Wer meint, im 21. Jahrhundert noch mit einfachen Registrierkassen sein Geschäft führen zu können, wird im Zeitalter der Digitalisierung immer mehr an seine Grenzen stoßen. Denn in der Arbeitswelt der Industrie 4.0 mit ihrem Trend zur Smart Factory sind die Abläufe digital. Dies betrifft auch Bereiche, die ursprünglich mit IT-Prozessen nichts zu tun gehabt haben. Deshalb ersetzen Unternehmer in diesen Tagen ihre Registrierkassen durch POS-Systeme, die mit schnellen, schlanken Abläufen überzeugen und zahlreiche neuartige Funktionen bieten.
POS-Systeme im Fokus: Definition und Bedeutung
Das englische Akronym POS steht für Point of Sale und damit für den Ort der Bezahlung. Der Begriff System verweist darauf, dass es hier um mehr geht als um die Gewährleistung klassischer Vorgänge wie Bezahlung und Belegdruck, die mit einer herkömmlichen Registrierkasse verbunden sind. Da ein POS-System digital ist und die Hersteller genügend Zeit hatten, fortschrittliche Lösungen zu entwickeln, können Kunden wie bei der Lösung von Hanseatic-POS inzwischen mit zahlreichen ausgereiften, neuartigen Funktionen rechnen.
Zugleich unterstützen POS-Systeme den Trend zur Vernetzung sämtlicher Unternehmensprozesse, indem sie entweder eine Einbindung in eine einheitliche Softwarelösung zulassen oder mit einer Vielzahl von Schnittstellen versehen sind, um sich mit anderen Programmen zu verbinden. Die Vorteile, die mit POS-Systemen einhergehen, sind beachtlich. Um diese Aufgaben zu bewältigen, bestehen POS-Systeme typischerweise aus einem Computer mit POS-Software, einem Barcodescanner, Quittungsdrucker sowie einem Server oder einer Cloud.
Beschleunigung der Abläufe
Die Integration von digitalen POS-Systemen zur Abdeckung der Bezahlvorgänge automatisiert den Bezahlvorgang und bietet einen Mechanismus, der wichtige Fähigkeiten wie Scannen, Preisfindung und den Ausdruck von Kassenzetteln beherrscht. Aufgrund der selbständigen Durchführung solcher Aufgaben beschleunigt sich der Bezahlvorgang an der Kasse erheblich, was den Warendurchfluss verbessert, die Verkaufszahlen fördert und für zufriedene Kunden sorgt.
Dies gilt auch deshalb, weil die fortschrittlichen Systeme verschiedene Bezahlmodi kennen und beispielsweise das Bezahlen mit Karte oder Smartphone zulassen. So basieren etwa die zunehmend in Geschäften errichteten Selbstbedienungskassen auf modernen POS-Systemen.
Datenerfassung und Personalisierung
Zu jedem Kauf erfassen POS-Systeme alle relevanten Daten, die Unternehmer zur Analyse des Kaufverhaltens und Optimierung des Sortiments nutzen können. Aus den Analysen lassen sich wichtige Erkenntnisse wie Muster und Trends ableiten, denen sich das Unternehmen anpassen kann. Beispiele dafür sind die Aufschlüsselung der Verkaufszahlen nach den einzelnen Produkten sowie der Besucherfrequenz nach Tageszeit.
Basierend auf der Datenanalyse ist die Erstellung von personalisierten Angeboten möglich, um Kunden Empfehlungen zu geben, Rabatte anzubieten und Gutscheine auszustellen. Da die Daten oft in einer Cloud gespeichert sind, haben Unternehmer unabhängig vom verwendeten Endgerät jederzeit auf sie Zugriff.
Effiziente Steuerung der Warenwirtschaft
Einen großen Mehrwert verschafft die Anbindung der POS-Systeme an ein System zur Datenerfassung, das mit dem verwendeten Lager verknüpft ist. Auf diese Weise lässt sich das Lager effizient und in Echtzeit verwalten und es sind immer so viele Produkte verwahrt wie möglich. Geht ein Produkt zur Neige, sorgt eine automatische Nachbestellung für Abhilfe.
Dies alles reduziert die Lagerkosten, beugt Engpässen vor und vermeidet Überverkäufe. Ebenfalls beschleunigt werden Kommissionierung und Versand. Positiv ist weiterhin, dass durch die automatischen Abläufe Fehler vermieden werden, wie zum Beispiel falsche Eintragungen beim Versand und falsche Produktzuordnungen beim Verpacken.
Darauf ist beim Kauf zu achten
Unternehmer, die in ein POS-System investieren möchten, sollten darauf achten, dass das System mit allen benötigten Funktionen ausgestattet ist. Das System sollte zur eigenen Branche passen und Schnittstellen für die eigenen Programme bieten. Zu diesem Zweck ist die Kompatibilität mit den eigenen Softwarelösungen im Vorfeld zu prüfen. Außerdem sollte das System sämtliche gängigen Bezahloptionen akzeptieren, um möglichst jeden Kunden nach dessen Vorlieben bedienen zu können.
Es ist wichtig, dass das POS-System übersichtlich und intuitiv bedienbar ist, damit auch technisch weniger versierte Mitarbeiter sicher mit ihm umgehen können. Clouds sind gegenüber Servern die flexiblere und agilere Lösung, die sich besser für die Skalierung eignet. Zwingend erforderlich ist es abschließend, dass Sicherheit und Datenschutz gegeben sind und dass das System über eine gesetzlich vorgeschriebene, lizenzierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügt.
Bildquelle: Blake Wisz auf Unsplash.com – https://unsplash.com/de/fotos/frau-mit-magnetkarte-q3o_8MteFM0
