Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen heutzutage unerlässlich. Für jeden Unternehmer ist es wichtig, dass im Betrieb die Effizienz gesteigert wird und, dass sich wiederholende Aufgaben standardisieren und minimieren und somit mehr Zeit für strategische Entscheidungen gewonnen wird. Durch die Automatisierung der einzelnen Geschäftsprozesse werden die Mitarbeiter entlastet und die Ergebnisse verbessert. Durch den Einsatz verschiedener Software können Sie ein neues Geschäft aufbauen, das agil, schlank und produktiv ist und dazu noch viel Spaß macht.

Vor allem die Geschäftsprozessautomatisierung ist ein wichtiger Begriff, welcher alles umfasst, was die Geschäftsprozesse optimieren kann. Dies reicht vom Onboarding der Mitarbeiter bis hin zur Prozession im Bereich der Kreditorenbuchhaltung. Allerdings haben viele Schwierigkeiten mit den Automatisierungsmaßnahmen von Geschäftsabläufen. Einerseits befürchten diese, dass diese Automation menschliche Fähigkeiten überflüssig machen wird. Andererseits kommen Sie heutzutage nicht mehr an der Entwicklung der aktuellen Technologie vorbei. So ist der einzige Weg, um mit jenem unvermeidlichen Prozess fertig zu werden, die Technologie zu verwenden und die korrekte Anwendung dafür in Ihrem eigenen Unternehmen finden zu können. Die Automation von Geschäftsprozessen soll nicht die Mitarbeiter bzw. die Menschen ersetzen. Durch die optimale Automatisierungsmaßnahme von Geschäftsabläufen können Sie und die Teammitglieder mehr Freude an ihrer Arbeit haben.

Eine Geschäftsprozessautomatisierung beginnt damit, sich wiederholende oder schwache Verbindungen in einem Prozess zu erkennen, die von Rechnern statt von Menschen ausgeführt werden könnten. Es geht dabei nicht ausschließlich darum, den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, sondern darum, die einzelnen Prozesse zu beschleunigen und die möglichen Hindernisse zu beseitigen, die Ihre Mitarbeiter auf dem Weg zum Erfolg bringen.

Die Vorteile der Automatisierungsmaßnahmen für Unternehmen

Die Unternehmen können die Automatisierungsmaßnahmen in verschiedenen Bereichen anwenden, vom Einkauf über den IT-Bereich bis hin zur Personalarbeit gibt es Prozesse, deren menschlicher Aufwand durch die künstliche Intelligenz einfach zu ersetzen ist. Was sich dabei nur nach der Einsparung von Mitarbeitern anhört, hat noch weitere Vorteile zu bieten. Die Einsparung von Arbeits- und Zeitaufwand bedeutet vor allem eine Erhöhung von Effizienz und Produktivität. Viele sonst von Mitarbeitern ausgeführte manuelle Vorgänge fallen durch den Einsatz der Maschinen weg. Dies beschleunigt die Arbeitsprozesse in hohem Maße bei weniger Arbeitsaufwand. So können Sie als Unternehmen auch oft die Lohnkosten senken, da Sie jetzt weniger Mitarbeiter brauchen. 

Ebenso gibt es weniger Bearbeitungsfehler. Zugleich kann durch eine Automation eine Verringerung der Fehlerquote bei Arbeitsschritten und Prozessen erreicht werden. Indem einfache Schritte nicht mehr per Hand von den Mitarbeitern ausgeführt werden müssen, sinkt zugleich die Wahrscheinlichkeit der falschen Arbeit. So passieren eine falsche Eingabe von Daten, Missverständnisse zwischen den Abteilungen und das Vertauschen von Datensätzen oftmals aufgrund von Unachtsamkeiten des Mitarbeiters. So eliminiert der Einsatz von Maschinen derartige Fehler. Die Automation bedeutet für Ihr Unternehmen zugleich eine höhere Kundenzufriedenheit. Während Vorteile meistens auf der Hand liegen, werden weitere, nichtmonetäre, oftmals nicht beachtet. Diese künden von Unternehmen und können auf lange Sicht von der Automatisierungsmaßnahme profitieren. Schnellere Produktionszeiten sowie eine niedrigere Fehlerquote meistens meist in einem verbesserten Kundenservice. Diese Erhöhung bedeutet gleichzeitig meistens eine höhere Kundenzufriedenheit und stärkt zugleich die Reputation im Unternehmen. Ein weiterer Vorteil ist die bessere Compliance. Bedingt durch den Einsatz der automatisierten Prozesse werden die Unternehmen zudem den Anforderungen an Rechnungslegung, Aktenverwaltung und Datenschutz gerecht. Die Durchführung und die Einhaltung von Vorgängen zu den Richtlinien im Unternehmen beruhen meist stark auf manuellen Tätigkeiten, deren Einhaltung genau überwacht wird. Daher spielt zum Beispiel nach der neuen DSGVO der Schutz der personenbezogenen Daten eine größere Rolle. Dies bedeutet beispielsweise, dass Ihr Unternehmen digitale Kundendaten und kenntlich machen und durch die Verschlüsselung schützen muss. Dies ist eine Anforderung, die nicht nur zeitaufwendig, sondern bislang zugleich meistens nicht immer der Verordnung nach durchgeführt wird. 

Fazit

Die Geschäftsprozessautomatisierung bietet sehr viele Vorteile und Chancen auf Wachstum. Dabei können die Kosten signifikant vermindert und zugleich die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden. Der bedeutendste Vorteil der Automatisierung der Prozesse besteht darin, dass Sie und das Team sich wiederholende Aufgaben ersparen und sich anstelle dessen auf angenehmere und kreative Arbeiten konzentrieren können. Daher ist das Thema Automatisierung für jedes Unternehmen notwendig.

Genderhinweis: Seit Anfang 2022 achte ich darauf, dass ich immer genderneutrale Formulierungen verwende. Voe 2022 habe ich zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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Autor

Ich blogge über den Einfluss der Digitalisierung auf unsere Arbeitswelt. Hierzu gebe ich Inhalte aus der Wissenschaft praxisnah wieder und zeige hilfreiche Tipps aus meinen Berufsalltag. Ich bin selbst Führungskraft in einem KMU und Ich habe berufsgeleitend an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management meine Doktorarbeit geschrieben.

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