher sei als noch vor einigen Jahren. Die IT-Ausstattung ist aufgrund des geringeren IT-Bedarfs in der Vergangenheit und des geringen Budgets von KMU oft zentral und wenig ausgeprägt. Es gilt nun Technologie günstig und zielführend einzuführen um Agilität und Stabilität sinnvoll zu erhalten.

Ein wesentlicher Punkt um die neuen virtuellen Arbeitsmethoden sinnvoll umsetzen wird die Verknüpfung der Tools. Beispiele sind die Einführung von Chat-Systemen, Videokonferenzen, Dokumentenmanagementsystemen, ERP, Jira und digitaler Zeiterfassung. Diese bringe neben einer sinnvollen Verknüpfung der einzelnen Komponenten auch einen gewissen Betriebsaufwand durch Wartung und Lizenzmanagement mit sich, was im folgenden beachtet werden sollte, damit Technologie nicht den Frust sondern die Lust der Mitarbeiter agil und virtuell zu arbeiten steigert.

Tipp: Lesen Sie mein Buch: KMU im digitalen Wandel bei Springer Gabler oder buchen Sie mich für einen Vortrag.

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

Rechtschreibung: Ich führe diesem Blog neben dem Job und schreibe viele Artikel in Bahn/Flugzeug oder nach Feierabend. Ich möchte meine Gedanken und Ansätze als Empfehlungen gerne teilen. Es befinden sich oftmals Tippfehler in den Artikeln und ich bitte um Entschuldigung, dass ich nicht alle korrigieren kann. Aber Sie können mir helfen: Sollten Sie Fehler finden, schreiben Sie mich gerne an! Lesen Sie mehr dazu.

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