Dezentrale Teams, strenge gesetzliche Vorgaben, ambitionierte Unternehmensziele und neue Erwartungen der Mitarbeitenden sind wichtige Herausforderungen, vor denen HR-Abteilungen in vielen Unternehmen stehen. Heutzutage muss man nicht mehr Excel-Tabellen und isolierte Tools verwenden, um personalbezogene Daten und Prozesse zu verwalten. Stattdessen können funktionale, benutzerfreundliche HRIS-Systeme genutzt werden. Bei uns erfahren Sie mehr über diese moderne HR Software.
Was ist ein HRIS-System?
Bei einem HRIS-System (Human Resource Information System) handelt es sich um eine digitale Plattform, die es ermöglicht, alle relevanten Informationen und Prozesse rund um das Personalmanagement einfach zu verwalten und zu verarbeiten. Diese moderne HR-Software ist ein interaktives System, das manuelle oder papierbasierte Prozesse durch automatisierte Abläufe ersetzt.
Zu den wichtigsten Funktionen von modernen HRIS-Systemen gehören:
- Verwaltung von allen relevanten Daten der Mitarbeitenden;
- Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Homeoffice);
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse;
- Lohnabrechnungssysteme;
- Zeiterfassungstools;
- Dokumentenmanagement;
- Analyse der HR-Prozesse.
Ein zentrales HRIS-System im Unternehmen. Ihre Vorteile im Überblick
Warum erfreuen sich HRIS-Systeme stetig zunehmender Beliebtheit? Sie helfen HR-Teams, effizienter zu arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen moderne HRIS-Tools den Mitarbeitenden, direkt auf ihre persönlichen Daten bei Bedarf zuzugreifen. Folgende Argumente sprechen für ein zentrales HRIS-System:
- Alle Daten der Mitarbeitenden gibt es an einem Ort. In der Praxis bedeutet das, dass alle Personen auf aktuelle Informationen schnell und reibungslos zugreifen können;
- Viele administrative Aufgaben, wie z. B. Urlaubsanträge oder Vertragsverlängerungen lassen sich automatisieren;
- Mitarbeitende können über das System ihre Daten aktualisieren, Urlaube beantragen oder Dokumente herunterladen. Dadurch wird die Transparenz gesteigert, es gibt auch weniger Rückfragen;
- Mit nur wenigen Klicks lassen Sie Reports zu Krankheitsquoten, offenen Stellen etc. erstellen;
- Moderne HRIS-Systeme verfügen über hochentwickelte Sicherheitsprotokolle. Dadurch lassen sich gesetzliche Anforderungen (z. B. DSGVO-konforme Datenspeicherung) einfacher einhalten.
Wie beeinflusst ein HRIS die Personalarbeit?
Es ist unbestritten, dass flexible Arbeitszeiten, Remote Work, hybride Modelle und internationale Teams in sehr vielen Unternehmen heutzutage zum Alltag gehören. Mit einem zentralen HRIS-System lassen sich diese modernen Arbeitsformen effizient steuern. Dank des Systems haben sowohl HR-Teams als auch Mitarbeitende und Führungskräfte einen ortsunabhängigen Zugang zu allen relevanten Mitarbeiterdaten und -prozessen.
Cloudbasierte HRIS-Systeme verbessern ferner die Employee Experience. Ein HRIS-System ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, viele Dinge im Arbeitsalltag selbst zu erledigen, ohne sich an jemanden aus der Personalabteilung wenden zu müssen. Dank moderner HR-Software haben Mitarbeitende die Möglichkeit, nicht nur ihre Daten selbst zu aktualisieren, sondern auch den Status von Zahlungen und Abwesenheitszeiten einzusehen – dadurch haben sie das Gefühl, gut informiert und unterstützt zu sein.
Integration und Skalierbarkeit
Man muss sich darüber im Klaren sein, dass sich HRIS-Systeme flexibel an die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe anpassen lassen. Ein gutes HRIS kann problemlos mit zusätzlichen Tools (z. B. Anwendungen zum Bewerbermanagement oder zur Projektzeiterfassung) integriert werden. Auch wenn neue Filialen Ihres Unternehmens oder zusätzliche Abteilungen entstehen, lassen sich gute HRIS-Systeme problemlos erweitern und so individuell an die Bedürfnisse ihrer Nutzer anpassen.
Fazit
Ein zentrales HRIS-System ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen aus verschiedenen Branchen, die ihre Personalarbeit modern und effizient gestalten wollen. Diese moderne HR-Software sorgt für mehr Transparenz und ermöglicht es, papierbasierte HR-bezogene Prozesse stark zu reduzieren. Mit einem zuverlässigen HRIS-System lässt sich die tägliche Arbeit im Personalwesen spürbar erleichtern.
Image: generiert von ChatGPT
