Im aktuellen Blogparaden-Aufruf des Projektmagazins steht die dynamische Entwicklung von KI-Systemen wie ChatGPT im Fokus. Diese Systeme verändern zügig unsere Arbeitsweisen und damit auch die Dynamik in Projekten. Angesichts dieses tiefgreifenden Wandels lädt das Projektmagazin herzlich dazu ein, sich an der Diskussion zu beteiligen. Das Thema „Können wir KI? Wie bereichern ChatGPT & Co. Ihr Projektteam?“ stellt die zentrale Frage, wie sich die Projektarbeit durch diese Technologien verändert und welche Chancen sowie Herausforderungen sich ergeben.
In der Vergangenheit hatte ich die Gelegenheit, Artikel im Projektmagazin zu veröffentlichen, die sich mit einem Projektmanagement Framework (PM) beschäftigten. Unter Berücksichtigung dieser Grundlage werde ich nun jeden Schritt anhand der Struktur des PM Frameworks durchgehen und analysieren, wie ChatGPT bei diesen Prozessen unterstützen kann.
Zur besseren Übersicht werde ich im folgenden immer eine einheitliche Struktur verwenden. Ich werde zuerst den Aspekt des Projektmanagement erklären. Danach werde ich darauf eingehen, wie ChatGPT in diesem Schritt helfen kann und gebe auch ein paar Beispiel-Prompts (Was ich bei ChatGPT eingebe) aus. Am Ende sage ich noch meine eigene Erfahrung dazu.
Lesetipp: ChatGPT Hacks: Kontext und Rollenbeschreibung
Portfolio Management
Beim Portfolio Management geht es um die Verwaltung und Überwachung einer Gruppe von Projekten oder Programmen, um sicherzustellen, dass sie den strategischen Zielen eines Unternehmens entsprechen.
- ChatGPT kann bei der Identifizierung und Bewertung von Methoden zur Priorisierung von Projekten unterstützen.
- Diskussionen könnten sich um Entscheidungen zur Priorisierung und um die besten Ansätze in diesem Bereich drehen.
Beispiel-Prompt: Wenn ich die Priorisierung von Projekten anhand der Laufzeit von Projekt XY vornehme, welche anderen Kriterien könnten für eine effektive Portfoliopriorisierung berücksichtigt werden? Welche Empfehlungen hast du für alternative Priorisierungsmethoden?
Hier nutze ich vor allem gerne ChatGPT als Sparingpartner. Ich diskutiere mit dem Tool und frage nach Best Practices oder gebe verschiedene Projektskizzen ein und frage nach gewissen Ansätzen zur Priorisierung.
ProjektCharta
Die ProjektCharta ist ein Dokument, das den offiziellen Start eines Projekts markiert und die Ziele, Grenzen und Zuständigkeiten festlegt.
- ChatGPT kann bei der Formulierung der ProjektCharta unterstützen, indem es bei der Klarheit der Ziele und Verantwortlichkeiten hilft.
- ChatGPT hilft bei Formulierung, Grammatik und Rechtschreibung
Beispiel-Prompt: Wie kann die Integration von KI-Systemen wie ChatGPT dabei helfen, die Klarheit und Präzision bei der Festlegung von Projektparametern in einer ProjektCharta zu verbessern?
Hier nutze ich ChatGPT eher als Hilfe zur Formulierung. Besonders hier sind die Inhalte oft sehr unternehmensspezifisch. Man bräuchte in diesem Fall eigentlich sogar ein eigenes ChatGPT, welches alle Informationen des Unternehmens beinhaltet. Dies liegt daran, dass vor allen in diesem Fall unternehmensinterne Informationen gefragt sind.
Stakeholder-Analyse
Die Stakeholder-Analyse identifiziert und bewertet Personen oder Gruppen, die von einem Projekt betroffen sind.
- ChatGPT kann bei der Datenanalyse unterstützen, um relevante Stakeholder zu identifizieren und ihre Bedürfnisse besser zu verstehen.
- Das Tool kann helfen über Stakeholder auf der Metaebene zu diskutieren und allgemeine Hinweise zu geben.
Beispiel-Prompt: Welchen Einfluss hat die Nutzung von KI-Systemen wie ChatGPT auf die Genauigkeit und Vollständigkeit der Stakeholder-Analyse in komplexen Projekten?
Da man Stakeholder in der Regel in vier verschiedene Klassen einteilen kann, kann Jeti in diesem Fall auf der Metaebene helfen. Beispiel: Jemand hat hohen Einfluss aber wenig Interesse am Projekt. Man kann besonders gute Fragen stellen, wie man mit gewissen Quadranten umgeht. D.h. ich rede im Grunde mit dem Tool eigentlich nur auf 1 m Ebene über die vier Quadranten in einer Stakeholder Analyse. Am Ende nehme ich die Verweigerung natürlich anhand meiner Intuition vor.
Kommunikationsplan
Der Kommunikationsplan legt fest, wie, wann und mit wem Informationen ausgetauscht werden, um die Kommunikation im Projekt zu steuern.
- ChatGPT kann bei der Erstellung von Kommunikationsplänen helfen, indem es bei der Generierung von Nachrichten hilft.
Beispiel-Prompt: Schreibe mir eine Nachricht zur Verzögerung eines Meilensteins im Projekt. Schreibe mir eine Nachricht für einen neutralen Status des Projekts. In der Mitte sollen verschiedene Stichpunkte sein, damit ich dort die kurzen Nachrichten eintragen kann.
