Wenn das Management zum Flaschenhals wird und was die Alternative ist

Ein Flaschenhals ist in der Betriebswirtschaft eine Schwachstelle in der Organisation, welche laut Wikipedia „in einem betrachteten Zeitraum die höchste Auslastung in der gesamten Prozesskette aufweist und dadurch den Arbeitsablauf hemmt.“

Stellen wir uns eine echt Flasche vor, von welcher wir Wasser in ein Glas schenken. Die Auslaufgeschwindigkeit der Flasche wird durch die engste Stelle, also den Flaschenhals bestimmt. Je enger der Flaschenhals, desto weniger Wasser kommt in unser Glas. Diese Metapher hat sich auch in der Betriebswirtschaftslehre durchsetzt.

Einen Flaschenhals erkennt man oftmals an der Warteschlage, welche durch diesem begrenzt wird z.B. das Wasser in der Flasche. In der Betriebswirtschaftslehre fließen oft verschiedene Arbeitsabläufe in einem Flaschenhals zusammen und werden z.B. geprüft oder warten auf Entscheidungen. Ist der Flaschenhals zu langsam stauen sich die Abläufe und es kommt zu Wartezeiten.

Doch was hat ein Flaschenhals mit dem Management eines Unternehmens zu tun? Sicher haben auch Sie schon eine Ahnung und eigene Erfahrungen.

Zeitmangel im Management – zentrale Steuerung wird zum Flaschenhals

Der Druck auf Chefetagen steigt und es müssen immer mehr brisante und wichtige Entscheidungen getroffen werden. Einige Manager scheinen aus eigener Wahrnehmung oder aus Druck der Organisation sich selbst bewusst zu einen Flaschenhals zu machen.

Wir erkennen es an den überquellenden Terminkalendern von Managern, die von einem Meeting ins nächste hetzen. Will man ein Meeting mit einem solchem Manager muss man oft Wochen im Voraus einen Termin bei einer Sekretärin anfragen oder monatelang mehrere 100 Powerpoints für ein Management Meeting vorbereiten. Nie haben die beschriebenen Manager Zeit und sie treffen deswegen meist keine Entscheidungen. Vor allem für komplexe Probleme haben Sie keine Zeit zuzuhören und treffen eine Entscheidung nur auf Druck. Doch dann ist es immer eine übereilte Entscheidungen.

Leider macht das beschrieben Szenario keinen Spaß und es sorgt in Organisationen für wenig Produktivität und verlangsamt diese. Als Manager in einer klassischen Organisation wird man oft und schnell zum Flaschenhals. Auch denke ich, dass nach drei mittelgroßen Entscheidungen am Tag man auch einfach im Kopf zu voll ist (Kontextwechsel). Erstmal muss die Entscheidung verstanden werden und dann noch die Möglichkeiten abgewogen werden. Hat man als Manager an den Anspruch viel entscheiden zu wollen, dann vertagt man solche Entscheidungen oder trifft sie nicht mit der Begründung: Verstehe ich nicht – müssen Sie mir besser erklären. Die Entscheidungen werden anschließend nie getroffen.

Doch eine Möglichkeit kann es sein vor allem bei den vielen kleinen Entscheidungen einen Teil der „Macht“ auf dem Mitarbeiter zu übertragen und die Organisation schnell und agil zu gestalten.

Verteilung von Verantwortung – Das Management wird dezentral und agil

Eine Idee ist es gemäß agiler Methoden Entscheidungen an das Team zu delegieren und je nach Komplexitätsgrad die richtigen Experten zusammen zu bekommen. Beispielsweise treffen wir eine Entscheidung für einen wichtigen Kundenaccount mit dem Vertrieb und dem IT-Architekten.

Ich selbst merke, dass ich mich maximal in 5 Entscheidungen pro Tag (guter Tag) wirklich reindenken kann. Ich schaue eher darauf ob die Argumentation für die Entscheidung schlüssig klingt und sage dann schnell ja ok oder ich frage: Ok: Welche Experten brauchst du um die Entscheidung diskutieren und treffen zu können.

Ich selbst trete damit trotz meiner Leitungsfunktion eher moderierend auf. Ich schaue, dass Geschwindigkeit und Agilität erhalten bleibt aber wir trotzdem kein Risiko eingehen, weswegen ich Entscheidungen mit gezielten Fragen hinterfrage.

Fazit

Als Manager wird man schnell zum Flaschenhals. Dies hat zwei Nachteile: Auf der einen Seite macht man die Organisation wenig Produktiv und auf der anderen Seite überlastet man sich selbst mit vielen Entscheidungen. Auch verliert man viel Zeit, in welcher man sich mit dem wesentlichen Dingen der Organisationsentwicklung beschäftigen sollte.

Eine Möglichkeit kann es sein als Manager eher in den Hintergrund zu treten und Entscheidungen mithilfe von agilen Methoden eher dezentral zu treffen. Ich glaube auch, dass bei der aktuellen Komplexität und Geschwindigkeit es kaum noch möglich klassisch jede Entscheidung im Management zu fällen.

Bildquelle: https://pixabay.com/de/illustrations/schiff-piraten-flasche-glas-m%C3%B6wen-4289724/

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