Was hilft gegen die aktuelle Fluktuation von Mitarbeitenden in der IT?

Fachkräfte waren schon immer ein knappes Gut – vor allem in der IT. Speziell die Homeoffice-Lage der COVID-19 Pandemie hat die Situation doch nochmal verschärft. Besonderer Grund ist, dass Fachkräfte nicht mehr Ortsgebunden sind. Laut einer aktuellen Studie liegt die Fluktuation im IT-Bereich mittlerweile bei 13,2%. Sie müssen also als Unternehmen jedes Jahr knapp 1/6 der Belegschaft austauschen.

Nun gibt es zahlreiche Tipps gegen eine hohe Fluktuation wie eine gute Kultur, cleveres Recruiting, gute Führung und vieles mehr. Viele von diesen Tipps finden Sie auf meinem Blog. Doch es gibt auch eine Tatsache, welche Sie niemals schlagen: den Markt! Sie können also durch geschickte Maßnahmen sicherlich die Quote auf 7-10 % drücken, jedoch verlassen dann immer noch jedes Jahr 1/10 das Unternehmen. Wir reden in diesem Fall nicht über die selbst verschuldete Fluktuation sondern die natürliche Mitarbeiterfluktuation. Auf die natürliche Mitarbeiterfluktuation können weder Arbeitgeber*innen noch die Arbeitnehmer*innen selbst vollständig direkten Einfluss nehmen. Sie umfasst einfach eine marktübliche Kündigungsquote. Salop gesagt wird immer mal jemand auf privaten Gründen, mal was Neues sehen oder weil ein anderer Arbeitgeber 20.000 Euro mehr zahlt wechseln.

Wenn Mitarbeitende gehen ENTSTEHT ein Loch

Wenn gute Mitarbeitende gehen, geht immer ein wenig Kultur und vor allem viel Wissen mit. Dieses wertvolle Know-how müssen sich neue Mitarbeitende zunächst aneignen. Weiterhin kann es durch den Weggang von Schlüsselpersonen Verunsicherung innerhalb des Teams geben. Auch kann es die geschäftlichen Beziehungen des jeweiligen Unternehmens gefährden durch Kundenbindung aufgrund eines guten Mitarbeitenden. Und zu guter Letzt: Mitarbeitende, die bereits ihre Kündigung eingereicht haben, sind in den letzten Wochen bzw. Monaten ihrer Tätigkeit oftmals weniger produktiv.

Tipps bei hoher Fluktuation

Nun spreche ich von der ganz normale – also natürlichen – Fluktuation im Markt. Sie müssen diese irgendwie leider akzeptieren und die 2 Hauptnachteile ausgleichen:

Know-How geht verloren
neue Mitarbeitende brauchen einige Zeit an Einarbeitung

Die Auswirkungen können Sie durch geschickte Maßnahme verringern. Sie können die Auswirkungen niemals ganz auf Null reduzieren aber wenn jedes Jahr durchschnittlich 13% das Unternehmen verlassen, sollten Sie Maßnahmen dagegen unternehmen. Ich schlage gerne beide Probleme mit einer klappe durch 2 Maßnahmen:

Marktstandards wählen
Dokumentationen erstellen

Marktstandards helfen bei der Einarbeitungen

Dies bedeutet, dass ich empfehle auf Marktstandards zu setzen. Beispiele bei VM-Ware. Nehmen Sie eine zertifizierte Umgebung, ist diese bei jedem Arbeitgeber gleich. Ein neuer VM-Ware-Experte*in kann bei einem Standard innerhalb von weniger Tage direkt arbeiten, weil Ordnerstrukturen & Vorgehen identisch zum alten Arbeitgeber sind. Gerade in diesem technischen Spezialberufen müssen Sie oft davon ausgehen, dass Mitarbeitende innerhalb von 2-3 Jahren wieder weiterziehen. Auch im Projektmanagement setze ich auf den PMBOK Standard. Ein neuer Projektmanager (w/m/d) kann bei mir sofort auf bekannte Vorlagen, Begriffe und Prozesse setzen. Ich habe seitdem die Zeit der Einarbeitung um mehr als 50% reduziert.

Dokumentationen gegen Know-How Verlust

Ein weiterer Tipp ist, dass Sie klare Guidelines schreiben. Ich habe z.B. für kleine Projekte und Adminaufgaben Klickguidelines. Ein neuer Mitarbeitender bekommt eine Guideline strukturiert nach Anwendungsfall – bei mir das sind das aktuell 30 Fälle, welche über 100 mal pro Monat auftreten und in 60 Seiten beschrieben sind. Der Mitarbeitende kann bei mir schon am dritten Tag erste Projekte selbst erledigen. Auch im Admin Bereich z.B. Datenbankwartung und Patching geht dies Problemlos. Die Mühe lohnt sich. Mein nächster Schritt ist: ich kippe die Guidelines und Einarbeitungen in Videos, welche ich aufnehme. Sodass, dass wir unabhängig der Arbeitslast einarbeiten können. Ich sehe damit 2 große Vorteile:

Ich kann für gewisse Tätigkeiten Mitarbeitende ohne viel IT-Erfahrung und Quereinsteigende einstellen, welche am Markt eher verfügbar sind und spare sogar Gehalt
Es geht kein Wissen verloren und die Einarbeitung ist schneller und flexibler

Fazit

Ich weis, dass Maßnahmen und eine gute Arbeitskultur wichtig sind. Doch gegen eine natürliche Fluktuation kann man nicht immer vorgehen. 0% Fluktuation wird es niemals geben. Es gilt deswegen die Folgen etwas zu reduzieren. Dazu habe ich 2 Empfehlungen – Marktstandards und Guidelines erstellen, damit die Einarbeitung viel schneller geht und damit auch Know-How nur bedingt verloren geht. Es ist einen Versuch wert und ich konnte damit gute Erfolge verzeichnen.

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Vor 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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