Hier lasse ich mir in der Regel einfach nur ein paar Nachrichten zur Kommunikation wie zum Beispiel einen Status des Projekts generieren. Mein Tipp hier ist vor allen einzugeben das Chats die seriöser formulieren soll. Sonst hat man normalerweise Formulierungen wie es ist eine außergewöhnliche Leistung und ich gebe faszinierende Einblicke in das Projekt. Dies sind Formulierungen, welche absolut nicht authentisch sind.
Zielmanagement
Das Zielmanagement umfasst die Festlegung, Verfolgung und Erreichung von Zielen im Projekt.
- ChatGPT kann bei der Formulierung von Zielen helfen.
- Weiterhin kann das Tool helfen Ziele mit KPI und Beispielen zum besseren Verständnis zu vertiefen.
Beispiel-Prompt: Inwiefern können KI-Systeme wie ChatGPT dabei helfen, Projektzielen durch Echtzeitdatenanalyse näher zu kommen und schnelle strategische Anpassungen zu ermöglichen?
Hier nehme ich ChatGPT vor allen als Inspiration, sobald ich die Ziele formuliert habe. Ich frage nach gewissen Kriterien, um diese Ziele zu messen, und lasse mir auch vom Tool die Ziele beschreiben, damit ich diese auch für das Projektteam mit Beispielen und weiteren Sätzen vertiefend erklären kann.
Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan ist eine hierarchische Darstellung der Aufgaben, Ressourcen und Zuständigkeiten innerhalb eines Projekts.
- ChatGPT kann helfen die Arbeitspakete auf Vollständigkeit zu prüfen und diese sinnvoll zusammenzufassen
- ChatGPT kann außerdem helfen Alternativen zu präsentieren und man öffnet sich für neue Denkmuster.
Beispiel-Prompt: Wie können KI-Systeme wie ChatGPT dabei helfen, komplexe Projektstrukturen zu visualisieren und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten zu optimieren?
In diesem Fall nutze ich das Tool gerne, um all meine Arbeitspakete zu Kategorien zusammenzufassen und diese sinnvoll zu strukturieren. Auch frage ich in diesem Moment gerne, ob ich noch etwas vergessen habe, und lasse mir sogar alternative Vorschläge ausgeben. Diese kann ich danach mit dem Team diskutieren.
Ressourcenmanagement
Das Ressourcenmanagement befasst sich mit der Planung, Überwachung und Zuweisung von Ressourcen im Projekt, einschließlich Personal, Budget und Materialien.
- Aktuell keinen Anwendungsfall
- Schreiben Sie mir gerne wenn Sie einen Anwendungsfall kennen
In diesem Bereich habe ich normalerweise keine Verwendung für ChatGPT. Die Ressourcen sind in diesem Fall eine reine Abstimmung, welche wir intern im Unternehmen vornehmen.
Controlling
Das Controlling umfasst die Überwachung, Steuerung und Anpassung von Projektaktivitäten, um sicherzustellen, dass sie den Zielen entsprechen.
- ChatGPT kann bei der Analyse von Projektdaten unterstützen, um Trends zu erkennen und frühzeitig auf potenzielle Probleme oder Chancen hinzuweisen.
- ChatGPT kann beim Konzept für das Controlling helfen.
Beispiel-Prompt: Welche weiteren Zahlen würdest du in das Controlling einbeziehen? Was sind typische Zahlen für die Erfassung eines Projekte Einführung eines CRM Systems? Schau dir die folgenden Zahlen an: kannst du einen gewissen Trend erkennen und mir Risiken daraus ableiten?
Ich nutze in diesem Fall das Tool gerne um gewisse Zahlen für mein Controlling zu erfragen und zu diskutieren. Anschließend kopiere ich auch gerne einige Zahlen in das Tool und frage welche Trend sich kennen lassen und welches Wissen das Tool daraus ableitet. Die Entscheidung am Ende treffe ich doch selbst.
Projektabschluss
Der Projektabschluss beinhaltet die Abnahme des Projekts, die Übertragung von Ergebnissen und die Erfahrungsdokumentation für zukünftige Projekte.
- ChatGPT kann Protokolle und lange Mails zusammenfassen und so helfen Informationen schnell zu erfassen.
- ChatGPT kann helfen die Dokumentation für das Projekt zu erstellen.
Beispiel-Prompt: fasse mir bitte diese E-Mail sinnvoll zusammen und liefere mir in fünf Sätzen Kernpunkte. Bitte fasse diese fünf Texte zu einer kompakten Zusammenfassung zusammen. Besonders wichtig sind wir dabei folgende Aspekte: X, Y, Z.
Hier nutze ich das Tool vor allem dafür, dass ich verschiedenste Protokolle mir noch einmal zusammenfassen lasse, um die vielen Informationen zu einem kompakten Bericht zusammenzufassen. Natürlich nur für die grobe Struktur, denn die Feinheiten übernehme ich selbst. Außerdem nutze ich das Tool gerne, um die abschließende Dokumentation zu erstellen und zu verfeinern.
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Fazit
Im Abschluss lässt sich festhalten, dass ChatGPT auf jeden Fall als wertvolle Werkzeuge im Projektmanagement dienen können. Von der Datenanalyse bis zur Kommunikation bieten sie Potenzial für Effizienzsteigerungen. Allerdings ist es unabdingbar, sie mit einem kritischen Blick zu betrachten. Ihre Empfehlungen sollten nicht unkritisch übernommen werden, sondern stets von menschlicher Expertise und Überlegung begleitet sein. Die Integration solcher Systeme sollte als unterstützende Ergänzung zur menschlichen Intelligenz betrachtet werden, wobei die finale Entscheidungsgewalt stets beim Menschen liegen sollte, der die Empfehlungen gründlich hinterfragt und auf ihre Angemessenheit prüft.
