Die digitale Transformation hat in fast allen Branchen Einzug gehalten – und eine solch umfassende Veränderung wirkt sich auch spürbar auf den Arbeitsalltag und die Unternehmenskultur aus. Davon bleibt natürlich auch das Personalwesen nicht verschont und so tut sich im Bereich Human Resources aktuell einiges. Zwar sind vor allem älteren Arbeitnehmer oft skeptisch gegenüber smarten, digitalen Tools, doch am Ende profitieren vor allem die Mitarbeiter von dem digitalen Wandel. Die Personalverwaltung von morgen ist nämlich effizienter, nachhaltiger und äußerst arbeitnehmerfreundlich.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Ein häufig hervorgehobener Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit zur Automatisierung von repetitiven Aufgaben. Das ist mittlerweile in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens möglich – von der Werkbank bis zum Büro in der Führungsebene. Insbesondere administrative Tätigkeiten profitieren stark von der Robotic Process Automation (RPA). Das Potenzial macht sich in besonderem Maße bei der Personalbuchhaltung bemerkbar. Ob Datenerfassung, Erstellung oder Zustellung der Abrechnung: Fast alle Arbeitsschritte lassen sich mit nur wenigen Klicks fast vollautomatisch erledigen. Aus diesem Grund zählt die Automatisierung zu den stärksten Trends in der Personalabrechnung. Doch auch in anderen Zuständigkeitsbereichen der Personalabteilung kommt der Aspekt der Automatisierung zum Tragen. So lassen sich Bewerbungsunterlagen innerhalb kürzester Zeit mit KI-gesteuerten Algorithmen auf Vollständigkeit prüfen oder sogar inhaltlich analysieren.
Digitale Lösungen für flexible Arbeitsmodelle
Eine spürbare Effizienzsteigerung ist aber nur ein Aspekt der digitalen Transformation im Bereich HR. So können smarte Tools und digitalisierte Prozesse auch zu einer Verbesserung des Arbeitsklimas beitragen. Einen klaren Beleg für das Potenzial liefern Mitarbeiterportale, auch Employee Self Service (ESS) genannt, über die Arbeitnehmer Zugriff auf ihre eigenen Daten und viele digitale Services erhalten. Diese Portale überzeugen in der Regel durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit und lassen sich hervorragend mit den ohnehin vielerorts fest etablierten Remote-Work-Konzepten verbinden. Wenn Angestellte jeweils tageweise im Büro und im Homeoffice tätig sind, müssen Unternehmen Lösungen finden, die sowohl die persönliche Kommunikation als auch den Daten- und Informationsaustausch ortsunabhängig ermöglichen. Viele digitale Trends wie das Cloud-Computing kommen daher genau zur richtigen Zeit und werden auch für die Personalverwaltung der Zukunft unverzichtbar sein.
Verbesserte Corporate Social Responsibility im HR-Bereich
Langfristig wirkt sich die Integration digitaler Prozesse im Personalwesen auch auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Für viele der häufig unter dem Begriff Corporate Social Responsibility gefassten Prinzipien ist eine digitalisierte HR überaus förderlich. So ermöglicht die digitale Verwaltung einen sehr transparenten Umgang mit Personaldaten. Mitarbeiter können so über entsprechende Portale oder Online-Anfragen einsehen, in welchem Umfang das Unternehmen personenbezogene Daten speichert und ob diese korrekt sind. Ein weiterer Aspekt ist der Einsatz von Analysetools zur Erkennung von mangelnder Barrierefreiheit. Maßnahmen zur Inklusion von Mitarbeitern mit bestimmten Einschränkungen lassen sich so im Prozess optimieren. Auch erlauben digitale Analyseverfahren die gezielte Identifikation von Bewerbern, die mit den Unternehmenswerten und den gesetzten CSR-Zielen in Einklang stehen.
Datenschutz in der digitalen Personalverwaltung
Ein umfassender Umstieg auf digitale Prozesse und Alternativen ruft selbstverständlich auch den Datenschutz auf den Plan. Digitalisierte Unternehmen müssen sich Gedanken über ganzheitliche Konzepte zur Cybersicherheit machen. Ganzheitlichkeit bedeutet hier, dass sowohl technische Maßnahmen als auch Seminare und Schulungen zur Sensibilisierung der Belegschaft genutzt werden sollen. Dank der digitalen Personalverwaltung können Workshops und Co. wiederum problemlos online angeboten werden, sodass auch Mitarbeiter im Homeoffice an Schulungen und Fortbildungen teilnehmen können. Ergänzend empfehlen Sicherheitsexperten regelmäßige Sicherheitsaudits. Durch die Auswertung mit smarten Analysetools lassen sich potenzielle Schwachstellen erkennen und Unternehmen können anschließend gezielt gegensteuern.
Kompetenzen und Entwicklungspotenziale besser erkennen
Eine bisher häufig noch unterschätzte Option, die mit dem digitalen Personalwesen aufkommt, ist das verbesserte Skill-Management und die Chance zur Personalisierung von Weiterbildungsmaßnahmen. Für Ersteres nutzt der HR-Bereich Skill-Mapping-Methoden, mit denen Unternehmen die Fähigkeiten, Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter viel genauer und objektiver bewerten können. So wird auch schnell klar, welcher Förderbedarf tatsächlich besteht und wer von bestimmten Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen besonders profitieren würde. Auch kann so die Zusammensetzung von Teams viel effektiver gestaltet werden. Die Mitarbeiter profitieren wiederum von individualisierten Schulungsplänen, die sowohl die eigenen Karriereziele als auch mögliche versteckte Talente berücksichtigen.
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