Schon seit Beginn meines Blogs beschäftige ich mich mit den Vorteilen und Chancen, die sich für KMU durch die Einführung von Agilität und das Umsetzen zugehöriger agiler Methoden ergeben. Im Rahmen der Blogparade von projektmagazin.de möchte ich in diesem Beitrag speziell auf die Möglichkeiten eingehen, die sich kleinen und mittelständischen Unternehmen durch die Optimierung der physischen und virtuellen Zusammenarbeit in Bezug auf das interne Projektmanagement eröffnen können.

In Deutschland ist der Mittelstand stark vertreten. Mehr als 99 Prozent aller Unternehmen zählen hierzulande zu den KMU und viele davon lassen sich auf technologischer Ebene zusätzlich zu Vorreitern und Best Practice Beispielen heranziehen. Doch wie kann es sein, dass genau diese Unternehmen scheinbar am Wandel doch so gewöhnlicher Methoden, wie der Einführung ganzheitlicher Strategien, scheitern? Wie kann es sein, dass bei den Role-Models aus dem Mittelstand noch immer so starre Grenzen zwischen einzelnen Abteilungen und Aufgabenbereichen vorherrschen? Oder anders gefragt:

Was hindert KMU an der Umsetzung ganzheitlicher Strategien?

Die Antwort ist beides, einfach und erschreckend zugleich: Altmodisches Silodenken in geschlossenen Projektgrenzen.

Dabei ist eines ganz klar: Insbesondere das Projektmanagement wird sich aufgrund der Ausreifung der Digitalisierung in den kommenden Jahren zunehmend verändern. Und auch wenn das keine neue Wandlung ist, so ändern sich doch die Einflussfaktoren bedeutend. Denn statt der Automatisierung von Elektronik steht nun die Informatisierung im Vordergrund. In diesem Zusammenhang sollen Daten künftig nach professioneller Aufbereitung, mittels künstlicher Intelligenz, überall und allzeit zur Verfügung stehen. Dementsprechend werden sich nicht nur die Bedingungen im Projektmanagement ändern, sondern auch die Art und Weise wie gearbeitet wird. Projektgrenzen müssen künftig noch viel stärker aufgebrochen werden, denn wachsende Komplexität erfordert verstärkte Zusammenarbeit.

Doch obwohl dieser Wandel klar voraussagbar ist, scheinen viele KMU noch immer nicht genügend Maßnahmen ergriffen zu haben. Viel zu häufig herrschen dabei Zustände wie in folgender Abbildung, bei der in starren Mustern mit wenig Transparenz gedacht und agiert wird. Statt Informationen mittels eines offenen Flusses durch die einzelnen Zuständigkeitsbereiche innerhalb eines Projekts zu transferieren, wird in geschlossenen Abteilungen unabhängig voneinander in Form von Silodenken agiert.

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Wachsende Komplexität fordert verstärkte Zusammenarbeit

Die Probleme mit Projektgrenzen und fehlender Zusammenarbeit im Mittelstand sitzen tief

Diese Vorgehensweisen haben vor allem den Nachteil, dass sich zwar Erfolge für einzelne Abteilungen ableiten lassen, diese aber eben nur auf eindimensionaler Ebene wirklich von Nutzen sind. Denn Silodenken bedeutet vor allem immer auch, dass Ziele von Abteilung und Unternehmen sich nicht 1:1 abdecken und damit das ganzheitliche wirtschaftliche Potenzial eines Unternehmens verpasst wird. Lösungen werden zwar ergebnisbringend erarbeitet, doppeln sich aber häufig oder gehen auf Lasten anderer Unternehmensbereiche. Daraus resultiert schließlich häufig ein Kampf um Budget und Ressourcen zwischen einzelnen Abteilungen. Risikoarme Entscheidungen, Not- und Insellösungen sind die Folge. Gleichzeitig entfernen sich Unternehmensbereiche zunehmend voneinander. Zusammenarbeit findet praktisch nicht statt, innovatives Denken wird auf ein Minimum reduziert und Potenzial regelrecht verschenkt.

Aber wie tief muss das Aufbrechen von Projektgrenzen bei KMU gehen?

Das Fördern von abteilungsübergreifender Kommunikation und Zusammenarbeit sowie das Verstärken von genau diesen Stellen muss dabei aber nicht nur auf physischer Ebene anvisiert werden. Auch auf virtueller Ebene entstehen ständig neue Herausforderungen, die nach deutlich mehr Interaktion und Kommunikation verlangen. Denn insbesondere auch im virtuellen Projektmanagement lassen sich Situationen wie in Abbildung 2 nur dann verhindern, wenn genügend Transparenz gepaart mit einem gemeinschaftlichen Verantwortungsgefühl zwischen den einzelnen Aufgabenbereichen jedes Teammitglieds vorherrscht.

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Auch analog entstehen ständig neue Herausforderungen

Das bedeutet, dass Teilbereiche zwar abgesteckt, aber nicht mehr starr festgelegt werden müssen. Statt sich nur auf eigene Verantwortungsbereiche zu konzentrieren, werden auch virtuell mittels ganzheitlicher Strategien unternehmens- statt nur abteilungsfreudige Lösungen erarbeitet.

Welche Maßnahmen müssen KMU dafür ergreifen?

Damit ein Change Management, weg vom Silodenken, gelingen kann, muss in erster Linie am auslösenden Punkt angesetzt werden. Und das ist nicht selten die Belegschaft selbst. Denn Silodenken entsteht vor allem im Kopf des einzelnen Mitarbeiters, der versucht seinen Aufgaben in bestmöglicher Weise gerecht zu werden – und genau hier liegt das Problem: Statt nach ganzheitlichen Lösungen zu suchen, wird sich zu stark auf den eigenen Verantwortungsbereich konzentriert.

KMU müssen also in erster Linie an der Corporate Identity ansetzen und die Etablierung einer einheitlichen Wertekultur vorantreiben. Auf diese Weise können Mitarbeiter motiviert werden, die eigenen Scheuklappen abzulegen und zu einer ganzheitlichen Transformation beizutragen. Dies kann insbesondere durch Maßnahmen wie den vermehrten Einsatz von heterogenen Teams oder den Ausbau gemeinschaftsfördernder Workshops und Weiterbildungen geschehen. Aber auch die Einführung eines Intranets, offene Bürobereiche sowie die Einführung agiler Methoden rücken den Menschen selbst in den Vordergrund und fördern dabei neben Vertrauen und Motivation auch das Gefühl für mehr Eigeninitiative im Rahmen gemeinschaftlicher Lösungsstrategien.

Bildquelle: Pixabay

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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