Der Druck auf Chefetagen steigt und es müssen immer mehr brisante und wichtige Entscheidungen getroffen werden. Einige Manager*innen sind ein solcher Flaschenhals.

Wir erkennen es an den überquellenden Terminkalendern von Manager*innen, die von einem Meeting ins nächste hetzen. Will man ein Meeting mit einem solchem Manager*in muss man oft Wochen im Voraus einen Termin bei einer Sekretärin anfragen oder monatelang mehrere 100 Powerpoints für ein Management Meeting vorbereiten. Nie haben die beschriebenen Manager*innen Zeit und sie treffen deswegen meist keine Entscheidungen. 

Eine Möglichkeit dagegen sind Teams mit hoher Selbstorganisation. Doch es gilt Teams dahin zu entwickeln. Doch wie geht das? Dieser Artikel gibt Tipps wie Teamleads ihr Team entwickeln können als auch Tipps für Head of’s, welche ein Team aus Teamleitern haben. Bitte alles Gendern.

Micromanagement macht dich selbst zum Flaschenhals

Micromanagement im großen oder auch schon im kleinen macht einen Manager*in zum Flaschenhals. Stimmen Teams jegliche E-Mails, Dokumente oder Schreiben mit Ihnen ab und haben Sie alls Arbeitsanweisungen, Regeln und Guidelines entwickelt? Dann wird das Team auch immer wieder mit jeden Belang auf Sie zukommen und Sie haben haufenweise Mails und viel zu tun. Sie sind im Tagesgeschäft, kommen nie zu Verbesserungen und ersticken in Arbeit.

Da das Team immer alls fragt, werden sie niemals besser. Das kann auch bei Teamleiter*innen passieren. Diese sind auch ein Team, welches einen Head of hat. Auch ein Teamlead kann alles zu seinem Head of eskalieren. Somit ist die Stelle dann das Bottleneck.

Es geht auch schon im kleinen los. Wenn Sie eine Aufgabe nicht mehr machen wollen wie z.B. die Moderation eines Daily dann müssen Sie Ihr Team dahin entwickeln. Ich finde: Am besten merkt man die Selbstorganisation wenn man selbst im Urlaub ist.

Lesetipp: Manager*innen als Flaschenhals

Erwartungen setzen und Teams entwickeln lassen

Wichtig für die Entwicklung eines Teams ist, dass klar die Erwartungen gesetzt werden. Es muss gesagt werden, welche Selbstorganisation gewünscht wird. Beispielsweise muss ein Head of nicht immer alles entscheiden. Es können Aufgaben übertragen werden an das Team der Teamleiter*innen. Beispielhaft dafür sind folgende Sätze:

  • Ich erwarte, dass das ihr euch als Teamleads einig werdet und mir eine Lösung präsentiert. Diese vertrete ich dann für euch. Wenn ihr das nicht tut, entscheide ich eine und ihr müsst diese dann umsetzen.
  • Werdet euch als Gruppe einig und sagt mir, welche Lösung ihr haben wollt. Sonst entscheide ich eine Lösung.

Wichtig ist, dass der Head of dann die Lösung auch annehmen muss. Auch wenn er oder sie es anders machen will. Verstossen Sie ein paar dagegen, verpufft alle Mühe und es folgt Dienst nach Vorschrift.

Als Teamlead ist es auch möglich. Ich möchte zwei Situationen aus meinen Berufsleben zeigen:

  • Mitarbeitender möchte, dass ich seine Mails und Tickets lese und schaue ob er Prozesse beachtet hat. Ich sagt dazu, dass ich erwarte, dass er das selbst hinbekommt und mir nur zu spezifischen Tickets fragen stellt.
  • Jeden Tag kommen Aufträge rein und das Team wartet, dass der Teamlead diese verteilt. Somit bleibt Arbeit liegen sobald man Urlaub hat. Es gilt zu sagen: ich erwarte, dass ihr diese Aufgaben verteilt und nur Aufgaben, welche ihr nicht verteilen könnt an mich schickt. Sonst verteile ich sie jeden Tag nach dem Zufallsprinzip. Ich habe dann einige Zeit durch eine Excel Aufgaben verteilt und das Team hat sich schnell eine Lösung überlegt.

Auch wenn die Mitarbeitenden gerne ins alte Muster fallen sobald ich mal selbst im Meeting bin, ist es wichtig hier zu sagen: Ok was würdet ihr tun, wenn ich nicht da wäre. Es ist essentiell wichtig, dass man selbst auch hier die Finger still hält und die Lösung des Teams akzeptiert.

Der Nutzen – meine Erfahrung

Doch nutzt dies wirklich etwas? Ich hatte früher jeden Tag 30 ungelesene Mails und knapp 7h Zoom Meetings. Ich hatte eine Liste auf 20 Aufgaben, welche ich abgeben wollte. Eins davon war z.B. das Daily Meeting. Hier spare ich alleine 2.5 Stunden pro Woche an Meetingzeit.

Durch die anderen Aufgaben komme ich mittlerweile soweit, dass ich jeden Tag mit weniger als 10 Mails und teilweise sogar mit 0 ungelesenen Mails rausgehe. Auch habe ich mittlerweile 6h pro Woche freue Zeit um mich spontanen Themen und der Entwicklung sowie der individuellen Wünsche meiner Mitarbeitenden widmen kann. Genau dank dieser Selbstorganisation meines Teams kann ich meine Arbeit als Führungskraft noch besser mache und bin nicht nur ein Mitstreiter im Tagesbusiness sondern mache die Arbeit besser und sorge für Spaß, Effizienz und Weiterentwicklung. Aktuell nutze ich meine freie Zeit ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm über 3 Quartale mit einem Coach zu organisieren. Wichtig ist mir nicht die kurze Druckbetankung sondern die dauerhafte Entwicklung mit Zwischenzielen und Reflexionsphasen. Dies braucht Zeit für gute Planung aber lohnt sich doppelt und dreifach für meine Mitarbeitenden. Früher wäre mir das im Tagesbusiness nicht möglich gewesen. Nun habe ich dafür Zeit und freue mich auf das Programm!

Fazit

Teams zu entwickeln ist wichtig und nicht einfach. Es gilt schon im kleinen zu erkennen wann man eine Aufgabe abgeben kann. Dazu gilt es die Erwartungen klar zu kommunizieren und dann auch umzusetzen und einzufordern. Nur so kann man ein Team weiter entwickeln. Egal ob man Mitarbeitende oder ein Team aus Teamleads hat. Es gilt sich selbst Stück für Stück aus dem Daily Business zu ziehen und Aufgabe für Aufgabe abzugeben. Es kommen ja immer wieder genug hinzu jeden Tag. Es wird also nie langweilig!

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Voe 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

Rechtschreibung: Ich führe diesem Blog neben dem Job und schreibe viele Artikel in Bahn/Flugzeug oder nach Feierabend. Ich möchte meine Gedanken und Ansätze als Empfehlungen gerne teilen. Es befinden sich oftmals Tippfehler in den Artikeln und ich bitte um Entschuldigung, dass ich nicht alle korrigieren kann. Aber Sie können mir helfen: Sollten Sie Fehler finden, schreiben Sie mich gerne an! Lesen Sie mehr dazu.

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Autor

Ich blogge über den Einfluss der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt. Hierzu gebe ich Inhalte aus der Wissenschaft praxisnah wieder und zeige hilfreiche Tipps aus meinen Berufsalltag. Ich bin selbst Führungskraft in einem KMU und Ich habe berufsgeleitend an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management meine Doktorarbeit geschrieben.

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