ZGerade für kleinere Unternehmen ist Digitalisierung oft ein sehr theoretisches Konzept, wird als eine große Herausforderung gesehen und ist mit einem Gefühl von Skepsis verbunden. Das hat damit zu tun, dass viele sich unter Digitalisierung nicht viel Konkretes vorstellen können. Das ist irgendwas mit dem Internet und der Cloud, hat mit Computer und Smartphones zu tun.
Digitalisierung ist aber nicht so abstrakt und kompliziert, wie es sich anhört. Gerade am Beispiel Zeiterfassung lässt sich zeigen, dass sich Digitalisierung schnell und einfach umsetzen lässt und auch noch Vorteile fürs Unternehmen bringt.
Was ist Digitalisierung überhaupt?
Digitalisierung ist ein etwas komplexer Begriff, bei dem viele Aspekte eine Rolle spielen. Vereinfacht ausgedrückt ist Digitalisierung aber nichts anderes als die Umwandlung analoger Daten in ein digitales Format.
Ein einfaches Beispiel: Wenn Sie Ihre Materialliste nicht auf Papierzettel führen, sondern mit einer Software am Computer verwalten, ist Digitalisierung in Ihrem Unternehmen bereits Teil des Arbeitsalltags.
Das ist jedoch nur ein Aspekt von Digitalisierung, ein erster Schritt sozusagen. Ein wichtiges Kernelement ist nämlich auch die Veränderung – insbesondere die Vereinfachung, Optimierung und Automatisierung – von Arbeitsabläufen und Prozessen. Dazu werden verschiedenste Bereiche eines Unternehmens miteinander vernetzt und Daten virtuell ausgetauscht.
Im Grunde genommen findet Digitalisierung bereits seit Jahrzehnten statt. Je mehr technologische Fortschritte in diesem Bereich erzielt werden, desto umfangreicher werden aber auch die Einsatzmöglichkeiten. Die Arbeitswelt und unternehmerische Tätigkeit ist und bleibt daher einem stetigen Wandel unterworfen.
Was hat Zeiterfassung damit jetzt zu tun?
Zeiterfassung als Ihr Einstieg in die Digitalisierung
In den allermeisten Firmen ist Digitalisierung bereits integraler Bestandteil der täglichen Arbeit, auch wenn viele das vielleicht gar nicht so wahrnehmen. Aber denken Sie einmal an all die Kleinigkeiten, die wir wie selbstverständlich am PC oder mit dem Smartphone erledigen. Emails schreiben, Termine in einer Kalender App eintragen oder am Smartphone einen Beleg einscannen sind alles Beispiele für Digitalisierung.
Zeiterfassung ist hier ebenfalls ein gutes Beispiel – vor allem ein gutes Beispiel dafür, wie einfach sich Digitalisierung in einem Unternehmen umsetzen lässt. Einige Unternehmen arbeiten noch mit Papierzettel. Viele verwenden dafür aber schon Exceltabellen. Die zweite Variante ist im Grunde genommen bereits ein erster Schritt der Digitalisierung. Immerhin haben Sie so die Zeiten der Mitarbeiter bereits digital am Computer. Trotzdem ist das natürlich nur eine sehr rudimentäre und vor allem ineffiziente
Wenn der Materialbedarf aus der Fertigung automatisch an den Einkauf weitergegeben wird, ist das ein digitaler Prozess, der die Abläufe in einem Betrieb verändert.
Form der digitalen Zeiterfassung. Der Zeitaufwand ist damit nämlich immer noch riesig. Außerdem können Sie bei Exceltabellen nie sicher sein, ob die eingetragenen Daten tatsächlich stimmen. Denn auch hier werden die Zeiten erst im Nachhinein eingetragen. Damit können die Zeiten einerseits ungenau sein und andererseits kann natürlich auch etwas vergessen werden.
Die gute Nachricht: Es gibt bereits sehr viel mehr und auch unterschiedliche Möglichkeiten Zeiterfassung digital zu betreiben. Online Zeiterfassung per Webanwendung und per App am Smartphone ist auf dem besten Weg Papierzettel und Excellisten abzulösen. Und das Beste daran ist, dass Sie damit konkrete Vorteile für Ihr Unternehmen herausholen können.
Was Ihnen eine digitale Zeiterfassung bringt
Zuallererst bringt digitale Zeiterfassung einem Unternehmen vor allem Zeitersparnis. Denken Sie alleine an den Zeitaufwand, den Sie reduzieren, indem die Mitarbeiter nicht mehr alles handschriftlich notieren müssen. Wenn ein Mitarbeiter für das Aufschreiben auf Papierzettel jeden Tag 5 Minuten braucht, spart er sich 25 Minuten in der Woche. Das sind um die 100 Minuten im Monat, also fast 2 Stunden, die für sinnvollere Dinge genutzt werden können.
Mit einer digitalen Zeiterfassung geht die Zeiterfassung ganz nebenbei und ist sekundenschnell erledigt. Vor allem wenn eine Zeiterfassung App am Smartphone genutzt wird, weil dann auch von unterwegs aus alle Zeiten sofort und auch exakt erfasst werden. Die Zeiterfassung erfolgt dabei mit wenigen Klicks.
Das garantiert außerdem eine lückenlose Dokumentation. Wenn Zeiten nicht erst im Nachhinein aufgeschrieben werden müssen, kann auch nichts Vergessen werden. Das bedeutet letztlich auch, dass bei der Abrechnung mit dem Kunden die tatsächlich geleistete Arbeit verrechnet werden kann. Und es kann natürlich schneller abgerechnet werden, da die Zeiten tagesaktuell zur Verfügung stehen. Dadurch machen Sie letztendlich auch mehr Gewinn, da Sie mehr verrechnen können.
Die Zeitersparnis durch digitale Zeiterfassung führt in weiterer Folge auch zu mehr Produktivität und Effektivität. Immerhin kann die Zeit, die Sie sich durch digitales Erfassen sparen, in andere Tätigkeiten investiert werden.
Durch eine genaue Dokumentation ist es außerdem möglich zu erkennen, wo Verbesserungspotenzial bei Arbeitsabläufen und -prozessen vorhanden ist, da so ersichtlich ist, wo wie viel Zeit investiert wird. So können Ressourcen besser verteilt und genau dort eingesetzt werden, wo es notwendig ist. Vergessen Sie nicht: Alles was Ihnen hilft Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten, ist ein Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.
Fazit
Digitalisierung ist also nicht so komplex und vor allem nicht so abstrakt, wie man sich das immer vorstellt. Gerade Zeiterfassung ist ein Bereich, wo ein Unternehmen Digitalisierung sehr schnell und ohne viel Ressourcenaufwand umsetzen kann. Dabei geht es nicht darum irgendeinem Trend zu folgen, sondern die klaren Vorteile, die Digitalisierung in diesem Bereich bietet, für das eigene Unternehmen zu nutzen. Eine kleine Investition reicht hier schon aus, um mittel- und langfristig Kosten einzusparen und sogar mehr Gewinn zu erwirtschaften.
Tipp: Erfahren Sie mehr über Zeiterfassung auf der Website des Autors: Timr.
