Schlüssel für den Haupteingang, das Büro, den Lagerraum und vielleicht noch einen Besprechungsraum: In vielen Unternehmen gehört ein gut gefüllter Schlüsselbund nach wie vor zum Arbeitsalltag. Solange Teams und Räumlichkeiten überschaubar bleiben, funktioniert dieses Prinzip meist problemlos. Kommen wechselnde Mitarbeitende, externe Dienstleister, flexible Arbeitszeiten oder mehrere Standorte hinzu, wird die Verwaltung jedoch schnell komplizierter.
Digitale Zugangslösungen bieten hierfür eine Alternative. Statt ausschließlich mit physischen Schlüsseln zu arbeiten, können Zutrittsberechtigungen beispielsweise über Smartphones, Codes oder elektronische Identifikationsmittel vergeben werden. Das macht die Organisation flexibler, bringt allerdings auch neue Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und interne Prozesse mit sich.
Wenn der klassische Schlüssel an seine Grenzen kommt
Ein physischer Schlüssel ist einfach zu verstehen und benötigt weder eine App noch eine Internetverbindung. Gerade diese Einfachheit erklärt, warum klassische Schließsysteme weiterhin weit verbreitet sind. Im betrieblichen Alltag können jedoch Situationen entstehen, in denen die Verwaltung aufwendig wird.
Ein typisches Beispiel ist ein Personalwechsel. Beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden müssen sämtliche ausgegebenen Schlüssel zurückgegeben werden. Fehlt ein Schlüssel und lässt sich nicht ausschließen, dass dieser noch verwendet werden könnte, muss je nach Sicherheitsanforderungen möglicherweise über den Austausch eines Zylinders oder anderer Bestandteile des Schließsystems nachgedacht werden.
Ähnliche Herausforderungen entstehen bei temporären Zugängen. Reinigungskräfte, Handwerker oder andere externe Dienstleister benötigen möglicherweise nur an bestimmten Tagen oder zu festgelegten Zeiten Zugang. Ein zusätzlicher physischer Schlüssel muss dann ausgegeben, dokumentiert und später wieder eingesammelt werden.
Digitale Berechtigungen können solche Abläufe vereinfachen, weil Zugänge je nach eingesetzter Lösung erstellt, zeitlich begrenzt und anschließend wieder entzogen werden können.
Was smarte Türschlösser im Unternehmen verändern können
Bei smarten Türschlössern wird die mechanische Zugangskontrolle um digitale Funktionen ergänzt oder teilweise ersetzt. Welche Möglichkeiten verfügbar sind, hängt vom jeweiligen System ab. Der Zugang kann beispielsweise über ein Smartphone oder ein anderes elektronisches Identifikationsmittel erfolgen.
Der praktische Vorteil liegt vor allem in der flexibleren Verwaltung. Ein neuer Mitarbeiter benötigt Zugang zum Büro? Eine externe Fachkraft soll nur am Dienstag zwischen bestimmten Uhrzeiten hinein können? Ein ehemaliger Mitarbeiter darf keinen Zutritt mehr haben? Bei geeigneten Systemen lassen sich Berechtigungen entsprechend anpassen, ohne jedes Mal einen neuen Schlüssel übergeben zu müssen.
Das kann insbesondere für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen interessant sein. Wenn nicht mehr alle Mitarbeitenden jeden Tag zur gleichen Zeit im Büro sind, verändert sich auch die Nutzung von Arbeitsräumen. Flexible Zutrittsrechte können dann besser zu den tatsächlichen Arbeitszeiten passen als eine große Anzahl dauerhaft ausgegebener Schlüssel.
Digital bedeutet nicht automatisch sicherer
Der Wechsel zu einem digitalen Schließsystem sollte nicht allein mit dem Argument der Sicherheit begründet werden. Sowohl klassische als auch digitale Lösungen haben eigene Stärken und Schwachstellen.
Bei einem normalen Schlüssel stellt sich beispielsweise die Frage, was nach Verlust oder unerlaubter Weitergabe passiert. Bei einem digitalen System verschiebt sich ein Teil dieser Aufmerksamkeit auf andere Themen. Dazu gehören die Absicherung digitaler Berechtigungen, Softwareupdates, Benutzerkonten und gegebenenfalls die Kommunikation zwischen Schloss, Smartphone und weiteren technischen Komponenten.
