Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden, ist schon seit vielen Jahren der gängige Standard in allen Bereichen. Hierdurch sparen sich Unternehmen die Kosten des Postversandes, einen hohen Verwaltungsaufwand und können Zahlungsfristen besser überwachen. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) soll das nun weiter vereinfachen. Es folgt ein Überblick darüber, welche Vorgaben Unternehmen ab 2025 kennen und einhalten müssen.
Sinn und Zweck der elektronischen Rechnung
Die E-Rechnung ist ein Ziel der Bundesregierung, welches bereits im Koalitionsvertrag des Jahres 2021 festgehalten wurde; konkret ist sie Teil des Wachstumschancengesetzes. Sie soll nicht nur Prozesse vereinfachen und kleine und mittelständische Unternehmen entlasten, sondern auch den Weg zu einem unionsrechtlich vorgesehenen Meldesystem ab dem Jahr 2028 ebnen. Dieses soll innergemeinschaftliche Umsätze im B2B-Bereich erfassen und so Steuerbetrug vermeiden (ViDA).
E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Um es sich besser vorstellen zu können: Grundsätzlich handelt es sich um einen XML-Datensatz, der nach dem Auslesen mit entsprechender Software jedoch einem klassischen PDF ähnelt.
Wichtig: Ab 2025 werden PDF-Rechnungen nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt. Sie gehören ab diesem Zeitpunkt zu den sonstigen Rechnungen und stehen somit aus Prüfsicht auf einer Stufe mit der „altmodischen“ Papierrechnung.
Welche Pflicht wurde eingeführt?
In Deutschland wird die E-Rechnung ab 2025 Stück für Stück verpflichtend für bestimmte Umsätze im B2B-Bereich eingeführt. Wer sich an diese neue Regelung nicht hält, begeht eine Ordnungswidrigkeit und riskiert ein Bußgeld. Zudem fällt der Vorsteuerabzug für den Empfänger weg, denn es wurde keine vorschriftsmäßige Rechnung ausgestellt.
Grundlegend ist jeder Unternehmer in Deutschland von der neuen Pflicht betroffen und muss technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung mit einem entsprechenden Programm zu empfangen und zu verarbeiten. Ausgestellt werden müssen E-Rechnungen dabei nur gegenüber einem im Inland ansässigen Unternehmer.
Alle Übergangsregelungen auf einen Blick
Das Wichtigste zuerst: Für den Empfänger gibt es keine Übergangsregelungen. Ab dem 01.01.2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen dazu in der Lage sein, E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Anders sieht es mit dem Versand der E-Rechnung aus:
- Der Versand von Papierrechnungen und PDFs bleibt bis zum 31.12.2026 erlaubt, insofern der Empfänger zustimmt. Ohne Einwilligung ist der Versand sonstiger Rechnungen nicht rechtmäßig.
- Bis zum 31.12.2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro weiter Papierrechnungen und PDFs nutzen, wenn das Einverständnis des Rechnungsempfängers vorliegt.
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und versenden, welche der europäischen Norm entsprechen. Alle Ausnahmeregelungen fallen zu diesem Zeitpunkt weg.
Aber: Diese Regelungen betreffen ausschließlich den B2B-Bereich, nicht das Verbrauchergeschäft. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.
Funktionsweise und Format: Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Eine E-Rechnung unterscheidet sich in den Vorgaben zum Inhalt nicht von einer klassischen Rechnung im Papierformat. Wichtige enthaltene Daten sind unter anderem der Rechnungssteller und -empfänger, die Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und die Steuernummer. Allerdings wird sie nicht als PDF-Datei, sondern in Form eines Codes ausgestellt, welcher der europäischen Norm EN16931 entspricht.
Diese XML-Datei wird von einem geeigneten Rechnungsprogramm empfangen, ausgelesen und anschließend angezeigt – optisch sieht sie dann aus wie ein herkömmliches PDF-Dokument. Die verschlüsselte Übertragung ermöglicht einen sichereren Dateiverkehr und macht die Buchhaltung zudem deutlich unkomplizierter. In Deutschland sind die beiden folgenden Dateiformate etabliert:
- X-Rechnung: Ein auf einer XML-Datei basiertes Format, welches besonders hierzulande genutzt wird. Es erfüllt gesetzliche Anforderungen und wird häufig im öffentlichen Sektor genutzt.
- ZUGFeRD: Dieses Format verbindet ein visuell lesbares PDF mit einer darin eingebetteten XML-Datei. Dadurch kann die Rechnung sowohl manuell als auch maschinell einfach bearbeitet werden.
Andere Formate wie Factur-X oder EDIFACT gibt es ebenfalls in Deutschland, sie werden jedoch nur in Einzelfällen oder von bestimmten Arten von Unternehmen genutzt.
Darum lohnt sich der frühzeitige Umstieg
Der größte Vorteil der E-Rechnung für Unternehmen ist die Effizienzsteigerung. Durch die Automatisierung von Rechnungen werden menschliche Fehler minimiert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten für Papier und Porto gespart. Zudem können Zahlungsristen und das betriebliche Mahnwesen besser überwacht und nachverfolgt werden, was Zahlungsausfälle verhindert. Kurz gesagt: Der Umstieg lohnt sich – egal ob kleines Unternehmen oder etablierter Konzern mit vielen hunderten Mitarbeitern.
