Ich arbeite seit Beginn meiner Karriere bei IT-Dienstleistern im Mittelstand und bin oft im Verbund mit anderen Dienstleistern für wechselnde DAX Konzerne tätig. Dabei erlebe ich, dass speziell die Steuerung der die Dienstleister für den Endkunden sehr schwierig ist. Ich möchte deswegen einige Tipps dazu geben und meine Erkenntnisse darstellen. Dabei handelt es sich im klassische Organisation, falls Sie wissen wollen wie man durch agile Methoden Dienstleister steuern kann, dann lesen Sie meinen Artikel zu Scrum of Scrums.

Grenze zwischen Dienstleister und Kunde festlegen 

Als erstes sollten Sie genau wissen: wieviel möchte ich wirklich abgeben. Soll der Dienstleister alles selbst machen und ich möchte lediglich einen Service, der funktioniert wie z.B. ein Mailaccount oder möchte ich eine individuelle Entwicklung und muss den Dienstleister dauerhaft Anforderungen liefern und steuern. 

Im Falle des Mailaccount handelt es sich um einen Managed Service. Sie nutzen den Service und haben keinen Einblick oder nur sehr wenig wie dieser funktioniert und meist ist dies für Sie auch kaum relevant. Dieser Fall ist einfach zu koordinieren und gut für Bereiche, in welchen Sie kein Wissen intern aufbauen wollen.

Speziell wenn ihr Projekt über weniger Budget für Ihre IT verfügt, da die eigenen Kernkompetenzen in anderen Bereichen liegen, können Sie von Managed Services profitieren. Nachteile sind allerdings der Wissensverlust und die Abhängigkeit vom Provider. Es gilt deswegen die Vor- und Nachteile genau abzuwägen.

Flexible Arbeitspakete und Abnahmekriterien

Nehmen wir nun den zweiten Fall, dass Sie ein großes komplexes Projekt wie z.B. eine Appentwicklung durchführen und dazu drei Dienstleister benötigen. Diese App ist wichtig und soll ebenfalls auch intern von Ihnen weiterentwickelt werden.

Steuerung von B2B Dienstleistern

Sie sollten deswegen in diesem Fall Ihren Dienstleistern Konzepte und Vorgaben liefern. Erstellen Sie dazu ein Konzept und schneiden Sie dieses in kleine Aufgaben, welche klare Abnahmekriterien haben. Dies ist wichtig, da Sie nur so die Wissenshoheit behalten können,

Nachdem Sie die Aufgaben sauber aufgeteilt haben, können sich die Dienstleister diese selbst ziehen. Wichtig für die Delegation sind klare Abnahmekriterien. Der Job ist hart aber der Aufwand lohnt sich und da Projekt ist sehr einfach steuerbar.

Fazit

Sobald ein Projekt komplexer wird müssen Sie das Projektmanagement als Endkunde eng an sich binden und das Projekt steuerbar machen. Dies gelingt durch eine klare Zerlegung eines Konzepts in Aufgaben mit klaren Abnahmekriterien. Der Aufwand ist anfangs hoch aber es lohnt sich im Projektverlauf und verhindert den Verlust von Wissen oder die zu große Abhängigkeit an einen Dienstleister.

Bildquelle: Geschäft Foto erstellt von freepik – de.freepik.com

Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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