Arbeiten im Homeoffice – viele Angestellte haben in den letzten Jahren zum ersten Mal Bekanntschaft damit gemacht. Was auf den ersten Blick wie ein wahr gewordener Traum erscheint, zeigt schnell auch seine Schattenseiten. Ist das Konzept Homeoffice nicht optimal umgesetzt, sind Sie isoliert und bekommen nicht mehr alles mit, was im Unternehmen passiert. Im Folgenden einige Punkte, die dafür sorgen, dass Sie auch im Homeoffice immer bestens informiert sind.
Kommunikation im Homeoffice
Eine funktionierende Kommunikation im Homeoffice aufzubauen, ist eine der wichtigsten und ersten Aufgaben. Die E-Mail kommt hier schnell an die Grenzen. Zu limitiert und zeitaufwendig ist die Kommunikation in Schriftform.
So sind virtuelle Meetings mit Zoom oder anderen Lösungen eine gute Möglichkeit, um Konferenzen und auch kleinere Besprechungen direkt im Büro zu ersetzen. Zur technische Ausstattung für die virtuelle Teamarbeit zählt einerseits die Software. Andererseits benötigen Sie auch die notwendige Hardware. Eine Webcam und ein Headset sind hier die Grundausstattung, um an Videoanrufen teilzunehmen oder Sprachnachrichten zu verschicken.
Mit einer solchen Ausrüstung ist dann auch die Teamarbeit im Homeoffice kein Problem mehr. Daneben kann man sagen, dass vor allem auch die Disziplin und Mentalität eine enorm wichtige Rolle für den Erfolg im Homeoffice spielen.
Tools für die tägliche Arbeit
Ein wichtiger Punkt im Homeoffice ist natürlich die tägliche Arbeit. Diese muss genauso wie am Arbeitsplatz möglich sein. Ansonsten sinkt die Produktivität im Homeoffice.
In erster Linie kommt hierfür natürlich auch Software zum Einsatz. Dies ist vor allem relevant, wenn man im Team an Projekten arbeitet – beispielsweise in der Kundengewinnung. Mitarbeitende, die im direkten Kundenkontakt stehen oder Informationen für das Marketing benötigen, greifen auf solche Lösungen zurück. Speziell im Gebiet das Customer-Relationship-Management gibt es daher zahlreiche gute Software-Lösungen.
Damit der Einsatz im Homeoffice möglich ist, müssen alle Funktionen auch dort vorhanden sein. Aus diesem Grund passen moderne Lösungen in der Cloud gut zu dem Konzept Homeoffice. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Software möglichst flexibel ist. Das gelingt, wenn die Nutzung mit jedem Browser möglich und keine Installation der Software notwendig ist. Solche Lösungen gibt es bereits heute. Dann ist sogar der Zugriff mit dem Smartphone unterwegs möglich, sodass Sie flexibel und ohne Grenzen arbeiten können.
Das Konzept des papierlosen Büros umsetzen
Eine Herausforderung im Homeoffice ist es, den barrierefreien Zugang zu Informationen zu ermöglichen. Hier sind Sie schnell limitiert, wenn Sie nicht selber im Büro anwesend sind.
Das beginnt bereits bei der täglichen Post. Eventuell treffen Informationen, die Sie benötigen, als Brief im Büro ein. Dann erreichen diese Dokumente Sie nicht. Gleiches gilt, wenn Sie einen abgelegten Vorgang benötigen. Diese befinden sich in vielen Unternehmen in Aktenordnern im Archiv. Es ist also kein Zugriff möglich.
An dieser Stelle hilft das papierlose Büro mit vollständig digitalisierten Dokumenten weiter. Dies ist ein Konzept, das mithilfe von Scannern und einer zentralen Software für das Dokumentenmanagement umgesetzt wird. Selbst Briefe, die per Post eingehen, werden umgehend digitalisiert und dann an das virtuelle Postfach weitergeleitet. So haben Sie direkten Zugang zur aktuellen Post.
Das Archiv ist vollständig digitalisiert und über die Software auch im Homeoffice erreichbar. Auf dem Weg finden Sie auch alte Vorgänge innerhalb von Sekunden.
Beim Thema Homeoffice steht der Arbeitgeber in der Pflicht
Scheitert das Konzept Homeoffice, liegt dies selten an den Mitarbeitenden. Vielmehr muss der Arbeitergeber für das richtige Umfeld sorgen. Das sind in erster Linie die passenden Konzepte und Softwarelösungen. Dann gelingt auch die volle Integration der Mitarbeitenden im Homeoffice in den Alltag des Unternehmens.