Auch Datenschutz kann relevant sein. Wenn ein System protokolliert, wann bestimmte Zugänge genutzt wurden, sollte vorab geklärt werden, welche Daten gespeichert werden, wie lange dies geschieht und wer darauf zugreifen darf. Für Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, technische Sicherheit und Datenschutz bereits bei der Auswahl einer Lösung mitzudenken.
Was passiert, wenn Smartphone, Strom oder Internet ausfallen?
Eine praktische Frage wird bei der Umstellung leicht vergessen: Was passiert, wenn die normale digitale Zugangsmethode einmal nicht funktioniert?
Ein leerer Smartphone-Akku, eine technische Störung oder eine unterbrochene Internetverbindung darf nicht automatisch dazu führen, dass wichtige Räume unerreichbar werden. Welche Notlösungen verfügbar sind, unterscheidet sich je nach System. Deshalb ist es wichtig, vorab zu prüfen, wie der Zugang in solchen Situationen geregelt ist und welche Funktionen auch ohne aktive Internetverbindung verfügbar bleiben.
Gerade bei Räumen, die aus betrieblichen oder sicherheitsrelevanten Gründen jederzeit erreichbar sein müssen, sollte ein entsprechendes Szenario Bestandteil der Planung sein. Digitalisierung funktioniert im Arbeitsalltag schließlich am besten, wenn auch Ausnahmen berücksichtigt werden.
Schrittweise statt alles auf einmal umstellen
Unternehmen müssen nicht zwangsläufig sämtliche Türen gleichzeitig digitalisieren. Häufig ist es sinnvoller, zunächst zu untersuchen, an welchen Stellen die klassische Schlüsselverwaltung tatsächlich Probleme verursacht.
Ein Smartes Türschloss könnte beispielsweise zuerst an einem häufig genutzten Büro oder einem Raum eingesetzt werden, zu dem regelmäßig wechselnde Personen Zugang benötigen. Anschließend lässt sich beurteilen, wie Mitarbeitende mit dem neuen System zurechtkommen und ob die digitale Verwaltung im Alltag tatsächlich Vorteile bringt.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen nicht nur auf die Funktionen des Schlosses achten. Ebenso relevant sind Installation, Benutzerverwaltung, Datenschutz, technische Unterstützung und die Frage, wie einfach sich Berechtigungen vergeben und wieder entziehen lassen.
Auch die Mitarbeitenden sollten frühzeitig wissen, wie das neue Zugangssystem funktioniert und an wen sie sich bei Problemen wenden können. Je verständlicher die Einführung gestaltet wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass aus einer vermeintlichen Vereinfachung neue organisatorische Hürden entstehen.
Zutrittsmanagement passend zum modernen Arbeitsalltag
Der Wandel vom Schlüsselbund zum digitalen Zugang ist vor allem eine organisatorische Entwicklung. Ein smartes Schloss allein macht ein Unternehmen weder moderner noch automatisch sicherer. Interessant wird die Technik dort, wo sie ein konkretes Problem löst.
Bei häufig wechselnden Zutrittsberechtigungen, hybriden Teams oder temporären externen Kräften können digitale Lösungen die Verwaltung erleichtern. In einem kleinen Büro mit wenigen Mitarbeitenden und kaum wechselnden Zugängen kann ein klassischer Schlüssel dagegen weiterhin vollkommen ausreichend sein.
Entscheidend ist deshalb nicht die Frage, ob jedes Unternehmen möglichst schnell auf digitale Schließsysteme umsteigen sollte. Sinnvoller ist zu prüfen, welche Türen, Räume und Arbeitsabläufe tatsächlich von flexibleren Berechtigungen profitieren. So wird aus neuer Technik keine Digitalisierung um ihrer selbst willen, sondern eine Lösung, die zum tatsächlichen Arbeitsalltag des Unternehmens passt.
Bildquelle: KI erzeugt mit Claude
Hannah hat bis 2017 digitales Marketing studiert und schrieb ihre Masterarbeit über die Digitale Transformation in Unternehmen mit Betreuung durch Agile Unternehmen. Seitdem schreibt sie regelmäßig Gastartikel und unterstützt das Projekt. Hannah arbeitet seit 2018 als Organisationsentwicklerin in einem großen DAX-Konzern.
